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Ocho errores habituales que convierten al email en la herramienta de comunicación más improductiva

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Con cerca de 2.500 millones de usuarios de correo electrónico en el mundo y con más de 1.600 millones de emails circulando por la red cada segundo, el correo electrónico se ha convertido en la herramienta de comunicación por excelencia. Sin embargo, un mal uso del mismo, puede convertirlo en la herramienta más ineficaz e improductiva para las empresas.

Acens, proveedor de servicios de cloud hosting, hosting, housing y soluciones de telecomunicaciones para el mercado empresarial y que gestiona más de 6 millones de emails diarios a través de sus datacenters, ha desgranado los ocho errores más habituales a la hora de trabajar con el correo electrónico.

  1. No definir el uso del correo electrónico. No es una cuestión baladí. Existen tantas opciones y configuraciones de correo electrónico y servicios asociados a éste, como necesidades tienen las empresas y usuarios. Desde servicios gratuitos hasta soluciones personalizadas, no todas ofrecen las mismas prestaciones, ni todas las prestaciones valen para todos. Por eso, lo importante es hacer un diagnóstico de las necesidades de cada empresa para determinar qué solución resuelve mejor su problemática: uso que se le va a dar al correo –particular, campañas de email marketing…, número actual de usuarios y previsión de crecimiento, incorporación de soluciones colaborativas, necesidad de personal técnico, incremento de consumos y costes, riesgos de intrusión, garantía de disponibilidad…
  2. Olvidar compaginar diferentes herramientas de comunicación. Existen diferentes situaciones en las que el correo electrónico puede no ser la vía de comunicación más idónea y se puede sustituir por otras herramientas de comunicación y mensajería instantánea. Así, en el IX acens Cloudstage (#cloudstage), se ponía de manifiesto el auge de las redes sociales corporativas como canal de comunicación interno en las empresas e incluso interdepartamental. Según datos de la consultora Forrester Research, el negocio mundial de software para crear y gestionar redes sociales corporativas crecerá un 61% anual hasta facturar 6.400 millones de dólares en 2016.
  3. No tener una estrategia multicanal. Un email bien redactado y con un mensaje potente puede ser un gran medio para impactar a nuestros clientes, proveedores, potenciales clientes… pero quizá no sea el mejor canal para recibir la información de retorno. Un informe de Marketing Sherpa revela que los tres canales de marketing que las empresas están integrando junto a sus programas de email son las webs y los microsites (75%), las redes sociales (56%) y eventos ad hoc (exposiciones, demos, webinars… 40%).
  4. Ahorrarse el filtro de spam y malware. Se estima que 7 de cada 10 correos electrónicos enviados cada día son spam y casi 1 de cada 10 esconde algún tipo de malware, por lo que incorporar soluciones de filtrado de correo no deseado y que detecten correos que llevan malware y phising, no sólo ayuda a incrementar la productividad sino que ayuda a evitar males mayores.
  5. No hacer copias de seguridad. Contactos, informes, confirmaciones de pedidos, contratos… cada vez almacenamos en el buzón de correo más información valiosa. Ya sea mediante servicios de almacenamiento en la nube, de soluciones de disco duro virtual o hasta las cintas de back up, las copias de seguridad permiten recuperar la actividad ante el robo de un móvil o un portátil, el mal funcionamiento de un servidor de correo o la ruptura de un disco duro.
  6. No aprovechar las ventajas del correo móvil. Según Gartner, en el segundo trimestre del año se vendieron 225 millones de smartphones en el mundo, un 46,5% más que en el mismo periodo del año pasado. Se calcula que los usuarios de móviles pasan una media de 15 minutos al día gestionando el correo electrónico, por lo que el uso de servicios y aplicaciones que permitan sincronizar las cuentas de email, trabajar con documentos adjuntos… ayudan a ahorrar tiempo, incrementar la productividad de los empleados y no duplicar el trabajo, pues según ExactTarget, el 90% de los usuarios de smartphones accede a la misma cuenta de correo en el móvil y en el ordenador.
  7. No saber gestionar el correo. Se calcula que cada segundo circulan más de 16.000 correos electrónicos por las redes de todo el mundo. Esto implica un alto nivel organizativo por parte del usuario para no perderse en la maraña de emails. Por eso es importante conocer bien las funcionalidades de las aplicaciones de correo para usar las carpetas para clasificar y almacenar correos; crear reglas para la recepción y envío de mensajes; etiquetar los correos; eliminar los mensajes de la bandeja de entrada para no releer los mismo correos; compartir tareas, contactos y calendarios; establecer una relevancia o prioridad a cada mensaje… Aunque quizá la recomendación más útil sea la de no mantener abierta todo el rato la ventana del correo y así no desviar la atención sobre otras tareas.
  8. No pensar antes de mandar un email. Responder al remitente sin terminar el correo, enviar el email sin adjuntar el archivo, contestar a otro contacto, no definir bien el asunto del correo, malinterpretar el tono del correo… a lo largo del día se suceden situaciones en las que de forma involuntaria acabamos enviando dos o tres veces el mismo correo. Pero más improductivo aún resulta invertir quince minutos en escribir un email con una larga explicación a un asunto que lo único que va a generar es una sucesión de cadena de emails con más dudas. Puede que una llamada de cinco minutos sea más efectiva. Según Acxiom, el 49% de los usuarios dispone de una cuenta de correo para recibir mensajes que no tiene intención de abrir jamás.

