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Las empresas españolas ponen en riesgo su información por almacenar papel

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Un nuevo estudio de Iron Mountain revela que las empresas europeas ponen en riesgo su información por culpa de políticas caóticas para el almacenamiento de su documentación en papel

Mañana se celebra el Día Mundial Sin Papel, y coincidiendo con esta fecha, la compañía de gestión de la información Iron Mountain apunta que la oficina sin papel está aún fuera del alcance de muchas empresas europeas.

Los documentos en papel siguen siendo importantes para las compañías y es improbable que desaparezcan del entorno empresarial en un plazo cercano. Sin embargo, el estudio muestra que mantener grandes archivos de papel en las propias empresas está causando problemas para muchas de ellas, dado que sus sistemas de archivo están colapsados y desorganizados, por lo que el riesgo de pérdida de datos y daño a los mismos es cada vez mayor, impidiendo además el máximo aprovechamiento del valor total de la información.

Un nuevo estudio de Iron Mountain revela que las empresas europeas ponen en riesgo su información por culpa de políticas caóticas para el almacenamiento de su documentación en papel

El estudio, que recoge la opinión de directivos en los sectores legal, industrial, farmacéutico y servicios financieros en Alemania, España, Francia, Holanda, Hungría y Reino Unido, desvela que más de la mitad de las empresas  (un 58%)  acumula la mayoría de sus datos en papel en un almacén central situado en sus propias oficinas. En muchos casos, la información está archivada en los sótanos, exponiendo documentación importante relacionada con clientes y con el negocio en sí, al riesgo de inundaciones y humedad y al ataque de roedores.

Más de la mitad (51%) de las empresas consultadas por Iron Mountain declara que el grueso de la información importante sobre clientes está almacenada en papel, aunque un 45% de los encuestados comentó que el acceso y su capacidad de almacenamiento se encontraba ya “bastante forzado”, lo que hace que sea imposible recuperar la información con la velocidad necesaria. El 37% llegó a confesar que sus instalaciones de almacenamiento son “caóticas”, poco o nada estructuradas, y que algunos archivos almacenados nunca se han vuelto a ver. Es alarmante el dato de que un 2% de las empresas no tiene ningún tipo de estructura para almacenar la comunicación con los clientes.

Un nuevo estudio de Iron Mountain revela que las empresas europeas ponen en riesgo su información por culpa de políticas caóticas para el almacenamiento de su documentación en papel

Muchas empresas están profundamente preocupadas por el impacto que en su negocio puede tener la gestión que hacen de su información en papel. Menos de un cuarto (24%) considera que tiene un acceso apropiado a la información sobre clientes como para proporcionar una gestión adecuada de los mismos. El 49% teme perder documentos importantes de valor histórico y un cuarto se siente incapaz de implementar una estrategia de gestión de la información que incluya tanto el papel como los formatos digitales.

“Una oficina sin papel puede ser una meta no realista para muchos, pero sí que es posible conseguir un entorno eficiente en la gestión de los documentos físicos”, comenta Ignacio Chico, director general de Iron Mountain España. “Las empresas siguen creando, copiando y almacenando documentos en papel; nuestra encuesta muestra que solo el 1% de las empresas europeas ha conseguido un entorno sin papel. Recomendamos a las empresas no precipitarse a una estrategia para digitalizar todo, sino que se centren en entender cómo usan la información y que luego digitalicen los documentos a los cuales han de acceder más frecuentemente. Las empresas tienen que reducir el problema y concentrarse en sus documentos más importantes, como lo son los relativos a información corporativa, datos de clientes e inteligencia empresarial. El resto de documentos se puede almacenar fuera de la empresa durante un periodo de tiempo determinado como parte de un programa de Responsabilidad Corporativa de la Información (CIR – Corporate Information Responsibility)”.

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Red Hat alcanza unos ingresos de 823 millones de dólares

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Red Hat ha anunciado sus resultados correspondientes al segundo trimestre, en los que ha alcanzado unos ingresos totales de 823 millones de dólares, un 14% más respecto a los del año pasado.

En estos resultados se desgrana que los relativos al desarrollo de aplicaciones y otras tecnología emergentes por suscripción fueron de 196 millones de dólares, un 31% más que en el mismo período del año anterior o un 31% en divisa constante. El balance de ingresos diferidos a final del trimestre fue de 2,4 mil millones de dólares, un 17% más con respecto al año pasado, o un 19% en moneda constante

Los clientes continúan priorizando sus iniciativas de transformación digital, y están adoptando las tecnologías que hacen posible la nube híbrida de Red Hat para modernizar sus aplicaciones e impulsar una mayor eficiencia y efectividad en sus negocios“, señala Jim Whitehurst, presidente y CEO de Red Hat. “La expansión de nuestro portfolio de tecnología ha aumentado nuestra importancia estratégica con los clientes, lo que se evidencia por el hecho de haberse duplicado en este segundo trimestre con respecto al año anterior el número de transacciones por encima de los cinco millones de dólares“, añade.

