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Cómo reducir los costes de TI con una gestión inteligente de contratos

Uno de los retos más importantes a los que se enfrentan los departamentos de TI de las empresas es que están evolucionando desde casi puros proveedores internos de tecnología a brokers de servicios.

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Cómo reducir los costes de TI con una gestión inteligente de contratos

Uno de los retos más importantes a los que se enfrentan los departamentos de TI de las empresas es que están evolucionando desde casi puros proveedores internos de tecnología a brokers de servicios.

Así, gestionan los contratos alrededor de SaaS, la nube o los servicios externalizados. Por este motivo, el control de los contratos se ha convertido en una cuestión vital para el futuro de las organizaciones, ya que podría poner en peligro, en caso de mala práctica, el TI y por lo tanto el negocio.

Félix Fernández, CTO y WW Strategy and Solutions, Software Services en Hewlett Packard Enterprise, ha visto en su trabajo con clientes globales cómo el coste de gestión de contratos aumenta en un 10% el valor real de ese contrato, «un porcentaje que afecta mucho a la cuenta de resultados de cada empresa, por lo que nuestro objetivo desde HPE es reducir esa cantidad a un tres o cuatro por ciento«.

Dentro de HPE Software Service Broker Consulting Services, el punto de partida típico es entender la estrategia que hay detrás de la evolución de un cliente a broker de servicios. La pregunta que siempre les hacen es: «¿estáis tratando de reducir costes, aumentar la velocidad de entrega o disminuir la complejidad?«. Por lo general, la respuesta es «sí» a las tres cuestiones, pero cada una puede tener distintos niveles de importancia. En HPE el enfoque recomendado es triple:

– Evaluación: Conocer tanto la organización como la arquitectura de TI del cliente es un reto importante, ya que es probable que haya externalizado ciertos sistemas de gestión de TI que necesite volver a tenerlos internamente. Esta es una de las tendencias más claras porque en HPE reconocen que es la  única manera de controlar a los proveedores.

– Solucionar lo más sencillo: Una vez que se ha analizado la arquitectura de TI y las necesidades del cliente, lo mejor es centrarse en cosas sencillas, comenzar con indicadores clave de rendimiento que varían en función de los contratos.

Por ejemplo, la mayoría de los proveedores de servicios de nube ofrecen el tiempo de actividad como su único punto por defecto en los SLA, pero no hablan de rendimiento o soporte. En HPE comienzan con esto y se centran en indicadores de rendimiento (KPI) que existen para luego comenzar con el alineamiento de éstos, de manera que se tengan los mismos KPI para el mismo tipo de servicios.

– Optimización significativa: A continuación buscan una integración más sofisticada con los proveedores de servicios para automatizar muchas de las tareas, como la respuesta ante incidentes, por ejemplo, para añadir KPI y optimizar los contratos. Además, en HPE mejoran la comprensión de cada servicio y las obligaciones de los proveedores, lo que ayuda a saber qué está funcionando bien y dónde hay que buscar cuando se producen problemas o fallos.

Para ayudar a los clientes a ver cómo trabaja un broker de servicios de TI en el mundo real, la división de Software Services de HPE ha creado «Model Office» (oficina modelo), un entorno virtual que aporta al cliente una visión integral de sus mejores prácticas en torno a todos los aspectos de funcionamiento de un negocio exitoso.

Como parte de «la oficina modelo» está el llamado «Master Contract Concept», que abarca diferentes tipos o modelos de contrato que pueden llegar a ser muy especializados.

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