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Uno de cada cuatro euros en costes laborales se gasta en abrir y cerrar emails

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Pongámonos en el caso de una pyme corriente. ¿Sabías que aproximadamente un 25% de sus costes laborales lo malgasta en una mala gestión del correo electrónico por parte de sus empleados y directivos? Uno de cada cuatro euros invertidos por la empresa se van directamente a abrir y cerrar emails. Y es que el correo electrónico cuesta al año miles de millones de euros a las empresas, inmersas en procesos ineficientes de gestión de sus comunicaciones.

A través de una sencilla fórmula se puede calcular el tiempo que lleva a cada empleado la consulta y gestión de correos electrónicos. Con una media de 90 segundos por email, y estableciendo un promedio de 80 comunicaciones vía correo electrónico por día, tanto internas como externas, nos da una valor total de 7.200 segundos diarios. Dos horas de la jornada laboral dedicadas a un proceso tan poco productivo como abrir y cerrar correos electrónicos, con el consiguiente tiempo de desconexión y margen para volver a concentrarse en la tarea que estaba ejecutando. Sin incluir en el cálculo el tiempo que tardamos en escribir un email o la preparación de los documentos anexos, más si va en copia algún jefe o cliente.

Trasladado a costes totales para una empresa tipo de 50 empleados puede suponer más de 360.000 euros al año, calculado para un salario medio por trabajador de 20.000 euros brutos anuales y un gasto adicional del 45% en infraestructuras, impuestos, etc. Eso sin destacar que en el caso de los directivos 8 de cada 10 correos electrónicos recibidos lo son por el efecto “poner en copia”, sólo para que estén al tanto, y su coste marginal para la empresa es mucho mayor.

En mercados como Estados Unidos, las herramientas para romper con esta lacra están creciendo de forma exponencial, con más de 10 millones de usuarios de un mercado potencial de 100 millones de trabajadores, mientras que en España su penetración es residual, lo que supone una falta de productividad de nuestro mercado. Las razones para el cambio son significativas.

Combinar tecnología y cultura empresarial ahorra entre un 15% y un 20%

Trasladada la fórmula de coste del email a cualquier tipo de empresa, sea pequeña o multinacional, el impacto sobre su productividad y viabilidad es tremendo, de ahí la necesidad de establecer medidas urgentes, que pasan por una combinación de tecnología y cultura empresarial que limiten su efecto negativo en los balances de las empresas.

El margen de mejora derivado puede situarse entre un 15% y un 20%, lo que supondría a la empresa de 50 empleados mencionada antes un ahorro anual de 60.000 euros aproximadamente. Un “roto” tremendo en su facturación, ¿verdad?

Estas serían las 5 normas básicas para comenzar a reducir el impacto negativo en las empresas del uso incorrecto del email:

  • No envíes email, comparte la información. El mero gesto de acceder a un gestor de correo electrónico y abrir cada uno de los mensajes enviados, más si forman parte de una cadena, supone un gasto ingente en horas a lo largo del año (una media de 6,5 jornadas laborales de 8 horas cada una). Adoptar herramientas para mostrar la información a través de un chat de empresa reduce sensiblemente el tiempo malgastado, además de evitar tener que abrir cada respuesta a una cadena de emails.
  • Trabaja de forma colaborativa, pero asume tu responsabilidad. El uso de correo electrónico se suele asociar a un mal endémico de muchas empresas: “necesito que vean lo que hago”. Asumir una actitud colaborativa, donde se trabaja por un fin común facilita la integración del empleado basada en la participación, no en la “representación de roles”. De ahí que la gestión de las comunicaciones de forma colaborativa en nodos centrales fomenta la participación activa responsable.
  • Crea ventanas de tiempo dedicadas a la gestión de comunicaciones. El “en cualquier momento y en cualquier lugar” es uno de los errores más comunes a la hora de gestionar el correo electrónico, más con la extensión del fenómeno BYOD (Bring your Own Device). Fijar ventanas de desconexión, ya sea para el email o cualquier otra actividad, genera efectos muy beneficiosos, como periodos de mayor concentración muy productivos, sin tener que estar “reenganchando” cada vez que se atiende a la entrada de un email.
  • Organiza en categorías de contenidos. El email se ha convertido en un gran cajón de sastre o contenedor de contenidos. Los “asuntos” de los emails al final acaban formando parte de áreas de contenido propias de la actividad del empleado o la empresa. Gestionar las comunicaciones en esos “macro-contenedores” facilita el acceso más rápido a la información, así como a cruzar ideas que de otro modo formarían parte de cadenas de emails que no puedes conectar sin recurrir al fatídico “reenviar y responder entre líneas”.
  • Habilita un repositorio central de archivos. Los correos con adjuntos multiplican el tiempo invertido en su gestión, pues además suponen su almacenamiento individual, cuando son de utilidad a todos los miembros de un equipo de trabajo o empresa. Crear un espacio central para acceder a ellos, con las pertinentes limitaciones de acceso en función de la privacidad fijada para uno, ayuda a encontrarlos antes, estar al tanto de las versiones finales.

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