El Club Atlético Osasuna impulsa su transformación digital con DocuWare Cloud

El Club Atlético Osasuna, referente del fútbol español con más de cien años de historia, ha dado un nuevo paso en su proceso de modernización al migrar toda su gestión documental a DocuWare Cloud, una tecnología DocuWare, líder global en soluciones de gestión documental.

Esta decisión forma parte de una estrategia más amplia del club para mejorar su infraestructura y procesos internos, en línea con otras iniciativas recientes como la renovación del estadio de El Sadar y la inversión en tecnología aplicada a la gestión.

La necesidad de cambio era clara: el crecimiento del club había provocado un notable aumento en el volumen de facturas y documentos, lo que generaba una sobrecarga operativa en el área de contabilidad.

El sistema anterior, basado en una combinación de archivos físicos y estructuras de carpetas en servidores, implicaba procesos manuales ineficientes como la impresión y distribución de facturas digitales para su aprobación, explican desde la compañía tecnológica.

Con la implantación de DocuWare Cloud, el Osasuna ha logrado digitalizar por completo este flujo de trabajo. Las facturas —unas 100 semanales— se suben ya desde las distintas ubicaciones del club, o bien escaneando los recibos en papel o bien integrando directamente los correos electrónicos mediante Outlook. El sistema captura automáticamente los datos clave, archiva los documentos y los distribuye electrónicamente a los departamentos responsables. La aprobación se realiza con un sello digital y todo el proceso queda registrado para asegurar la trazabilidad.

“Trabajar con DocuWare es comparable a utilizar una página web. Por eso, nuestros usuarios se sienten más seguros que nunca. DocuWare tiene la tasa de aceptación más alta en comparación con otras aplicaciones de software”, destaca David Corroza Senosiain, IT Manager de Osasuna.

Actualmente, doce empleados trabajan con esta solución en la nube, para la aprobación de facturas y en procesos como la facturación de suscripciones y la venta de entradas. Además de mejorar la eficiencia, la transformación ha reforzado la seguridad documental, un aspecto clave en una entidad que gestiona información especialmente sensible, como contratos de jugadores y documentación financiera.

Gracias al sistema de derechos de acceso de DocuWare Cloud es posible definir con precisión quién puede consultar cada tipo de archivo. De este modo, los departamentos pueden acceder de forma autónoma a los documentos que necesitan, sin depender del área de contabilidad.

El club ya ha anunciado su intención de ampliar el uso de la plataforma en los próximos años, integrando nuevos procesos como la gestión de contratos y personal, así como las actividades de la Fundación Osasuna. Esta evolución cuenta con el respaldo de LaLiga, que promueve activamente la digitalización entre los clubes como vía para optimizar su funcionamiento interno.

“Cada vez más organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, apuestan por soluciones cloud para ganar agilidad, trazabilidad y control. El caso del Osasuna demuestra que la tecnología puede adaptarse a las necesidades reales del día a día y liberar al talento humano de tareas repetitivas”, afirmó el country manager de DocuWare para España y Portugal, Roger Alves.

Este caso de éxito pone de manifiesto el impacto real de las soluciones de DocuWare en el sector deportivo, al ayudar a entidades como Osasuna a ganar eficiencia, agilidad y seguridad, sin renunciar a la cercanía y al control que exige una organización de primer nivel.