Seguridad en impresoras compartidas: puntos críticos

Las impresoras compartidas se han convertido en una solución muy popular, sobre todo en medianas y grandes empresas. Es perfectamente comprensible, ya que utilizar impresoras compartidas permite cubrir con una menor cantidad de dispositivos las necesidades de grupos de trabajo y departamentos de una manera sencilla y eficiente.

Recurrir a este tipo de configuraciones para construir un entorno de impresión profesional puede aportar ventajas muy importantes, entre las que destacan:

  • Menor consumo energético: al utilizar menos impresoras para cubrir las necesidades de impresión de nuestra empresa se reduce en gran medida el consumo que tendríamos si utilizáramos una impresora para cada empleado, o varias impresoras para cada departamento.
  • Menor coste de propiedad: no hay duda, controlar y mantener una o dos impresoras es mucho más sencillo y económico que mantener diez, veinte o treinta impresoras, y esto representa un ahorro importante tanto en términos gestión y de mantenimiento como de consumibles.
  • Facilita los procesos de renovación: tener unas pocas impresoras compartidas en una empresa también facilita la renovación de equipos. Los números no mienten, es más sencillo renovar dos, tres o cuatro impresoras que tener que renovar diez, veinte o treinta dispositivos.

HP cuenta en su portafolio de productos con impresoras como la serie HP LaserJet Enterprise, que están preparadas para cubrir sin problemas las necesidades de impresión de grupos y departamentos con hasta 30 trabajadores.

Tenemos claras las ventajas más importantes de las impresoras compartidas, pero debemos tener en cuenta que éstas también representan un desafío importante a nivel de seguridad que debemos estar preparados para sumir, ya que de lo contrario las consecuencias podrían ser catastróficas.

Una impresora compartida se utiliza por varios trabajadores que pueden tener rangos diferentes, y por tanto niveles de acceso distintos a información confidencial. Esto puede suponer un problema importante si no se controla, ya que esa información podría acabar en manos de personal que no debería tener acceso a ella.

Puntos críticos y seguridad en impresoras compartidas

Una impresora compartida presenta en general tres grandes puntos críticos a nivel de seguridad interna, es decir, por el mero hecho de ser utilizada por trabajadores con diferentes niveles y/o de distintos departamentos.

1-Documentos expuestos en la bandeja de salida

Es uno de los problemas de seguridad más importantes, y también el más frecuente. Una impresora compartida normalmente se utiliza asociada a un dispositivo concreto, de manera que el empleado da la orden de imprimir y después va a recoger el trabajo de impresión.

Mientras que el trabajador no llega a la bandeja de salida a recoger los documentos éstos acaban quedando expuestos durante un tiempo determinado, y pueden acabar cayendo en las manos equivocadas. Si esos documentos contienen información confidencial a la que solo pueden acceder empleados de alto rango y caen en manos de un trabajador no autorizado nuestra empresa puede acabar en una posición complicada.

Con soluciones como HP Access Control Secure Pull Print podemos resolver de forma sencilla este problema, ya que integra un sistema basado en PIN o en tarjeta de identificación que retiene los documentos hasta que el usuario se autentifique en la impresora, es decir, no libera la impresión hasta que la persona autorizada está delante de la bandeja de salida para recoger los documentos.

2-Imágenes y archivos almacenados

Otro problema de seguridad que presentan las impresoras compartidas lo tenemos en los documentos, faxes e imágenes que estén almacenados en la impresora, ya que pueden ser el objetivo de accesos no autorizados a nivel interno.

Es un problema que puede darse con frecuencia si no tenemos un sistema de control que impida esos accesos. Obvia decir que la sustracción de archivos y datos no autorizados puede acabar dando incluso más problemas que el robo de documentos expuestos en la bandeja de salida.

Sistemas como HP Access Control Secure Pull Print también permiten bloquear los accesos no autorizados a través de un sistema de autenticación. HP complementa estas medidas de seguridad con barreras físicas para impedir la sustracción de las unidades de almacenamiento de las impresoras.

3-Acceso no autorizado a la configuración y a características multifunción

La configuración de la impresora es fundamental para el correcto funcionamiento de la misma. Un acceso no autorizado puede acabar desactivando medidas de seguridad o de gestión, aunque en general las consecuencias son impredecibles.

Lo mismo ocurre con el acceso no autorizado a las características multifunción que puede ser utilizado para desviar trabajos de impresión, abrir copias guardadas de documentos o restablecer los valores predeterminados de fábrica de la impresora, arruinando por completo una configuración específica.

Con HP Access Control Secure Pull Print podemos limitar el acceso de los usuarios a la configuración y a determinadas características de una impresora, y también con HP Capture and Route, que permite hacer un seguimiento del contenido escaneado en la impresora y de todos sus movimientos, es decir, podremos saber quién ha accedido a ese contenido y qué uso le ha dado.