Reglas para gestionar el mail

Seguro que esta situación os resulta familiar: después de las vacaciones llegamos a la oficina y tenemos decenas (o centenares) de correos electrónicos en la bandeja de entrada luchando por captar nuestra atención. Si en vez de borrarlos todos (un método que en ocasiones resulta más que aconsejable) nos armamos de paciencia y comenazamos a revisarlos no está de más si también aprovechamos este momento para plantearnos cómo organizamos nuestro correo electrónico.

La gestión eficaz del correo electrónico es uno de los temas centrales de muchos manuales sobre empresa, productividad, gestión del tiempo, etc. Existen decenas de trucos, guías específican y decálogos sobre hábitos saludables… Sin embargo, por mucho que se escriba sobre este tema, por más soluciones rocambolescas que se ofrezcan, al final todo pasa por unos pocos principios básicos, de fácil aplicación y que nos pueden servir para ahorrarnos mucho tiempo en un futuro.

1 – No revises el correo electrónico cada cinco minutos.

Como ya hemos comentado en otras ocasiones, el correo electrónico puede convertirse en uno de los mayores ladrones de tiempo si no lo utilizamos de forma adecuada. Debemos acostumbrarnos a controlar el uso que hacemos de nuestro correo. Por ejemplo, podemos establecer un control rutinario cada dos horas, o incluso controlarlo únicamente a media mañana y al final de la jornada o como mejor encaje en nuestro ritmo de trabajo.

El caso es que controlar contiuamente si nos han llegado nuevos mensajes, no sólo es una tarea que nos resta tiempo para otras tareas más interesantes sino que en determinados casos puede ser una fuente de ansiedad, cuando esperamos ese e-mail importante que no acaba de "aterrizar" en nuestra bandeja de entrada.

2 – Destaca los mensajes importantes que necesitan de una atención posterior.

Es verdad que muchos mensajes de correo pueden ser contestados casi de forma instantánea en unas pocas líneas. Sin embargo, muchos otros necesitarán de un estudio detenido, y de una respuesta extensa que no podemos ofrecer en un primer momento. Hay personas que abandonan el proyecto en el que se encuentran en ese mismo instante para dedicar un renovado esfuerzo para responder el mail que acaban de recibir.

Sin embargo, lo más útil es marcar ese mensaje como importante (casi todos los clientes de correo ofrecen esta opción) para estudiarlos con detenimiento más adelante cuando no nos encontremos presionados por la urgencia de otras tareas.

3 – Utilizar carpetas/etiquetas.

Casi todos los clientes de correo electrónico ofrecen la posibilidad de crear carpetas y subcarpetas. Otros, como Gmail se basan en cambio en un sistema de etiquetas y palabras clave. En cualquier caso son dos métodos de organización que hemos de tener muy en cuenta si queremos evitar que nuestra bandeja de entrada se convierta en un caos en el que perdamos horas intentando localizar el e-mail que necesitamos.

4 – Define reglas.

Aunque podemos realizar una clasificación de nuestro correo electrónico de una forma manual, lo más eficaz si a lo largo del día recibimos un buen número de mensajes, es definir reglas que automáticamente clasifiquen el correo electrónico que recibimos.

Por ejemplo, podemos especificar que los correos que recibimos de determinados clientes se almacenen en una carpeta creada a tal efecto, o que todos los correos en cuyo encabezado incluya la pabra "Viagra" vayan a parar directamente a la papelera o la carpeta de "Correo no deseado".

Para saber más reglas, haz clic aquí.