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Los 14 pasos a seguir para automatizar tareas de TI

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Los 14 pasos a seguir para automatizar tareas de TI

Automatizar tareas de tecnología es muy importante para los departamentos de TI de las empresas. Especialmente para los que no andan sobrados de personal y sí de carga de trabajo. Si automatizan tareas que tienen que realizar con frecuencia y pueden programarse para que se hagan solas conseguirán un tiempo precioso para realizar otro tipo de tareas más importantes. Y sobre todo, más atractivas.

Pero la automatización no solo consigue eso. También puede ayudar a reducir el nivel de error al eliminar la intervención humana. O mejorar su precisión. Por todo esto, automatizar tareas es mucho más importante de lo que parece. Eso sí, no se puede automatizar cualquier tarea ni hacerlo de cualquier modo. Todo proceso de automatización debe planificarse con cuidado para aumentar sus posibilidades de éxito. Lo conseguirás siguiendo los pasos adecuados, que te mostramos a continuación.

1 – Elige los procesos que pueden automatizarse

Uno de los ingredientes principales para el éxito de la automatización de un proceso es su elección adecuada. Hay cargas de trabajo que pueden automatizarse mejor que otras, por lo que es importante que te centres especialmente en las primeras.

Los procesos que son más adecuados para la automatización son los que son repetitivos y hay que hacer con mucha frecuencia. También los que precisan que se encarguen de ellos muchos empleados. O los que siguen una lógica de negocio sencilla y usan datos estructurados. Tampoco hay que olvidarse de los que se benefician en gran medida de poder estar en funcionamiento las 24 horas del día, y los que mejoran si aumenta la precisión.

2 – Ten un objetivo grande, pero empieza por algo pequeño

Es probable que cuando empieces a automatizar tareas en tu empresa tengas prisa por automatizar una buena cantidad de ellos. Pero no hay que dejarse llevar por ella. Es importante empezar por automatizar procesos sencillos y de bajo riesgo. Es decir, por los que se pueden automatizar con rapidez y de manera sencilla.

Estas primeras implementaciones se pueden utilizar además para mostrar a directivos y otros departamentos los beneficios de la automatización en la empresa. También permitirán que los miembros del equipo ganen experiencia en automatización, lo que les dará más pistas para saber qué otras automatizaciones pueden abordar a continuación,

3 – Antes de automatizar, optimiza

Antes de proceder a automatizar un proceso, es imprescindible comprobar si está todo lo ajustado posible para que funcione mejor. Es probable que los procesos más antiguos, especialmente los que dependen de tecnología heredada y prácticas desfasadas, así que revísalos para ver si puedes mejorar su operativa. Antes de empezar con la automatización analízalos e intenta hacer que se realicen con mayor sencillez. Al hacerlo no solo conseguirás que se completen de manera mas rápida y sencilla. En muchos casos conseguirás que sea menos costoso automatizarlos.

4 – Identifica lo que necesitas para la automatización, y los problemas que causará

Todas las automatizaciones tienen como fin solucionar un problema o cubrir una necesidad. Por eso hay que comenzar por identificar el problema o la necesidad. Puede que respondan a una petición de la comunidad de usuarios de un producto o servicio, o que lo plantee el departamento de TI, pero en cualquier caso el objetivo tiene que ser siempre poder realizar una tarea de TI de forma fiable y sin necesidad de intervención por parte de un humano.

5 – Valorar la metodología que lleve a la mejor solución

Los procesos de automatización se pueden realizar de varias maneras: programación de tareas, mediante escritura de código, llamadas a APIs, scripts de Power Shell o tareas Cron. Eso sí, valora bien el elegido, teniendo en cuenta que debe ser siempre lo más sencillo y directo que se pueda.

6 – Comprobar si se pueden utilizar soluciones existentes

Para automatizar tareas, recicla todos los procesos de automatización que puedas. Hay mucho conocimiento compartido y muchos recursos entre los que bucear que te resultarán mucho más cómodos que la creación de un proceso de cero. Bastará con tomar las soluciones planteadas y adaptarlas para tus fines. Es algo muy común. Si no se puede o no encuentras ninguna automatización adecuada, asigna personal específico para desarrollar una automatización desde cero.

