Diez claves para conseguir un entorno de impresión eficiente y sostenible

La optimización de un entorno de impresión profesional puede ser una tarea complicada, sobre todo en empresas de gran tamaño que tienen una gran cantidad de dispositivos y que deben cubrir necesidades diversas.

Es evidente que las particularidades de cada empresa y de cada grupo de trabajo acabarán determinando las medidas específicas a tomar para conseguir esa optimización de su entorno de impresión, pero existe una base que podemos considerar como común a cualquier entorno de impresión y que nos ayudará no sólo a mejorar en términos de eficiencia, sino también en materia de sostenibilidad y de respeto por el medio ambiente.

En este artículo os vamos a dejar diez claves sencillas pero imprescindibles para recorrer con éxito el camino hacia un entorno de impresión eficiente y sostenible.

1-Compra lo que realmente necesitas

A la hora de crear o renovar un entorno de impresión debemos ser totalmente conscientes de las necesidades de nuestra empresa, ya que es la única manera de cubrirlas adecuadamente.

Esto implica que debemos adquirir los equipos apropiados y no dejarnos llevar por los más económicos, ya que es una inversión que a la larga puede acabar haciéndonos perder dinero si no hemos elegido correctamente.

2-Utiliza consumibles originales de gran capacidad y packs de ahorro

Los consumibles de gran capacidad permiten imprimir más por menos dinero, al igual que ocurre con los packs de ahorro, que normalmente integran cartuchos de color y blanco y negro a un precio menor del que pagaríamos si los compramos por separado.

Con este tipo de consumibles y packs reducimos en gran medida el coste por página, de manera que suponen un ahorro directo que notaremos desde el primer mes.

3-No malgastes papel ni tinta

Esto implica que debemos recurrir a la impresión a doble cara siempre que sea posible, además de utilizar el papel adecuado en todo momento en función de los trabajos que vayamos a realizar.

También debemos intentar aprovechar documentos defectuosos, papel impreso por una sola cara y utilizar siempre el modo borrador para los documentos internos.

Finalmente evitar las impresiones innecesarias también juega un papel clave en este punto, y en el concepto de impresión inteligente.

4-Revisar antes de imprimir y utilizar el modo adecuado

Es una forma muy habitual de derrochar recursos. Debemos ajustar siempre la calidad de impresión en función del uso que vayamos a dar al documento, limitando el color y la calidad alta sólo a los casos en que realmente sea necesario.

Por otro lado antes de llevar a cabo una impresión debemos revisar que todo está correcto y que realmente necesitamos ese documento impreso de esa manera, ya que el más mínimo error nos llevaría a tener que volver a imprimir.

5-Programas de reducción de consumo energético y control de la impresora

Las impresoras actuales vienen con programas de ahorro de energía que implican, por ejemplo, el apagado automático cuando llevan un tiempo sin ser utilizadas.

Es conveniente usar estos programas siempre que sea posible, aunque también es recomendable adoptar programas de control de impresión en nuestra empresa, ya que nos permitirán gestionar mejor los gastos de impresión y detectar ineficiencias que posteriormente podremos corregir.

6-Cuida tu impresora, pero no mantengas sistemas muy viejos

El cuidado de un dispositivo de impresión afecta positivamente a su buen funcionamiento, ya que mantendrá su vida útil por más tiempo y dará menos errores de impresión, lo que se traduce en una reducción de costes, pero no debemos llevar la idea al extremo.

Como sabemos la tecnología avanza, y llega un punto en el que determinados equipos acaban quedando obsoletos y convirtiéndose en sí mismos en una ineficiencia, por mucho que los hayamos cuidado y por mucho que pongamos de nuestra parte.

Así, la renovación periódica de equipos de impresión juega un papel fundamental que deberemos tener en cuenta siempre.

7-Formación de los empleados

Impartir una formación básica a los trabajadores para que sean conscientes de la importancia de la impresión también resulta de gran ayuda para mejorar la eficiencia del entorno de impresión y reducir los costes.

En sí mismo representa una inversión y por tanto un gasto, pero la misma acabará dando frutos que beneficiarán a la empresa.

8-Cuida la seguridad del entorno de impresión

Un pilar básico, ya que un entorno de impresión que no cuenta con las medidas de seguridad adecuadas está expuesto a ataques y puede acabar suponiendo un perjuicio importante para nuestra empresa.

Obviamente nuestras necesidades en este sentido pueden variar en función de las particularidades de nuestra, así que debemos ser plenamente conscientes de lo que más nos conviene y adoptar las medidas necesarias.

9-Cuida los detalles

Existen detalles que tienen un impacto importante en los costes de impresión, como por ejemplo la fuente de letra utilizada o el ritmo de impresión.

Puede parecer poco importante pero tienen un impacto considerable en los costes de impresión, así que siempre que nos sea posible debemos utilizar fuentes Garamond o Courier, que consumen poca tinta, y realizar los trabajos de impresión sin interrupciones.

10-Programas de reciclaje

Los programas de reciclaje de consumibles y de impresoras antiguas son una forma segura y respetuosa con el medio ambiente de deshacernos de los residuos que genera un entorno de impresión y de los equipos que ya no necesitamos.

Es una gran idea para enfrentar renovaciones de entornos de impresión, ya que simplifica el proceso y evita además que dichos equipos acaben tirados en sitios donde puedan tener un impacto negativo para el medio ambiente.