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Opinión

La transformación digital, inevitable para la competitividad de las empresas

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Mucho se está hablando en los últimos años sobre la transformación digital; qué supone, qué ámbito abarca dentro de una organización y qué pasos hay que dar para llevarla a cabo eficientemente. Pero ya nadie cuestiona que esta resulta absolutamente inevitable para asegurar la competitividad de las empresas.

En primer lugar, hay que asumir que la transformación digital de una compañía supone un cambio cultural-organizacional de esta; no es una mera transformación del papel en un archivo. Se trata de un cambio en la forma de hacer las tareas de cada uno de los elementos de la empresa, desde cualquiera de sus áreas o departamentos.

Ese “papel” o contenido que se reciba desde cualquier fuente (correo electrónico, papel, página web, etc.) se debe transformar en un elemento más de una gran base de datos y, a partir de ese momento, en fuente analítica, que puede proporcionar -al relacionarse con otros datos existentes– una información mucho más valiosa que al considerarse individualmente.

Para ello, y para que sea una verdadera transformación digital, se deben analizar todos los procesos administrativos, financieros, de recursos Humanos, de logística y, en general, de todas las áreas que conforman la organización, de contenido y tecnología.  Es necesario hacer un estudio integral de toda la información de la empresa e integrarla en una base de datos única relacional y, de esta forma, poder comenzar a sacar todo el partido de la ingente información que una empresa genera.

Se trata de examinar todos los departamentos de una organización, estudiando cómo se interrelacionan y así definiendo el workflow o flujos de información necesarios, para rediseñar los procesos con vistas a aumentar la eficiencia, control y reducción de costes. Y es que la transformación digital está directamente relacionada con la eficiencia de los procesos.

La estrategia más eficiente conlleva un retorno de la inversión. Automatizando los procesos, los flujos de trabajo son previsibles y dinámicos, y eliminamos las tareas repetitivas, a la vez que conseguimos un mayor conocimiento del negocio.

Esto se consigue con una base de datos empresarial única en la que se puede acceder a toda la información disponible de los distintos departamentos a través de una búsqueda inteligente. Lo que se pretende es, con las herramientas adecuadas, tener un mayor conocimiento del negocio a través del poder del dato. Lógicamente, siempre dando las autorizaciones pertinentes y bajo el estricto cumplimiento de la Ley de Protección de datos y demás legislación aplicable a cada flujo. Asimismo, es fundamental un cambio de actitud y comportamiento por parte de toda la organización. La digitalización es clave para que las compañías puedan ser competitivas.

Sistemas que se utilizan

  • Sistemas ECM (Enterprise Content Management). Ponen toda la información (digital, analógica y que llega por todos los canales posibles: correo, EDI…) en tiempo y forma a lo largo de la totalidad de los procesos y la cadena de valor en un único lugar. Lo que conseguimos con este sistema es organizar toda la información de la empresa, que nos permite acelerar las tareas repetitivas haciendo que estas se realicen siempre de la misma manera. Creando, mediante un sistema de workflow, que las personas oportunas estén en todo momento informadas de las tareas/documentos que se reciban y lo que cada uno debe hacer con ello.
  • BPM (Business Process Management). Consistente en la optimización de procesos de negocio a través de la gestión, permitiendo identificar aquellos que pueden ser objeto de externalización. El fin es lograr una gestión empresarial moderna por procesos aplicando una metodología única entre Organización, Sistemas (TI) y Negocio.
  • Sistemas de capturas de datos OCR. El software de reconocimiento óptico de caracteres (Optical Character Recognition) captura los datos que contiene el documento, los almacena en un archivo, con un formato que reconoce los datos y los recupera fácilmente para ser usados en otras aplicaciones.
  • Sistema de robótica RPA. La automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation) es un tipo de automatización tecnológica que está transformando la forma en la que operan las empresas. Los robots de software de RPA interactúan y se comunican con los sistemas y las aplicaciones de una compañía para agilizar procesos y reducir la carga de trabajo que recae sobre los recursos humanos. El software de automatización robótica de procesos se diferencia de otras soluciones similares por su flexibilidad y capacidad para integrar flujos de trabajo de forma eficiente, a través de toda la empresa.

Se debe hacer con soluciones tecnológicas flexibles y que se adapten a cualquier realidad, sobre todo pensando en el futuro cambiante al que toda compañía se enfrenta. Sin embargo, invertir en procesos y herramientas no es suficiente para que la transformación digital sea instaurada de la mejor manera. Es fundamental que la empresa esté alineada con la nueva estrategia. Cada organización debe explorar sus propias posibilidades y determinar cuál será su hoja de ruta.

Firmado: Laura Garrido López, fundadora y partner de BWD Digital Transformation Spain

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