7 – Asegúrate de que la automatización pasa una revisión de seguridad y riesgos

Es importante que la solución de automatización que elijas no viole ningún estándar o protocolo. Hay que evitar, por ejemplo, el tráfico no encriptado, el almacenado de contraseñas o dar acceso y permisos no adecuados. En muchos casos, la solución requerirá contraseñas, pero tienen que ir siempre protegidas. De esta manera evitarás brechas de seguridad que lleven a accesos no autorizados.

8 – Desarrolla una solución de prueba y preséntala

Crea un modelo funcional de tu mecanismo de automatización y asegúrate de que incluye mecanismos de alerta. De esta manera queda registrado si falla o si tiene éxito. Pásasela a directivos o a otros empleados de relevancia en TI para confirmar que está a la altura, y si es necesario haz los ajustes que sugieran.

9 – Implementa la solución y vigila los resultados

Cuando empieces a automatizar tareas, asegúrate de confirmar que los procesos funcionan como se esperaba y que pueden ejecutarse de manera independiente y sin intervención manual. Es aconsejable revisar los procesos durante varios días. Haz los ajustes necesarios si no sale del todo bien.

Cuando todo funciona bien, presenta los resultados en reuniones de dirección o de departamento. Con frecuencia es necesario que una automatización funcione según lo esperado para que se de luz verde para avanzar con más automatizaciones.

10 – Cuando aparezcan nuevas tecnologías busca maneras de mejorar la automatización

Una automatización no tiene que ser estática, sino que debe mejorar a medida que vayan apareciendo nuevas tecnologías que lo hagan posible. En muchos casos, el uso de plataformas low-code permite no solo agilizar la puesta en marcha de automatizaciones, sino que también permite agilizarlas cuando aparezcan nuevas funciones en ella.

Además, incluso los empleados que no tengan mucha experiencia o habilidades TI podrán realizar automatizaciones para agilizar su trabajo sin demasiado esfuerzo ni preocupaciones por cumplir normativas.

11 – Elige la herramienta de automatización adecuada

Las tareas discretas, como pasar datos estructurados de un sistema a otro, pueden abordarse mejor con automatización robótica de procesos. Si hay muchos tipos de tareas distintas para automatización, o el objetivo de la automatización es en sí un proceso y no una tarea, puede que tenga sentido que utilices una herramienta de automatización de procesos.

12- Piensa en aumentar el pack de herramientas que usas para la automatización

A medida que las tareas tecnológicas se vuelven más complicadas por suma de otras o por personalización, también se vuelven más complicadas de gestionar y asegurar. Valora utilizar una herramienta de automatización que se integre con varias apps y sistemas para mejorar sus funciones y conseguir más versatilidad.

13 – Mapea el proceso de principio a fin

Tener una visibilidad completa del proceso de TI desde el inicio hasta el final puede marcar la diferencia entre una automatización que funcione y otra que falle. Identifica lo que activa el proceso, todas las tareas y actividades en el flujo del mismo, y el resultado que aparece cuando se termina el proceso. Entonces revisa cada componente del proceso en busca de potencial de automatización.

14 – Estandariza el proceso y utiliza reglas y condicionales

Cuando tanto los procesos como las tareas están estandarizadas, ofrecen resultados más consistentes, y facilitan el refuerzo de la seguridad y el cumplimiento de normativas. Además, para evitar problemas con información y datos que falten o estén incompletos, además de asegurar que la información y las peticiones siguen la ruta correcta, usa normas y condicionales. De esta manera conseguirás facilitar el flujo de trabajo.

Redactora de tecnología con más de 15 años de experiencia, salté del papel a la Red y ya no me muevo de ella. Inquieta y curiosa por naturaleza, siempre estoy al día de lo que pasa en el sector.

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