Cómo configurar formularios web en DocuWare

DocuWare Web Forms ofrece la capacidad de crear formularios web flexibles y útiles sin necesidad de conocimientos de programación. Mediante campos de texto, casillas de verificación, menús desplegables, entradas de calendario y carga de archivos, las organizaciones pueden capturar información de manera precisa y segura.

Configuración de formularios web

Un formulario web en DocuWare se basa en una configuración detallada donde se definen campos del formulario, indexación, destino de almacenamiento y derechos de acceso. Los usuarios pueden acceder al formulario mediante un enlace y completarlo en su navegador preferido. Una vez enviado, el formulario se guarda como PDF en el archivo estructurado.

Estos formularios no solo se almacenan automáticamente sino que también son accesibles para todos los usuarios autorizados. Además, los empleados pueden integrar Web Forms en sus listas o flujos de trabajo, lo cual requiere una licencia de Task Manager o Workflow Manager, respectivamente.

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Configuraciones previas necesarias

Para utilizar DocuWare Forms, se deben realizar ciertas configuraciones iniciales:

• Derecho funcional «DocuWare Forms»: Para ver y utilizar el área de Formularios en la Configuración de DocuWare, se requiere el derecho funcional correspondiente, asignado mediante la Gestión de Usuarios.
• Ruta de almacenamiento del sistema: Para formularios de fusión (Merge Forms) es necesario un lugar de almacenamiento temporal, configurado por los administradores en instalaciones locales a través de la Administración de DocuWare.
• Asignación de diálogos de almacenamiento: Un usuario que complete un formulario debe tener asignado un diálogo de almacenamiento apropiado para que el formulario se guarde correctamente como PDF.
• Validación de entradas en el formulario: Es posible validar las entradas del formulario comparándolas con datos del CRM antes de su envío, asegurando que solo se guarden aquellos formularios con datos validados.

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Visión general de configuraciones

En la página de vista general de DocuWare Forms, los usuarios pueden ver todas las configuraciones disponibles y crear, modificar, copiar o eliminar configuraciones existentes. Las configuraciones ordenadas por fecha permiten un manejo eficiente de formularios en la organización.

DocuWare Forms genera automáticamente un enlace para cada configuración que permite acceder al formulario web. Es posible exportar e importar tanto Web Forms como Merge Forms entre sistemas DocuWare de la versión 6.11 en adelante, incluyendo campos, diseño y archivos.

Proceso de configuración de formularios web

Un asistente guía a los usuarios a través de cinco pasos para configurar un formulario web:

1. Diseño: Selección y organización de campos del formulario.
2. Envío: Conexión a formularios de fusión y edición de mensajes posteriores al envío.
3. Salida: Selección del archivo estructurado donde se almacenarán los formularios.
4. Indexación: Vinculación de campos del formulario con campos de índice del archivo.
5. Permisos: Asignación de derechos para usuarios y administradores.

La implementación de Web Forms en DocuWare equilibra eficiencia operativa con precisión en la gestión de datos. A través de configuraciones personalizadas y validaciones automáticas, el uso de formularios web no solo acelera los procesos administrativos sino que también asegura que la información capturada esté alineada con los estándares organizacionales y regulatorios.

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