Indexado Inteligente en DocuWare

El Indexado Inteligente de DocuWare transforma la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos. Esta innovadora tecnología clasifica documentos en distintos tipos y busca automáticamente palabras clave relevantes, sugiriéndolas al usuario para su confirmación o mejora. La retroalimentación proporcionada permite que el sistema aprenda continuamente, adaptándose y refinándose con cada interacción.

Este sistema no solo aprende del feedback de cada usuario individual de DocuWare sino también de forma colectiva dentro de la organización. Como resultado, se pueden asignar automáticamente las palabras clave adecuadas a un gran número de documentos sin necesidad de aprendizaje individualizado por cada usuario, lo que agiliza la gestión documental electrónica y supera en velocidad al archivado en papel tradicional.

Arquitectura del sistema de Indexado Inteligente

El sistema de Indexado Inteligente opera en un centro de datos, compuesto por varios servidores que ejecutan el servicio de indexación y una base de datos SQL Azure. Esta base de datos almacena extracciones de texto completo, datos de índices, retroalimentación del usuario e información general como el idioma del documento y formato de fechas.

Alojado en la plataforma en la nube de Windows Azure de Microsoft, este sistema garantiza alta escalabilidad y seguridad ante fallas. La arquitectura de los servicios en la nube de Azure evita tiempos de inactividad incluso durante actualizaciones del sistema. Además, su estructura basada en usuarios y roles asegura que solo usuarios autorizados tengan acceso a la información de los documentos almacenados.

Los centros de datos están ubicados estratégicamente en Ámsterdam, Virginia, Tokio y Nueva Gales del Sur, atendiendo a clientes de EMEA, América, Japón y el pacífico asiático respectivamente.

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Integración del Indexado Inteligente con DocuWare

Para clientes de DocuWare con instalaciones locales, es necesario registrarse por separado para el servicio de Indexado Inteligente. Se recibe un archivo de configuración en formato XML para importar al sistema de configuración de DocuWare de dicha organización. En el caso de los clientes de DocuWare en la nube, el sistema viene preconfigurado.

Las bandejas de documentos DocuWare deben configurarse para aprovechar el servicio de Indexado Inteligente. Mediante un diálogo de almacenamiento especialmente preparado, se define la asignación de categorías para las cuales el sistema debe hacer sugerencias, como tipo de documento, fecha, contacto, monto, etc.

Flujo de trabajo con Indexado Inteligente

Al enviar un documento a una bandeja configurada para el Indexado Inteligente, se generan extracciones de texto completo que son analizadas automáticamente. El sistema sugiere palabras clave y, según su nivel de confianza, marca los documentos con un sistema de semáforo que indica la probabilidad de corrección de cada sugerencia.

Al almacenar un documento, las palabras clave sugeridas se muestran en los campos de índice del diálogo de almacenamiento. Las etiquetas de color ayudan nuevamente a verificar la precisión de las palabras clave. Además, el documento se visualiza en el visor de DocuWare.

El feedback del usuario mediante la aceptación o modificación de palabras clave es crucial. Utilizando algoritmos de auto-aprendizaje, el sistema puede indexar documentos similares más efectivamente en el futuro. Para maximizar el aprendizaje, se recomienda no escribir directamente las palabras clave sino utilizar la función de Indexado de un Clic, que transfiere palabras/números/datos desde el documento visualizado en el diálogo de almacenamiento.

El Indexado Inteligente en DocuWare representa un avance sustancial en la eficiencia y precisión de la gestión documental. Al automatizar el indexado y mejorar el aprendizaje continuo, las organizaciones pueden optimizar sus procesos documentales, logrando una integración fluida y eficiente en sus operaciones diarias.

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