Ricoh: la mejora de la productividad, lo más destacado de la colaboración entre empresas

Ricoh España e IDC Research España han elaborado un estudio, titulado Colaboración empresarial: la clave para impulsar la productividad de las organizaciones, en el que han analizado la situación de las organizaciones en España en cuanto a transformación digital e implementación de tecnologías de colaboración en la empresa. En él han participado más de 200 empresas y administraciones públicas del país, respondiendo preguntas sobre la nueva cultura del trabajo que plantea la adopción de las nuevas tecnologías.

En el estudio se puede ver que las empresas españolas parece que han comprendido que con la digitalización es necesario que se replanteen completamente los sistemas de trabajo conjunto de las personas. Además, consideran prioritario conseguir unas formas de trabajo más ágiles y digitales. Y para conseguir la transformación digital, la mayoría (un 57%) confía en las tecnologías de colaboración implementadas por las empresas europeas en el pasado año.  Un 55% de las empresas encuestadas considera que estas iniciativas se ponen en marcha para conseguir una mejora tanto en el servicio como en la experiencia de cliente. También para ampliar la capacidad de innovar.

A pesar de todo, un 63% de las empresas sigue haciendo reuniones presenciales. Más de la mitad de los encuestados asegura que sólo unos cuantos empleados de la empresa utilizan la videoconferencia. Y en las empresas con sistemas de videoconferencia, el 71% de las reuniones siguen haciéndose por teléfono o de forma presencial.

Para las empresas, la colaboración entre compañías ofrece diversos beneficios. Entre ellos destacan una mayor productividad (37%), la mayor agilidad en la toma de decisiones (20%), una mejora en la conciliación personal y laboral (13%), una mejora de la seguridad (11%) y un ahorro en desplazamientos (10%).

Entre las empresas que más realizan reuniones presenciales, son las de menos de 100 empleados las que más lo hacen (85%). No obstante, el 77% de los encuestados asegura que las reuniones en su empresa se siguen haciendo en persona o por teléfono.

A pesar de haber un gran interés por la colaboración entre empresas, el 70% de las más de 200 consultadas no tiene claro en qué consiste exactamente. Todo a pesar de que muchas están utilizando herramientas de colaboración empresariales. Por ejemplo, las soluciones de trabajo compartido para documentos, que utilizan el 68% de las empresas encuestadas. El 55% emplean la mensajería instantánea corporativa, el 53% la videoconferencia por ordenador, y el 50% la videconferencia de sala. Eso sí, sólo un 7% de las compañías emplean una solución de colaboración completa.

Otro de los aspectos destacados de este estudio es que el concepto de transformación digital ya está popularizado en la sociedad, y más del 80% de los CEOs de las empresas del índice FT500 están inmersos en un proceso para conseguirla. Sobre todo, la transformación se centra en varios ámbitos de la empresa. Entre ellos destaca la gestión de la información y la manera de trabajar de las personas que forman la organización. Aparte de esto, el 81% de las empresas encuestadas apunta que la gestión de las personas es el aspecto más importante en cuando a colaboración entre empresas.

El estudio también recoge las principales prioridades de inversión en TI de las empresas participantes. De ellas, un 39% tiene como prioridad a la mejora de procesos, y el 30% a las iniciativas cloud. Por detrás quedan las soluciones de analítica de Big Data (13%) y los sistemas de videoconferencia y software para compartir información, dentro de la colaboración empresarial (9%).

Dos tercios de las empresas que han participado en el estudio están bastante satisfechos con el uso de herramientas colaborativas, y un 15% destacan que su experiencia es totalmente satisfactoria. Por otro lado, para las empresas encuestadas, la principal razón para adoptar sus soluciones de colaboración ha sido la integración de herramientas, tecnologías y dispositivos (48%) sobre el ahorro de costes (11%).

Eso sí, el 71% de las compañías que han participado en la elaboración del estudio de Rich e IDC considera que el sistema de colaboración que utilizan no es óptimo. En cuanto a la contratación de un proveedor de servicios externo de servicios de colaboración, el 68% de las empresas aseguran que su principal criterio para contratarlo es su experiencia y profesionalidad. El 41% lo hace para facilitar las actualizaciones tecnológicas y el despliegue de nuevas aplicaciones, y el 36% para mejorar la protección en materia de seguridad.

Además, las soluciones de colaboración también contribuyen a reducir la brecha entre las distintas generaciones que trabajan en las empresas. Según el 35% de los encuestados, los empleados más jóvenes demandan herramientas de última generación, y los de más edad buscan más preparación y formación. Tal como lo ve Ramón Martín, CEO de Ricoh para España y Portugal, «las soluciones de colaboración empresarial ayudan a mejorar la experiencia del empleado y reducen la brecha intergeneracional. Debe ser impulsada desde la dirección, y adoptada por todos los empleados como parte de la cultura empresarial para que tenga un impacto positivo en toda la organización«.