Empresas y ciudadanos piensan de forma distinta al enfrentarse a la factura electrónica

Según un estudio de la Federación de Usuarios y Consumidores Independientes (FUCI), empresas y ciudadanos piensan de forma distinta al enfrentarse a la factura electrónica. Las primeras apuestan por la implantación progresiva del formato electrónico, que les permite mejorar la gestión del negocio y reducir costes. Por su parte, la mayoría de los consumidores, el 67,4 %, prefieren recibir las facturas en papel.

Según destaca Alberto Redondo, director de Marketing de Seres, líder europeo en el mercado de soluciones de desmaterialización electrónica de documentos desde hace más de 20 años, las empresas lo han tenido más difícil y, sin embargo, esta dificultad  no les ha impedido adoptar la eFactura.

“Han entendido que estamos construyendo la sociedad digital y no tiene sentido mantener el papel, el problema es que hay mucha confusión y falta de información. Por eso hemos definido cinco reglas de oro para ayudarán a las empresas a migrar a la eFactura con éxito y sin traumas”, señala Redondo.

Por ello da algunas pautas para que se enfrenten con éxito a la factura electrónica:

• Elije un servicio de eFactura que te permite participar y crear un entorno colaborativo no restringido donde tu proveedor podrá enviar facturas y recibir pedidos sin necesidad de acceder al portal de su empresa. Imagínate los frenos que tu proveedor va a poner si tiene que acceder a cada portal de proveedor de cada cliente.
• Si le pides enviar factura electrónica a tu proveedor, te llamará, te preguntará qué es, qué significa, que formato y canal tiene que utilizar, si tiene que hacerlo ya o no, etc. Busca un servicio que se  encargue de dar asesoramiento personalizado a tus proveedores y aportarle el estado de proyecto. Un único interlocutor para todos sus proveedores.
• Elije un servicio global que se adapte al nivel y necesidad tecnológica de cada proveedor. No te preocupes si tu proveedor es alemán, francés, o español, un buen servicio te aportará una solución para intercambiar documentos según el nivel y el sistema de gestión (SAP, Dynamics, Oracle, SAGE…). Busca un servicio que cubra todas las posibilidades electrónicas y, también, la gestión del papel.
• Los servicios de calidad permiten a tu proveedor asegurar si el documento ha sido recibido o enviado por su entidad. Busca el servicio de «tercero de confianza» que aporte trazabilidad, seguridad y credibilidad al intercambio de documentos.
• Abrir un canal de comunicación con tus proveedores permite que la gestión logística se pueda automatizar y gane agilidad (Cadena de suministro: Pedido-Albarán-Orden de recepción de mercancía y Factura electrónicos), que la gestión de la aprobación de la facturas sea más independiente (sabrá que facturas tendrá que conformar para que Contabilidad las gestione y tesorería las pague), etc.