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Fujitsu ScanSnap Cloud, el papel a la nube de la forma más sencilla

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Fujitsu ScanSnap Cloud es un software de gestión documental que optimiza el flujo de trabajo en la digitalización de documentos. Un servicio gratuito que permite a los clientes de ScanSnap iX100 y ScanSnap iX500 transmitir datos sin necesidad de PCs u otros dispositivos directamente a los servicios de almacenamiento en nube más populares del mercado.

Nunca ha sido tan sencillo trasladar el papel a la nube porque ScanSnap Cloud se puede configurar para realizar todas las operaciones necesarias con un solo toque, aprovechando las ventajas y comodidades de los servicios en la nube tanto en la oficina como en el hogar, simplificando el proceso de escanear y guardar información importante y automatizando totalmente las operaciones de procesamiento y mejora, que normalmente deben realizarse antes y después de escanear.

ScanSnap Cloud permite a los usuarios de cualquier entorno de sistema operativo, sea Windows, Mac o Linux, utilizar la plataforma ScanSnap y aprovechar las ventajas de subir los documentos a la nube en un solo clic sin necesidad de instalar un controlador ni utilizar un ordenador personal. El servicio cuenta con aplicaciones gratuitas para Windows y Mac, y también para sistemas móviles iOS y Android, añadiendo la capacidad de capturar documentos desde una cámara de los smartphones.

Características Fujitsu ScanSnap Cloud

ScanSnap Cloud combina la facilidad de uso de los escáneres ScanSnap con la integración en una variedad de servicios en la nube de confianza, a fin de ofrecer una solución completa y cómoda. Entre las características destacadas podemos citar:

  • Clasificación inteligente. La función identifica automáticamente el documento escaneado y lo clasifica en una de estas cuatro categorías -recibo, tarjeta de visita, documento o foto- aumentando la eficiencia a la hora de archivar mediante OCR, continuación, el documento se archiva en el servicio en la nube de su elección
  • Asistencia de nomenclatura inteligente. Con esta función se genera automáticamente un nombre de archivo que combina la fecha y el título del documento extraído del archivo original. Así, la gestión de documentos y uso de la información es mucho más fácil y eficiente. El título del documento puede extraerse del contenido identificado como “documento”. En el caso de otros tipos de archivo, la fecha de escaneado se utiliza como nombre de archivo.
  • Procesamiento automático de imágenes. La detección del color, del tamaño del papel, la rotación de páginas automática o la eliminación de hojas en blanco, son otras de las funcionalidades incorporadas.
  • Soporte Cloud. ScanSnap Cloud es compatible con los servicios en nube más populares del mercado, incluyendo Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, Google Fotos, OneDrive y otros.
  • PDF. La nueva función para digitalizar documentos en formato PDF con opción de búsqueda, permite acceder rápidamente a la información y ahora prácticamente a la misma velocidad que en en el formato estándar de PDF.
  • Seguridad con Azure. ScanSnap Cloud opera en una infraestructura protegida por el servicio de almacenamiento en nube Microsoft Azure con servidores alojados en la Unión Europea, para proteger los datos en una arquitectura de infraestructura robusta, la preferida por muchas empresas en todo el mundo, facilitando la subida y administración de datos digitalizados en un solo espacio.
  • Nuevos socios y servicios. Fujitsu ofrece un SDK (Kit de Desarrollo de Software) e invita a los proveedores locales de servicios en la nube a colaborar con ellos para crear un conector dedicado a su servicio. De esta manera, las asociaciones con conocidos proveedores de software han permitido ampliar el soporte y los servicios. Entre los últimos asociados destaca la integración de los
    servicios de Expensify para gestionar gastos, Concur Expense para la organización de recibos y automatizar los informes de gastos, Shoeboxed para convertir recibos en archivos ordenados on-line, así como el software de contabilidad QuickBooks Online.

Cómo funciona Fujitsu ScanSnap Cloud

ScanSnap Cloud está disponible gratuitamente para todos los clientes nuevos y actuales del escáner de documentos Fujitsu ScanSnap iX500, un modelo de sobremesa con alimentador automático que permite de manera eficaz reducir enormemente el desorden de papeles, el espacio de almacenamiento y los riesgos de seguridad asociados a la documentación no gestionada en el hogar o la oficina.

El software también es compatible con el Fujitsu ScanSnap iX100, un escáner con batería incluida de extraordinaria movilidad ya que sólo pesa 400 gramos y que permite la captura más allá del escritorio y su traslado al móvil.

En ambos casos su funcionamiento no puede ser más sencillo con un solo toque. El software ScanSnap Cloud se instala automáticamente desde las actualizaciones que ofrece Fujitsu o puede realizarse de forma manual desde la opción “Upgrade”. A partir de ahí, la conexión directa a los servicios en la nube se puede establecer desde el propio escáner utilizando la tecnología de procesador “GI” para ejecutar primero las operaciones de procesamiento de imagen y el enrutamiento de Wi-Fi.

Una vez activado el botón “Wifi” que se encuentra en la parte trasera del aparato, una luz en la parte frontal nos indica que esta conectado a la red inalámbrica y al mismo tiempo al servidor cloud de Fujitsu. Después de instalar la aplicación ScanSnap Cloud, se crea una cuenta de usuario de ScanSnap y las cuatro categorías generales de uso, recibo, tarjeta de visita, documento o foto.
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Si no especificamos ningún servicio, los documentos se guardarán de una manera temporal (15 días) en los servidores de Fujitsu. Si vamos a trabajar con un servicio en nube en particular podemos establecerla de forma predeterminada en la utilidad “Cloud” y de esta manera no se
almacenarán en los servidores de Fujitsu sino automáticamente en el servicio en nube seleccionado.

Sólo nos resta colocar un documento en los escáneres ScanSnap iX100 o ScanSnap iX500 y pulsar el botón de escanear para transmitir datos sin necesidad de PCs ni otros dispositivos directamente a los servicios de almacenamiento en nube elegidos.

Para la configuración inicial y gestión de ScanSnap Cloud, ofrece aplicaciones gratuitas para Windows, Mac, iOS y Android, porque además de funcionar sobre los escáneres mencionados, también podemos digitalizar un documento utilizando la cámara de nuestro smartphone.

Un servicio muy interesante este ScanSnap Cloud, que permite digitalizar, subir, almacenar y gestionar en la nube los documentos de manera rápida y eficiente, facilitando la no siempre sencilla gestión documental en la empresa u hogar.

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