10 preguntas que deberías hacerte antes de reemplazar tu viejo ERP

Leo Bensadón, director general de Infor Iberia.

Hay una constante en la vida: las cosas cambian. Eso justamente es lo que le ha ocurrido al sector de la producción, forzado por la globalización a transformarse para competir en la escena internacional, en la cual la excelencia operativa es un prerrequisito. De acuerdo con una investigación encargada por Infor a IDC, Manufacturing Insights, las empresas del sector de la producción aseguran que sus procesos son mucho más complejos que hace cinco años, lo que dificulta la consecución de esta meta.

El papel de la tecnología se cita como una herramienta vital a la hora de enfrentarse a esta complejidad. No obstante, el informe deja claro que existen grandes distancias entre las necesidades de las empresas y lo que les ofrecen sus ERP, debido a que la gran mayoría de ellos empiezan a ser obsoletos.

De acuerdo con los datos recogidos en la investigación, el 62% de los ERP en Europa occidental lleva en producción por lo menos 5 años, el 19% entre 10-15 años, y el 7% más de 15 años. Con estos datos no resulta sorprendente que empiecen a generar problemas. Estos sistemas se implantaron para dar cabida a una serie de funciones y procesos que han evolucionado drásticamente en estos últimos años.

Dado que los recortes en costes operativos son una prioridad para los próximos dos años, el primer paso suele ser reconfigurar los ERP para optimizar sus funcionalidades. No obstante, las soluciones existentes se quedan cortas a la hora de proporcionar la flexibilidad que necesitan los fabricantes. Por tanto, ¿cuándo es el momento adecuado para reemplazar su ERP? Antes de tomar la decisión, deberá responder a estas 10 cuestiones:

1 – ¿Está haciendo las preguntas adecuadas? Cuando mira al futuro pensando en términos de rentabilidad, puede que se pregunte «¿cómo puedo pagar un nuevo ERP?». Lo que debería pensar también es «¿cuánto tiempo más puedo permitirme no reemplazar mi ERP actual?».

2 – ¿Se reconoce a sí mismo? Puede que hace 10 años su entramado empresarial se limitase a un emplazamiento y a una fábrica. Sin embargo, su empresa tiene hoy otras dimensiones y opera en el plano internacional a través de varias fábricas y ofreciendo un mayor abanico de productos. Si éste es su caso, es muy posible que el sistema que sirvió de base a esta expansión haya superado sus límites.

3 – ¿Las personalizaciones de su sistema están limitando su operatividad? Puede que su sistema no sea capaz de gestionar el cada vez más complejo proceso de listas de materiales, cambios en los diseños de productos, aprovisionamiento, programas de producción y trazabilidad de los pedidos, todos ellos aspectos inherentes de la rentabilidad.

4 – ¿Sufre cada vez más tiempo de inactividad en la producción? Si su sistema, en gran medida personalizado, ya no es totalmente compatible con los procesos de producción, y esto le genera cada vez más tiempo de inactividad, ¿cuánto está perdiendo en términos de productividad?

5 – ¿Se ve a veces intentando cuadrar un círculo? Si ve que adapta sus procesos de negocio para que sean compatibles con su ERP, y no al revés, puede que sea hora de empezar a replantearse las cosas.

6 – ¿Satisface de manera sistemática los requisitos de clientes y proveedores? Si su ERP le falla cuando necesita compartir información, o a la hora de colaborar con clientes y proveedores, éste ya no es adecuado para una época en la que la primera prioridad es conseguir la satisfacción del cliente a través de esta colaboración.

7 – ¿Sus sistemas hablan el mismo idioma entre ellos? Puede que los diversos sistemas que utiliza hoy en día no sean capaces de comunicarse entre sí, lo que hace que sea necesaria la intervención manual para integrar información dispar, un paso costoso e innecesario que genera errores y no aporta ningún valor a su empresa.

8 – ¿Se ha vuelto su empresa dependiente de las hojas de cálculo? Puede que haya llegado el momento de pensar en otro sistema que reduzca el tiempo dedicado a la generación de informes, liberando así la carga de trabajo de sus recursos más valiosos para dedicarse a la toma de decisiones estratégicas.

9 – ¿Puede gestionar cómodamente los concursos y ofertas a clientes, además de sacar la máxima rentabilidad a cada proyecto? La gestión de las ofertas comerciales se cita en la investigación de IDC como una iniciativa prioritaria para los próximos dos años, aunque las empresas que participaron en el estudio tenían la sensación de que sus sistemas ERP no tenían la capacidad de satisfacer estas necesidades. Si usted se ve representado, es hora de hacer algo para saltar esta barrera.

10 – ¿Le angustia la perspectiva de que ocurran cambios en la legislación? Los sistemas informáticos deben contar con la flexibilidad necesaria para adaptarse a los nuevos y cambiantes requisitos normativos.

Estas son sólo unas preguntas que le ayudarán a decidir si es el momento de actualizar ese viejo sistema, que posiblemente ya no sea el adecuado para su empresa hoy en día.