RICOH asegura que una buena gestión documental se traduce en mayores ingresos

RICOH aconseja a las empresas que mejoren sus procesos de gestión documental en áreas como ventas y marketing, comunicación a clientes, captación de clientes, servicios y atención, desarrollo de nuevos productos, facturación y cobros, que han sido tradicionalmente considerados como estratégicos para la reducción de costes. La mejora de dichos procesos comporta notables ventajas en cuanto a ingresos – de hecho, según el reciente estudio de IDC patrocinado por RICOH, el incremento podría suponer hasta un 10% de ingresos adicionales.

El razonamiento es el siguiente: al abordar los vacíos de eficiencia de forma proactiva se pueden evitar importantes costes financieros. El informe de IDC estima que el coste total de un error al procesar algún tipo de documento (en términos de tiempo, supervisión ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos, así como los costes de oportunidad asociados a los clientes perdidos) son diez veces superiores a los gastos extras directos.

Contar con procesos eficientes permite a las compañías poner mayor énfasis en las necesidades del cliente, lo que tiene un impacto directo en su nivel de satisfacción, mejora la fidelización y, al mismo tiempo, incrementa el nivel de ingresos. Si por el contrario, los clientes se encontrasen con sistemas de gestión documental ineficientes y poco accesibles, muchos podrían acabar dirigiéndose a la competencia.

Estas afirmaciones se basan en el estudio de IDC, patrocinado por RICOH, «Organisational Blind Spot: The Role of Document-Driven Business Processes in Driving Top-Line Growth», el cual se basa en un análisis de 1.516 procesos de gestión documental en diferentes organizaciones.

El estudio ha revelado que los procesos de gestión deficientes pueden llevar a los clientes a dejar la empresa. El 69% por ciento de los encuestados dijo que se sentirían menos inclinados a hacer negocios con una empresa con una gestión documental ineficaz o ineficiente. El 60% dijo que cambiaría de proveedor, mientras que el 57% afirmó que aconsejaría a los demás no colaborar con la empresa en cuestión.

La buena noticia es que, introduciendo mejoras en los procesos de gestión documental, es posible aumentar el volumen de ingresos. Más del 80% de los encuestados indicaron que la optimización de la gestión documental genera nuevos ingresos – hasta un 10,1% más, de media. Esto puede lograrse introduciendo mejoras en la comunicación con el cliente, modernizando y racionalizando los procesos de venta y fidelización y mejorando el servicio prestado.