La lencería fina busca agilidad

Lise Charmel, empresa de lencería, ha seleccionado la solución de Esker para externalizar y optimizar el envío de sus facturas a clientes, así como sus distintas comunicaciones de marketing y de dirección comercial, lo que supone unos 40.000 correos al año. En los últimos tiempos, el crecimiento del volumen de información de Lise Charmel le obligó a buscar una solución que agilizara el envío de sus documentos de negocio.

La compañía necesitaba una solución que automatizara sus procesos y resolviera los problemas de cuello de botella. Principalmente, los puntos susceptibles de mejora se situaban en las áreas de facturación de clientes, dirección comercial y marketing promocional.

Rosa María Ruz, responsable comercial de Lise Charmel para España y Portugal, explicó: «con Esker, el envío informatizado de documentos dinamiza la gestión de nuestra empresa y nos ayuda a ser más amigables con el medioambiente al reducir drásticamente el uso de papel y consumibles en nuestros procesos de negocio«.

Tres tipos de comunicaciones

El proyecto de automatización documental con Esker se implementó para tres tipos de comunicaciones:

1 – Por una parte se automatizaron los procesos de facturación de clientes, incluyendo recordatorios y comunicados de agrupación de sus más de 1.500 facturas mensuales. Gracias al envío automatizado de correo postal desde el Centro de Correo Esker, se lograron reducir el tiempo de gestión, los errores y la pérdida de días de facturación.

2 – Por otra parte, Lise Charmel informatizó el proceso de envío de documentos de dirección comercial, en particular los envíos semanales de información a los 14 representantes de ventas. Anteriormente, la compañía enviaba las comunicaciones a través de correo urgente.

Gracias a la externalización del envío de correo postal, los representantes reciben puntualmente, cada semana, la información sobre cifra de ventas de la semana anterior, cantidad total de ventas, información sobre la mercancía que ha recibido cada una de las tiendas, promociones en curso así como las comunicaciones que se envían a las tiendas y las tarifas en vigor. Las ventajas conseguidas incluyen: un importante ahorro en términos económicos y de tiempo, además del incremento de satisfacción de los representantes que reciben las comunicaciones a tiempo.

3 – La tercera área de mejora fue la automatización de los procesos de marketing promocional con el envío a clientes finales de información promocional sobre ofertas, invitaciones para showroom, publicidad y tarifas con motivo de fechas especiales como el Día de la Madre, San Valentín, Navidad o Verano (colección baño). Dichos envíos se realizan en promedio unas cuatro veces por temporada a 500 destinatarios, lo que representa el envío anual de unas 4.000 comunicaciones de marketing promocional, de forma automática.

Beneficios obtenidos

Después de analizar distintas alternativas, Lise Charmel seleccionó la solución de Esker, Mail On Demand, por su facilidad de uso y porque permite un ahorro inmediato, tanto en términos económicos como de tiempo.
 

Una de las principales ventajas ha sido la eficiencia y flexibilidad en los envíos como consecuencia de la automatización, lo que permite al departamento de facturación ser más eficaz y poder gestionar un mayor volumen de documentos. Con la implementación de Esker Mail On Demand, Lise Charmel ha obtenido ahorros de tiempo de al menos 75% sobre el envío de facturas. Además ha disminuido en un 20% el plazo de cobro (DSO) gracias a la posibilidad de enviar la factura el mismo día de su generación. Asimismo, permite llevar un seguimiento en tiempo real del estado de la factura hasta su entrega en Correos.

Por otro lado, la solución también beneficia al Punto de Venta, ya que la factura incluye la cifra de referencia para fijar el precio al público y, sin el precio indicado en la factura, la mercancía no se puede poner a la venta. De este modo, el cliente recibe su factura a tiempo y agiliza la gestión en tienda porque puede fijar el precio y puntuarlo en contabilidad lo que agiliza todo el proceso.

Otras ventajas incluyen: información sistemática de devoluciones de cartas, seguridad al eliminar los errores de manipulado, más tiempo del departamento comercial para dedicar a tareas de mayor valor añadido y representantes más informados y más eficientes en los procesos de venta.
 

Perspectivas de futuro

Dado el éxito obtenido en estas primeras implementaciones y gracias a la facilidad del sistema, Lise Charmel se ha planteado extender el servicio Esker Mail on Demand a todos los posibles procesos documentales incluyendo nóminas, envío y recepción de faxes integrados con el email, factura electrónica y el envío de catálogos a los clientes finales.

«Gracias a las 1.500 facturas que vamos a enviar a través de la plataforma Esker Mail On Demand cada mes, además de las 20.000 comunicaciones de venta y marketing enviadas con Esker, estamos ahorrando en nuestro consumo de papel, en tóner y en el mantenimiento de máquinas. Y sobre todo, estamos mejorando nuestra eficiencia gracias a la reducción del tiempo dedicado a la gestión, la producción y el envío de dichas facturas y comunicaciones«, concluyó Rosa María Ruz.