Los resultados de nuestro segundo trimestre fueron consistentes con nuestras directrices, y nosotros hemos impulsado un crecimiento del 20% en la cartera total de $ 3,3 millones“, explica Eric Shander, vicepresidente ejecutivo y director financiero de Red Hat. “Estamos reafirmando nuestro crecimiento anual completo en moneda constante en 16% -17% año tras año; sin embargo, estamos ajustando nuestra guía de ingresos totales anuales en dólares en aproximadamente $ 15 millones, únicamente para tener en cuenta el cambio en las tasas de cambio “.

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All in Box, la solución integral de Brother para imprimir durante tres años

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All in Box, la solución integral de Brother para imprimir durante tres años

La compañía Brother, experta en soluciones de impresión, identificación y digitalización, ha presentado una nuevo concepto, pensado para ofrecer una solución completa para que particulares, profesionales y pequeñas empresas no tengan que preocuparse por sus equipos de impresión durante tres años. Sólo de cargar sus impresoras con papel cuando sea necesario. Este concepto se llama All in Box, y ofrece packs compuestos por un equipo de impresión, y tóner o tinta para tres años. Además, la impresora o “todo en uno” que incluye cada paquete tiene tres años de garantía.

Estos paquetes, además de ofrecer a sus compradores la tranquilidad de no tener que preocuparse por los consumibles de impresión durante tres años, también ofrecen un precio que supone un ahorro frente al desembolso que habría que hacer si se compra el equipo de impresión por un lado y el tóner o la tinta por otro.

Hay dos tipos de paquetes All in Box de Brother, pensados para cubrir las necesidades tanto de consumidores finales como de profesionales independientes y pequeñas empresas. Pero todos cuentan con un equipo que tiene las siguientes características: conectividad WiFi, bandeja de entrada de papel de 150 hojas y conectividad con dispositivos móviles con la app iPrint&Scan, que es gratuita.

El primero de estos tipos de paquete está indicado para los que quieran imprimir con tinta, ya sea a color o en blanco y negro. Se puede elegir un pack All in Box en esta categoría con el equipo 3-en-1 de inyección de tinta Brother DCP-J1100DW (impresora, fotocopiadora y escáner) o con el 4-en-1 MFC-J1300DW (impresora, fotocopiadora, escáner y fax). Los dos modelos disponen de un alimentador automático de documentos para 20 hojas y son capaces de escanear y copiar varios archivos en una pasada. Además incorporan una pantalla LCD de 6,8 cm.

Los dos modelos imprimen a un máximo de 12 páginas por minuto en blanco y negro, y hasta 10 páginas por minuto en color. Ofrecen la función de impresión automática a doble cara, lo que permite ahorrar papel. Además, el segundo de estos dos equipos está dotado de la tecnología NFC, lo que facilita la impresión desde teléfonos móviles compatibles. Así, para enviar una tarea de impresión con un móvil NFC a este equipo sólo habrá que acercarle el smartphone.

Por otro lado, además de los equipos de impresión, estos dos paquetes incluyen cuatro packs de cartuchos de tinta, con los que se pueden conseguir en total hasta 6.000 páginas en blanco y negro y de 5.000 páginas a color.

El segundo de los tipos de pack All in Box está dedicado a los que prefieren la impresión láser en blanco y negro. Ofrece tres modelos de equipos de impresión: la impresora HL-1212W y los equipos multifunción DCP-1610W y DCP-1612W. Todos ellos cuentan con una velocidad de impresión que alcanza las 20 páginas por minuto. El pack con la impresora incluye 4 cartuchos de tóner, mientras que los que incluyen los multifunción llevan cinco cartuchos de tóner.

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Google actualiza G Suite para mejorar implementaciones y seguridad

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G Suite

Google ha presentado una nueva actualización de G Suite que añade características interesantes para rastrear las implementaciones en cada negocio y la seguridad contra actividades sospechosas.

Microsoft y Google están librando una gran batalla para convencer a organizaciones y empresas de las ventajas de sus respectivos servicios de productividad y colaboración en la nube. Aunque Office 365 lidera el mercado, el G Suite (anteriormente conocido como Google Apps for Work) le pisa los talones y es usado masivamente en millones de empresas.

La nueva actualización incluye la característica Work Insights como mayor novedad. Con ella, las empresas podrán medir y comprender cómo y qué empleados adoptan las herramientas de G Suite para completar las tareasDespués de evaluar la información, los administradores sabrán qué herramientas están siendo adoptadas y por qué equipo, y también podrán identificar los que necesiten capacitación adicional con las aplicaciones. 

Google explica que este función será particularmente útil para las empresas que accedan a G Suite desde herramientas heredadas.

Otra de las novedades es una herramienta de investigación que los administradores pueden utilizar para aumentar la seguridad de su red mediante la identificación de actividad sospechosa en los dispositivos, eliminación de correos electrónicos maliciosos y también comprobar si el acceso a Google Drive se ha compartido externamente a no autorizados. En ese caso se podrán revocar los accesos. 

Google ha creado una interfaz de usuario sencillo para facilitar a los administradores la búsqueda de amenazas y asegura que esta herramienta permite a los administradores “tomar medidas escalando la respuesta a incidentes en todo el dominio con unos pocos clics”.

La herramienta de investigación de seguridad está disponible desde hoy para los clientes de G Suite Enterprise, mientras que Work Insights se encuentra disponible en fase beta para los usuarios de G Suite.

Más información | Google

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