Llega la nueva era de la gestión documental con el nuevo DocuWare

DocuWare presenta la nueva versión de su solución de gestión documental DocuWare, una plataforma de nueva generación diseñada para transformar la manera en que las empresas gestionan sus documentos y aprovechan la información que contienen.

La solución, presentada por primera vez en las Conferencias de Partners DocuWorld 2026, reúne tres avances tecnológicos en un único entorno conectado: una experiencia web y móvil renovada; DocuWare Aura, un asistente de inteligencia artificial integrado para buscar y analizar documentos; y nuevas funcionalidades de procesamiento inteligente con DocuWare IDP. La plataforma estará disponible en ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas y smartphones.

Michael Bochmann, director de Producto y Tecnología, afirma «con el nuevo DocuWare estamos redefiniendo el papel de los documentos en la empresa digital. La información crítica para el negocio no debe permanecer atrapada en archivos, sino contribuir activamente a la toma de decisiones, impulsar los procesos y hacer posible una automatización inteligente. Gracias a las últimas tecnologías de IA y automatización, el nuevo DocuWare convierte el contenido en conocimiento útil y sienta las bases de una nueva generación de trabajo basado en el conocimiento.»

Una experiencia web y móvil rediseñada

El nuevo DocuWare incorpora una interfaz completamente renovada que combina un diseño moderno con una navegación intuitiva. Desarrollada conforme a las Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web (WCAG) 2.2 AA*, facilita que usuarios con distintos niveles de experiencia trabajen con sus documentos de manera eficiente y flexible.

La nueva aplicación móvil amplía estas posibilidades y permite buscar y compartir documentos desde cualquier lugar, gestionar tareas asignadas, recibir notificaciones inmediatas e importar archivos. Así, los usuarios pueden dar continuidad a los flujos de trabajo también cuando están fuera de la oficina.

El nuevo DocuWare toma el relevo del cliente web y de la aplicación móvil anteriores, que pasan a denominarse classic DocuWare. Ambas versiones convivirán durante el periodo de implantación, de modo que los usuarios actuales podrán realizar la transición en el momento que mejor se ajuste a sus necesidades.

DocuWare Aura: un asistente de IA integrado

DocuWare Aura introduce una nueva forma de consultar documentos y recuperar información dentro de la plataforma. Disponible para todos los clientes de DocuWare Cloud, este asistente de IA accede directamente a los archivadores de DocuWare para responder consultas, elaborar resúmenes y comparar información, ayudando a las empresas a tomar decisiones mejor fundamentadas.

A diferencia de los chatbots de IA de propósito general, DocuWare Aura trabaja con la documentación de la propia organización, sin depender de información pública ni de fuentes de datos desconectadas. El asistente respeta los permisos de acceso existentes y analiza los documentos almacenados en DocuWare.

Los usuarios pueden plantear preguntas de negocio en lenguaje natural y obtener respuestas basadas en sus documentos, acompañadas de referencias directas a las fuentes originales.

DocuWare IDP: procesamiento inteligente de documentos ampliado

DocuWare IDP refuerza su integración con la plataforma y amplía sus funciones de captura, clasificación y extracción automática de datos mediante inteligencia artificial. Entre las novedades destaca Zero Shot Extraction, una función basada en IA generativa que permite extraer datos de tipos de documentos que el sistema no ha procesado antes, sin entrenamiento previo.

La solución también amplía a 20 idiomas su capacidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que convierte el texto de documentos escaneados e imágenes en datos legibles por máquinas. Esta mejora facilita la automatización de la captura documental en los idiomas con los que trabaja cada empresa.

Otra de las novedades es Master Data Matching, que contrasta la información extraída de los documentos con los datos maestros de otros sistemas, como los ERP, para generar registros que puedan utilizarse en los procesos empresariales.

El nuevo DocuWare ya está disponible para todos los nuevos clientes de DocuWare Cloud. Más adelante se lanzará una versión para instalaciones locales, lo que permitirá a cada organización elegir la modalidad de implantación más adecuada.

Los clientes y partners actuales podrán mantener sus clientes y configuraciones existentes mientras incorporan la nueva experiencia. Esta convivencia les permitirá adoptar el nuevo DocuWare a su propio ritmo, sin afectar a sus datos ni a sus ajustes actuales.

*Las Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web (WCAG) 2.2 recogen criterios para facilitar el acceso y el uso de los contenidos web a las personas con discapacidad. La conformidad con el nivel AA exige cumplir los requisitos de los niveles A y AA.