En el mundo de la tecnología por casualidad pero enormemente agradecida. Social Media Manager, Redacción, Organización y cualquier reto que se me proponga.

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Entender Blockchain, clave para innovar

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Escuchamos noticias todos los días sobre la tecnología Blockchain, sobre Bitcoin y otras criptomonedas. Es muy normal que en estos contenidos, difundidos por las grandes cadenas de televisión y radio y las webs generalistas se mezclen toda clase de conceptos sin ton ni son. Es posible que Blockchain y el resto de conceptos relacionados sean lo más complejo de entender en tecnología de los últimos años.

Asistimos a un maremágnum de conceptos sobre Blockchain que hace difícil entender nada. En lo que sí coinciden todos es en que Blockchain va a cambiar el mundo. Y tú podrías ser parte de ese cambio en tu empresa o negocio si conoces bien la tecnología y sus implicaciones.

Entender verdaderamente qué es y qué ventajas puede aportar Blockchain y las tecnologías afines puede marcar la diferencia entre tener un crecimiento discreto y dar el salto a “las grandes ligas” y escalar tu modelo de negocio de forma exponencial. ¿Quieres saber más?

¿Qué es Blockchain y para qué sirve?

Según comenta Pablo Fernández Burgueño, Socio-Fundador del Bufete de abogados Abanlex y profesor del Curso Especializado en Blockchain de ICEMD, el Instituto de la Economía Digital de ESIC:

“Se conoce por blockchain al libro contable distribuido que dio origen a la red Bitcoin”.

Prosigue diciendo que “gracias a esta tecnología, un mismo documento electrónico en el que se puede escribir, pero no borrar o editar contenido, se mantiene almacenado y sincronizado en dos o más ordenadores conectados en una red”. Blockchain es un mecanismo que permite que distintos actores, que no se conocen y que no confían los unos en los otros tengan una referencia común y fiable a la que acceder y a la que aportar contenidos: el “libro contable” distribuido.

Tal y como lo explica Pablo Fernández Burgueño: “Imaginemos que un documento estuviera guardado en todos los ordenadores del mundo de manera que, cuando alguien desde un ordenador agregara una línea de texto, ésta se escribiera automáticamente en la copia del documento almacenado en todos los demás ordenadores, de forma que cualquiera la pudiera leer pero que nadie, ni el que escribió la línea, pudiera jamás borrar o cambiar lo escrito”.

Esa es la esencia de Blockchain, crear un registro de confianza entre agentes que desconfían los unos de los otros. Y una vez esto se comprende, el siguiente paso es ver cómo se implementa y qué requisitos tiene. Con esta información asentada, ahora sí, es mucho más sencillo empezar a ver las posibilidades que se abren en múltiples sectores.

Pablo Fernández Burgueño termina la explicación del siguiente modo: “Este archivo o documento electrónico recibe el nombre de blockchain debido a que tiene la forma de una cadena de bloques (o block chain, en inglés)”, y prosigue:

“Cada página en la que se puede escribir es un bloque, y cada nuevo bloque va indisolublemente unido al anterior.”

La cadena de bloques ha sido la respuesta tecnológica al problema que se planteaba para convertir el concepto de Bitcoin en una realidad funcional. Pero las ventajas de un “libro contable” distribuido no se limitan a la emisión y uso de criptomonedas. Gracias a ellos se pueden automatizar, manteniendo el nivel de confianza, operaciones que hasta ahora se hacían con numerosos controles manuales, papeleos, etc. Algunos ejemplos inmediatos son:

  • La emisión y recepción de facturas,
  • Los pagos entre empresas y/o particulares,
  • Gestión de activos financieros,
  • Tramitación de siniestros asegurados,
  • Micro-préstamos,
  • Sistemas de verificación de identidad,
  • Y, en general, cualquier trámite en el que sea importante identificar a ambas partes.
  • Blockchain también tiene una aplicación directa en procesos de trazabilidad, por lo que es inmediatamente aplicable a campos como la ganadería, la agricultura, la producción artesanal o industrial de productos e incluso el seguimiento de obras de arte.

Tal y como argumenta Alex Preukschat, coordinador del libro “Blockchain: la revolución industrial de internet” de LibroBlockchain.com y profesor del Curso Especializado en Blockchain de ICEMD “En el ámbito del Blockchain, asistimos a un movimiento global con infinidad de aplicaciones, lo que nos lleva a una necesidad de replantearnos nuestra formación y las formas de implementar esta tecnología.”

“Blockchain es un movimiento global con infinidad de aplicaciones.”

Señala también que la primera gran ola transformadora de Internet afectó principalmente a la información. Sufrieron su efecto industrias de sectores como las telecomunicaciones, los medios de comunicación o el turismo. En muchos casos, estas industrias “sufrieron las consecuencias de no haber prestado atención al potencial disruptor de los modelos descentralizados”.

