Microsoft 365 da facilidades a trabajadores en remoto sin Internet para que no pierdan el acceso a las apps

Microsoft ha añadido una nueva función a sus apps de Microsoft 365 que facilita que los trabajadores en remoto que no tengan acceso a Internet con facilidad puedan seguir trabajando con ellas aunque no puedan conectarse a Internet. Generalmente, como recuerdan desde la compañía en un post, las apps de Microsoft que funcionan por suscripción requieren que los dispositivos en los que están instaladas se conecten a Internet al menos una vez cada 30 días para identificarse en el servicio y permanecer actualizadas. Pero si el dispositivo no se conecta a Internet en 30 días, el token de la licencia con el que cuenta el dispositivo no se renueva, y las apps de Microsoft que haya en ese dispositivo quedan en «modo de funcionalidad reducido» para ese equipo en cuestión.

Esto no supone un problema para muchas organizaciones y empresas, ya que sus equipos siempre funcionan conectados a Internet. Al menos, en la mayoría de casos. Pero en algunos sectores, que disponen de dispositivos que se usan en remoto sin conexión, e incluso en el mar, puede ser un problema. Muchos no se conectan durante meses, lo que dificulta que si tienen una suscripción de Microsoft 365 mantengan sus apps completamente funcionales pasado un mes sin conexión o con una muy pobre. Todo un problema también para técnicos, ingenieros, científicos y otros investigadores que pasan meses sin conexión en zonas remotas.

Para evitarles este problema, en Microsoft han puesto en marcha lo que han denominado «acceso offline ampliado«, que amplía el plazo que tienen los dispositivos con apps de Microsoft 365 para conectarse a Internet y no perder funciones en sus apps. Eso sí, no es para todos los sectores ni empresas. Solo para aquellas en los que existan este tipo de trabajos.

Para poder contar con él, las empresas tendrán que solicitarlo. Así, según la compañía, «los clientes que pueden contar con esta función deberán contactar con el representante de su cuenta de Microsoft para determinar si el acceso offline ampliado para las Apps de Microsoft 365 es la solución correcta para ellos«. Si lo es, los administradores TI podrán aplicar el acceso offline extendido a través de su política de grupo cuando un usuario que lo necesite instale las apps de Microsoft 365 en un dispositivo.

Según la compañía, son conscientes de que en ciertos sectores «entre los que están el gobierno, el petróleo y el gas, la manufactura, la agricultura y la investigación científica, algunas personas trabajan en entornos seguros o remotos en los que cuentan con una conexión limitada a Internet, o no cuentan con ella, durante periodos más largos«. Por eso, aunque no va a eliminar la norma de la conexión cada 30 días, en sectores concretos va a permitir una excepción para que las apps de Microsoft 365 sigan activadas sin que el dispositivo en el que están tenga que conectarse hasta un máximo de 180 días.

Así, «los trabajadores en entornos remotos o seguros que estén desconectados durante periodos prolongados pueden seguir utilizando las apps de Microsoft 365 para seguir con su productividad sin preocuparse de perder el acceso a las herramientas que más necesitan pasados 30 días«.

Por otro lado, para sectores en los que son habituales los dispositivos compartidos, cuyo uso comparten varios trabajadores, como el sanitario, el del retail y el hotelero, Microsoft va a poner en marcha suscripciones basados en dispositivo para los que son compartidos.

Según explica la compañía «dado que la licencia se asigna al dispositivo, los trabajadores no necesitan tener una identidad propia en Azure Active Directory. Por tanto, los empleados pueden autenticarse en el dispositivo tantas veces como necesiten y acceder a todas las apps de Microsoft 365, incluyendo Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher y Word«. Los clientes que quieran acogerse a este tipo de licencia necesitarán comprar «el número necesario de licencias de Microsoft 365 y asignar una licencia a un grupo de dispositivos desde el centro de administración de Microsoft 365«.