«Con Dropbox podemos trabajar deslocalizadamente sin afectar a las producciones en marcha»

El departamento de TI de Mediapro detectó una necesidad del departamento de postproducción de la empresa en Barcelona de contar con una herramienta cloud para mejorar sus procesos de gestión documental.

En ese momento, el equipo de postproducción del Grupo valoró cómo podría funcionar Dropbox en el entorno audiovisual con grandes archivos, por lo que comenzó a utilizar Dropbox Business con el objetivo de que los equipos de postproducción utilizasen la herramienta de almacenamiento, gestionasen los flujos de trabajo y pudiesen acceder a todos los contenidos desde cualquier ubicación.

En estos momentos Dropbox se utiliza, por ejemplo, para la gestión de contenidos en rodaje, producción y postproducción. Permite así eliminar el tráfico de discos duros y el peligro de fuga o pérdida de datos, añadiendo una capa de eficiencia y seguridad al tener todo el contenido localizado en una herramienta flexible que se ha adaptado a las necesidades de la empresa. Sobre este proceso de transformación digital, hemos tenido la oportunidad de charlar con Lluís López, responsable de postproducción en Grupo Mediapro en Barcelona.

[MCPRO] ¿En qué momento se encontraba MediaPro antes de iniciar este proceso de transformación digital? ¿De qué forma se colaboraba dentro de la empresa o se desarrollaban los procesos de gestión documental?

[Lluís López] En casi cualquier producción audiovisual, en el sector se trabaja con equipos deslocalizados al mismo tiempo (platós, exteriores, guion, gráficos, sonido…). Hasta hace unos años, solo se empleaban formatos físicos para el almacenaje, obligando a las empresas a realizar varias copias de disco duro del material para hacerlo llegar a los equipos que lo necesitasen, con lo que ello implica: costes de duplicado y de envío, así riesgo de pérdida de datos.

El grupo cuenta con diversas herramientas de gestión documental, cada una con sus pros y sus contras, dependiendo el área en que se tenga que trabajar. En el caso del departamento de postproducción, en un momento dado el departamento de TI de MEDIAPRO detectó una necesidad de dicho departamento para contar con una herramienta cloud que ayudase a mejorar algunos procesos. Y por eso Dropbox y Mediapro contactaron para estudiar la situación y poner en servicio las herramientas que mejor se adaptaran a las necesidades.

[MCPRO] ¿Cuáles son las necesidades que teníais que cubrir antes de ponerlo en marcha?

[Lluís López] Necesitábamos homogeneizar formas de trabajo mediante una herramienta común que permitiese a todos los miembros de cada equipo, trabajar en un espacio común de manera colaborativa y deslocalizada, sin importar el tipo de archivo con el que se trabaje y poder compartir archivos y videos fácilmente, además de implementar un sistema de copia de seguridad cloud para evitar tener el contenido solo en una ubicación.

[MCPRO] ¿Cómo se llega a la conclusión de que Dropbox puede ser una solución ideal para dar respuesta a esas necesidades?

[Lluís López] Dropbox colaboró en el estudio de nuestras necesidades y nos ofreció una herramienta que se adapta en la mejora de nuestros procesos. Entre los aspectos que valoramos, a parte de la seguridad que aporta Dropbox Business, fue el poder compartir cualquier tipo de archivo, la sincronización automática, espacio ilimitado, trazabilidad, historial de versiones, poder restaurar un archivo eliminado, poder compartir con usuarios sin Dropbox…

Pero, lo más importante, que Dropbox estaba dispuesto a trabajar con nosotros para adaptar la herramienta para las necesidades del sector audiovisual.

[MCPRO]  ¿De qué forma se realiza la migración hacia Dropbox? ¿Cuántos usuarios comienzan a utilizarla y qué nuevas rutinas de colaboración se establecen?

[Lluís López] Empezamos a utilizar Dropbox en proyectos nuevos para valorar la herramienta. Como el resultado fue positivo, empezamos a migrar trabajos importantes que podrían servir para futuros proyectos.

El primer año éramos unos 300 usuarios en departamentos básicamente de postproducción en Barcelona. A partir de la pandemia de la Covid19, expandimos el uso de la herramienta cloud a equipos del grupo de otros países, lo que facilitó que diversas áreas del grupo pudiesen trabajar deslocalizadamente sin afectar a las producciones en marcha. Actualmente somos casi 1300 usuarios de diferentes países y áreas de negocio.

[MCPRO] ¿Cómo ha mejorado la productividad del departamento desde la puesta en marcha de la solución?

[Lluís López] En primer lugar, permite a los departamentos de producción y postproducción poder trabajar desde casa o desde cualquier punto del planeta como si se estuviesen en la oficina, y hacerlo de forma simultánea en un mismo archivo/proyecto.

El nivel de productividad y de creatividad no se ha visto comprometido, tampoco el nivel de seguridad. Además se han logrado acortar los tiempos necesarios en algunos procesos, como el envío de copias de material a los equipos.