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Impresoras compartidas, tres cosas que debes hacer

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Las impresoras compartidas se han convertido en una solución muy socorrida que utilizan una gran cantidad de empresas. Con ello nos referimos a esas soluciones de impresión que se utilizan por un grupo de empleados dentro de una misma empresa, independientemente de que pertenezcan o no al mismo departamento o grupo de trabajo.

Queda claro que las impresoras compartidas son por tanto una herramienta de trabajo común que pueden llegar a utilizar empleados diferentes con rangos o niveles dispares y con necesidades variadas.

Esto hace que elegir bien una impresora compartida pueda ser todo un reto, pero lograr que la misma se utilice de manera adecuada, segura y eficiente puede ser aún más complicado.

Por ello hemos querido hacer este artículo, en el que os vamos a decir tres cosas que debéis hacer si tenéis pensado recurrir a impresoras compartidas en vuestra empresa:

  1. Analizar y valorar las necesidades reales de todos los trabajadores que van a utilizarlas: es fundamental, ya que si compramos una impresora compartida que carece de las funciones que necesitan parte de los empleados que van a utilizarla estaremos creando una ineficiencia clara.
  2. Buscar soluciones eficientes y con un bajo coste por página: otro elemento clave. Las impresoras compartidas suelen estar funcionando casi de forma constante, lo que significa que su consumo energético y el coste por página tendrán un gran impacto en nuestra empresa.
  3. Utiliza sistemas «Pull Print»: al ser una herramienta compartida es fácil que puedan producirse impresiones cruzadas o que algunos documentos queden expuestos durante mucho tiempo en la bandeja de salida. Si esto ocurre pueden acabar cayendo en malas manos, así que lo mejor es utilizar un sistema «Pull Print» que guarde los trabajos de impresión y no los libere hasta que cada empleado concreto se identifica y los libera en la impresora.

Aunque hemos dado esos tres consejos de forma individual os recomendamos que los pongáis en práctica de forma conjunta, ya que os ayudarán a crear un entorno de impresión compartida óptimo, eficiente y seguro.

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