Métodos de búsqueda en DocuWare: Consejos para una recuperación eficiente de documentos

DocuWare es una potente herramienta de gestión documental que permite a los usuarios localizar rápidamente los documentos que necesitan mediante varios métodos de búsqueda. A continuación, encontrarás algunos consejos generales para mejorar la eficacia en la recuperación de documentos dentro del sistema.

Principales métodos de búsqueda en DocuWare

Existen diferentes maneras de buscar documentos en DocuWare, entre las más destacadas se encuentran:

• Seleccionar un término de búsqueda de una lista existente: Permite elegir valores de campos ya registrados, como listas desplegables.
• Buscar términos en el contenido del documento: Realiza una búsqueda a través del texto completo del documento.
• Buscar por palabras clave: Encuentra documentos asociados a etiquetas o palabras clave específicas.

Estos métodos pueden adaptarse a distintas necesidades y preferencias según el tipo de información que se busca.

Descubre lo sencillo que es usar DocuWare

Reglas generales para optimizar la búsqueda

Sin importar el método de búsqueda que elijas, existen algunas pautas que puedes seguir en DocuWare para maximizar la eficiencia en la localización de tus documentos:

1. Abrir un diálogo de búsqueda: Accede a los diálogos de búsqueda desde la sección de pestañas ubicada en la parte superior izquierda del cliente de DocuWare. Es posible que tengas disponibles varios diálogos, selecciona el más adecuado desplegando la pestaña «Diálogos de búsqueda».
2. Especificidad del archivador: Cada diálogo de búsqueda está asociado a un archivador específico. El nombre del diálogo indica el archivador en el que estarás buscando. Es importante asegurarte de que los documentos que necesitas están almacenados en el archivador correspondiente, ya que los documentos en la bandeja no se pueden filtrar a través de los diálogos de búsqueda.
3. Visualización de resultados: Tras ingresar los criterios de búsqueda, haz clic en «Buscar» para ver los resultados disponibles. Puedes abrir un documento directamente desde la lista haciendo doble clic, o bien utilizar el menú contextual con el botón derecho del ratón para acceder a más funciones.
4. Configuración centralizada: Los diálogos y los campos de búsqueda son definidos centralmente en la configuración de DocuWare, por lo que no pueden ser modificados por el usuario final. Si necesitas ajustes en los diálogos, será necesario contactar al administrador del sistema en tu empresa.
5. Combinar métodos de búsqueda: Para afinar los resultados, puedes combinar diferentes métodos de búsqueda. Por ejemplo, puedes usar la búsqueda de texto completo junto con palabras clave, o filtrar los documentos por fechas específicas para obtener un conjunto de resultados más reducido y relevante para tus necesidades.

DocuWare ofrece varias opciones de búsqueda que facilitan la localización rápida y eficiente de documentos. Utilizando términos de listas, consultas por contenido o palabras clave, y combinando estos métodos según sea necesario, los usuarios pueden optimizar sus búsquedas y aumentar su productividad en la gestión documental.

¿Quieres saber más?