Ahora estamos frente a una revolución similar, pero esta vez centrada en el Internet del Valor y las tecnologías exponenciales. Los principales centros de innovación del mundo están posicionándose para captar el talento y liderar esta transformación. Alex Preukschat indica que: “Si queremos participar en esta transformación tenemos que formar a nuestro talento en esta nueva tecnología como paso previo imprescindible para convertirnos en uno de los países que definen la era de la digitalización.”

“Formar a nuestro talento en esta nueva tecnología como paso previo imprescindible.”

La punta de lanza en la adopción de Blockchain se ha dado en el sector financiero, pero le seguirán muy de cerca el eCommerce o las redes sociales, entre otros. En palabras de Alex Preukschat “Nuestro talento puede ser el catalizador de la transformación del mundo pero para eso debemos aprender primero los fundamentos de la tecnología Blockchain. Sólo así podremos redefinir el funcionamiento de industrias enteras”.

La formación es clave para ser parte de los pioneros de esta transformación, y para ello nada mejor que acudir a los verdaderos expertos en formación en tecnologías digitales. Si quieres profundizar tus conocimientos de Blockchain no dudes en consultar el Curso Especializado en Blockchain impartido
por ICEMD.

 

 

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Tsyvalue, comprometidos con la calidad y la atención al cliente

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Tsyvalue

Tsyvalue es una compañía fundada en 2006 que proporciona soluciones tecnológicas de alto valor añadido. Desarrolla productos, soluciones y servicios de infraestructura informática con amplia implantación en el mercado español y presencia multinacional. Tsyvalue está presente a través de filiales en las ciudades de Miami y Sao Paulo.

Los pilares de fundamentales de su actividad son el compromiso con la calidad, la atención al cliente y la solidez financiera, todo ello a través del compromiso de todo su equipo humano para aportar valor a las soluciones TI de sus clientes. Tsyvalue acompaña tanto organizaciones públicas como del sector privado en su transformación digital.

Tsyvalue

Tal y como señala Javier Martín, CEO de la compañía “En Tsyvalue escuchamos las necesidades de nuestros clientes, para diseñar soluciones que integren los productos tecnológicos y los componentes de servicio requeridos. Todo ello entregado de una forma sencilla y abierta por un equipo de profesionales de reconocido prestigio”. La vocación de servicio de la compañía está presente en todo momento, incluso en la misma forma de relacionarse con sus clientes porque, como explica Javier Martín, “Hacemos nuestros sus problemas”.

Tsyvalue

Tsyvalue cubre todo el ciclo de vida de las soluciones de TI. Desde el caso de negocio y el programa de transformación, hasta los proyectos de implantación o los servicios de operación. Y todo ello teniendo en cuenta la seguridad de los datos y el aspecto del reciclado ecológico. El CEO de Tsyvalue recalca que este compromiso con la calidad les lleva a obtener:

“La confianza, el respeto y la reputación que tenemos entre nuestros clientes”

La propuesta de valor de Tsyvalue para ayudar a sus clientes en la transformación a la tercera plataforma se estructura en 4 áreas:

  • Infraestructura híbrida
  • Redes y seguridad
  • Puesto de trabajo y movilidad
  • Servicios gestionados

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Nacho Arganda, Gestor de Cuentas de la compañía, indica que “Tsyvalue garantiza que las aplicaciones de los clientes se ejecutan en los mejores entornos, ya sea a través de servicios de infraestructura y plataforma de pago por uso o en nubes privadas que se apoyan en la cloud pública”. Continúa señalando que su “compromiso con HPE Nimble Storage permite ofrecer a nuestros clientes una cabina de almacenamiento optimizada para discos flash que protege el acceso dato y garantiza la máxima velocidad con los más altos niveles de servicio en cualquier entorno“.

“Tsyvalue es el partner de valor #1 de HPE en España”

La compañía posee el más alto nivel de certificación: HPE Platinum. Esto se debe a los más de 90 especialistas que la integran, que suman más de 850 certificaciones entre todos ellos. Esto les permite ofrecer servicios de alto valor añadido en los campos más demandados en el sector TIC. Además, disponen de las certificaciones ISO de: Calidad, Gestión de Servicios TI, Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información.

Las organizaciones confían la Consultoría, Implantación, Administración y Mantenimiento de sus plataformas informáticas a Tsyvalue. Desarrollar estas tareas con profesionalidad y rigor requiere capacidad técnica, cooperación con los fabricantes y vocación de servicio. Valores todos ellos que distinguen a Tsyvalue.

 

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9 Consejos de seguridad para proteger tus equipos estas vacaciones

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La independencia que nos proporcionan los modernos móviles y portátiles tiene una parte no tan agradable. Y es que, dependiendo de nuestro trabajo, nuestros equipos nos acompañarán incluso en las vacaciones. Si te encuentras en esta situación, y te van a acompañar en tus días libres, pueden verse expuestos a determinados riesgos. En ese caso, te interesan estos sencillos consejos para mantenerlos a salvo y garantizar que están sanos y salvos a tu vuelta. Hemos preparado una lista de consejos de seguridad para que todo esté de tu parte.

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