DocuWare transforma el procesamiento inteligente de documentos con IA

DocuWare ha presentado su innovador sistema de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), una tecnología basada en inteligencia artificial (IA) que redefine la automatización de procesos empresariales al transformar la forma en que las organizaciones capturan, clasifican y procesan información.

La solución IDP de DocuWare combina tecnologías avanzadas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el reconocimiento de texto manuscrito (HTR), el aprendizaje automático (ML) y el procesamiento del lenguaje natural (PLN) para automatizar tareas críticas en el ciclo de vida de los documentos.

Esto permite una extracción de datos más precisa, incluso en documentos complejos o de baja calidad, y una clasificación eficiente sin necesidad de intervención manual. Esos documentos incluyen Bases de datos SQL, hojas de horarios y archivos Excel, datos de formularios online pero también correos electrónicos, documentos escaneados con anotaciones manuscritas, imágenes y fotografías digitales.

“La IA promueve que, en el ámbito laboral, la forma en que gestionamos los procesos empresariales está cambiando a pasos agigantados. En un tiempo no muy lejano, miraremos atrás y veremos su impacto en nuestras rutinas laborales con la misma perspectiva con la que hoy valoramos la llegada de internet. Gracias a tecnologías como el procesamiento inteligente de documentos (IDP), la extracción, interpretación y clasificación de datos, incluso en documentos complejos, se realiza con una eficiencia y agilidad que hasta hace poco parecía impensable”, asegura el el Country Manager de DocuWare para España y Portugal, Roger Alves.

Con este sistema, la gestión documental y de procesos se digitaliza, automatiza y, sobre todo, simplifica, frente a la gestión tradicional, con documentos impresos apilados y expuestos al deterioro y a la manipulación, con difícil acceso a los datos y necesidad de firmas y aprobaciones manuales.

Entre las ventajas clave del IDP de Docuware para finanzas inteligentes figuran la automatización avanzada, con un sistema que automatiza el flujo de trabajo del procesamiento de documentos y libera a los empleados de esas tareas. Además, con el trabajo se realiza con mayor precisión y eficiencia, ya que la extracción y clasificación automática de datos reduce errores y mejora la calidad de la información procesada.

También se reducen los costes operativos, pues se minimiza la intervención manual y se favorece la escalabilidad, puesto que el sistema permite procesar grandes volúmenes de documentos sin esfuerzo adicional, adaptándose al crecimiento de la empresa. Todo ello redunda en una mejora en la relación con el cliente, al impulsar servicios más rápidos y personalizados.

“El resultado son flujos de trabajo mucho más ágiles, menos cuellos de botella y equipos humanos liberados para centrarse en tareas que realmente aportan valor. Además, gracias al machine learning, estas herramientas no solo ejecutan procesos, sino que aprenden de ellos. A medida que se usan, mejoran su capacidad para clasificar documentos y extraer información clave, sin necesidad de intervención manual. Al ofrecer acceso a datos en tiempo real, proporcionan información clave para tomar decisiones informadas, con una visión más clara de lo que ocurre en la empresa en cada momento”, recalca Alves.

En concreto, el IDP utiliza el aprendizaje profundo para procesar los datos de una forma lógica similar al razonamiento humano. Utiliza capas de algoritmos, conocidos como redes neuronales artificiales, para realizar este análisis, y emplea procesamiento del lenguaje natural (PLN), que permite al software comprender y producir el lenguaje humano.

La IA también desempeña un papel clave en la cadena de suministro. Es capaz de analizar grandes volúmenes de datos para identificar patrones, generar informes y hacer predicciones basadas en información real y actualizada, algo fundamental para optimizar cada eslabón del proceso. Así, se puede prever la demanda de un producto o servicio, gestionar más eficientemente los inventarios, planificar la producción y el transporte, incluso anticipar cualquier incidencia.

La tecnología utiliza estrictos controles de privacidad, encriptación y seguridad de los datos, y respalda el cumplimiento de normas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para salvaguardar los documentos procesados y almacenados frente a accesos no autorizados. Asimismo, crea registros de auditoría que detallan las actividades de procesamiento de documentos necesarias para demostrar el cumplimiento de la normativa durante las auditorías.

El IDP de DocuWare ha demostrado ser eficaz en sectores diversos como el financiero, con la automatización del procesamiento de préstamos y la mejora en la detección de fraudes; el sanitario, con la gestión eficiente de historiales médicos y facturación de seguros; el legal, pues analiza documentos de casos extensos para extraer detalles relevantes; y el del comercio electrónico, con empresas como Connox que han reducido el tiempo de tramitación de pedidos en un 70% gracias a la implementación del IDP de DocuWare.

¿Quieres saber más sobre DocuWare? Haz click aquí.