Impresoras compartidas, una mirada a fondo

Las impresoras compartidas han ganado una gran popularidad en el mundo profesional por las posibilidades que ofrecen a la hora de cubrir las necesidades de impresión de grupos de trabajo, departamentos y sectores concretos de una empresa sin tener que recurrir al clásico y obsoleto modelo de dar una impresora a cada trabajador.

Con las impresoras compartidas podemos crear un ecosistema completo y perfectamente adaptado a las necesidades de cada grupo de trabajo reduciendo el número de dispositivos a utilizar, lo que se traduce en una mayor eficiencia energética, una gestión simplificada y en una reducción de los trabajos de mantenimiento.

A continuación vamos a ver un ejemplo claro del valor que ofrecen las impresoras compartidas. Imagina una empresa dedicada al asesoramiento legal con dos departamentos, uno de atención al cliente y otro que integra a los profesionales formados en Derecho que se ocupan del trabajo que requiere cada cliente. Las necesidades de impresión de cada departamento ronda las 3.000 páginas al mes.

Bajo el modelo de impresoras compartidas podríamos cubrir las necesidades de ambos departamentos con dos impresoras HP PageWide Pro, mientras que si optamos por dar una impresora a cada trabajador podríamos acabar con una flota de varias decenas de impresoras.

Esto supone una ineficiencia muy grande por los costes de gestión y de mantenimiento que representa, y también por los gastos en consumibles que implica.

Elegir bien es fundamental

A la hora de elegir las impresoras compartidas debemos tener mucho cuidado para acertar en nuestra elección, ya que de ella dependerán todos los departamentos de nuestra empresa y una mala decisión podría causar serios problemas.

Si queremos acertar debemos construir una decisión sobre una base mínima que gire alrededor de estos tres criterios:

1. Necesidades de impresión: debemos valorar en conjunto las necesidades reales de impresión de todos los que van a utilizar esa impresora compartida, ya que sólo de esta manera podremos elegir un modelo que esté perfectamente ajustado a al grupo de trabajo o departamento al que irá dirigida.
2. Seguridad básica con Pull Printing: en las impresoras compartidas el uso de funciones de impresión segura es básico, pero destaca especialmente la tecnología Pull Printing. Con ella podremos fijar un sistema de autenticación para que cada empleado pueda retirar trabajos propios de impresión, lo que nos ayudará a evitar que éstos se mezclen y que documentos confidenciales que sólo deben tener ciertos trabajadores puedan caer en las manos equivocadas.
3. Impresión móvil y conectividad inalámbrica: son dos características básicas que ayudan a mejorar la productividad y a simplificar la integración de las impresoras compartidas. Gracias a la impresión móvil nuestros empleados podrán imprimir desde un smartphone o tablet, y la conectividad WiFi nos permitirá colocar la impresora en una zona céntrica y de cómodo acceso para todos los miembros del grupo de trabajo.