Pago por uso y empresa, todo lo que debes saber

Cuando hablamos del binomio pago por uso y empresa surgen muchas dudas, sobre todo por parte de aquellos que lo conciben como algo dirigido en exclusiva a grandes empresas que quieren reducir sus gastos generales y por inversión en nuevo equipamiento.

Si nos limitamos de esta forma no seremos capaces de ver que el pago por uso resulta perfectamente aplicable a cualquier empresa, y que además presenta importantes ventajas.

Con este artículo perseguimos  una idea clave, entender mejor qué es el pago por uso y todas las ventajas reales que puede ofrecer dentro de un entorno de impresión profesional.

Descubriendo el pago por uso

La modalidad de pago por uso se basa en la idea de pagar sólo por lo que realmente utilicemos, dándonos la posibilidad de elegir el equipo o los equipos de impresión que vayamos a necesitar sin necesidad de comprarlos.

Esto nos permite evitar costes de renovación de equipos que a través de un proceso de compra convencional resultarían muy elevados, de forma que ayuda incluso a las empresas con menos recursos a tener acceso a las herramientas de impresión que necesitan, y sin necesidad de endeudarse o ponerse en una situación complicada para conseguirlo.

De esta forma nuestra empresa sólo pagará el alquiler del equipo, que es una cuota fija, y el uso que hagamos del mismo, ya que dentro del pago por uso se integran también los consumibles del equipamiento, además de servicios de asesoramiento y mantenimiento, por lo que nosotros no tendremos que preocuparnos de nada.

Pago por uso, una mirada a fondo

Imaginemos por un segundo que somos el encargado de IT de una empresa que cuenta con un pequeño departamento de asesoramiento compuesto de 15 personas y que en total imprimimos entre entre 4.000 y 6.000 páginas al mes.

Nuestros recursos están muy repartidos y no podemos permitirnos renovar tres viejas impresoras láser que tenemos distribuidas entre los empleados. Dichas impresoras consumen mucha energía, trabajan con lentitud y obligan a perder tiempo de la jornada de trabajo de cada empleado con desplazamientos innecesarios, ya que no cuentan con tecnología WiFi y no ofrecen un alcance cómodo a todos los empleados.

Con esto supone que soportamos unos costes de impresión elevados y tenemos ineficiencias clarísimas, problemas que como dijimos no hemos resuelto porque no podemos hacer una inversión en nuevas impresoras.

Pues bien, con el modelo de pago por uso todo esto se arreglaría en un instante y sin necesidad de hacer un gasto enorme, ya que tendríamos acceso a lo que necesitamos sin tener que comprarlo, pagando únicamente una pequeña cuota mensual más el uso real del equipo.

Para este ejemplo concreto bastaría con renovar a una impresora PageWide MFP y colocarla en una posición central, muy sencillo gracias a su conectividad WiFi. Con ello podríamos desechar las otras tres impresoras viejas, ya que se trata de una solución de última generación y alto rendimiento capaz de imprimir de forma óptima hasta 6.000 páginas al mes y de trabajar a una velocidad de hasta 75 páginas por minuto, una página en menos de un segundo.

¿Qué ventajas reales ofrece el pago por uso?

Ya hemos dado una visión general a lo largo del artículo y con el ejemplo anterior la idea ha quedado bastante clara, pero queremos terminar con un resumen que recoge los principales beneficios del pago por uso.

  • Elimina la inversión inicial necesaria para renovar equipos de impresión.
  • Ayuda a reducir los costes de impresión en sentido amplio.
  • Mejora las posibilidades de trabajo de la empresa, tanto en capacidad como en flujo, ya que da acceso a las soluciones que realmente necesitan.
  • Mayor flexibilidad, ya que podemos adaptarlo a nuestras necesidades.
  • Las cuotas se pueden deducir en las declaraciones de impuestos.
  • Mayor control sobre el entorno de impresión y el uso del mismo.
  • Liberación de recursos IT en nuestra empresa, ya que el mantenimiento y la gestión de los equipos lo realizan expertos de HP.