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¿Qué pasa cuando termina una suscripción a Office 365?

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Microsoft tiene bien aprendida la lección de que es más sencillo retener a un suscriptor que conseguir uno nuevo, por lo que hacen todo lo posible para que renueven sus suscripciones, y han puesto todo sus esfuerzos en su herramienta Office 265, sobre todo, tras el descenso de nuevos suscriptores que está experimentando. Así, cuando una empresa deja de pagar una cuota de la suscripción a Office 365, o la cancela, los datos y las aplicaciones a las que se tenía acceso hasta entonces no desaparecen automáticamente. Lo que sucede es que la compañía inicia un proceso de desconexión gradual de los accesos a administradores y usuarios compuesto por tres pasos, pero deja la puerta abierta a una posible renovación durante varios meses.

Según Computerworld, durante los 30 primeros días que siguen al final de una suscripción, Microsoft da una especie de periodo de gracia, ya que todo funciona como si se hubieses pagado. Los usuarios tienen acceso normal a todas las aplicaciones y servicios de Office 365 contratados por la empresa. Las aplicaciones que están instaladas pueden lanzarse, y no desaparecerá ningún dato de los servidores de la compañía.

Además, se pueden seguir agregando aplicaciones adicionales a los dispositivos de los usuarios. Los administradores pueden acceder a todas las funciones del portal central de administración de la suite, e incluso pueden asignar licencias a los empleados. Es aconsejable que, si la empresa planea abandonar su uso, se haga una copia de seguridad de los datos, si no, la factura de la suscripción se puede pagar con normalidad en cualquier momento de ese periodo de 30 días.

Eso sí, los usuarios de las versiones de macOS de Office instaladas a través de una suscripción de Office 365 no cuentan con este periodo de gracia, y pasan directamente al estado de “deshabilitado”, que se activa durante el segundo mes desde el último pago de la cuota de suscripción y dura 30 días.

Solo para administradores

Durante esos tres meses, los empleados pierden el acceso a sus cuentas de usuarios, que pasa a estar en una estado “solo para administradores“. Pueden seguir accediendo al portal de administración y hacer una copia de seguridad de los datos de los empleados que estén en los servidores de Microsoft. Eso sí, durante estos 90 días, los administradores no pueden asignar licencias a los empleados.

Las aplicaciones que usan los empleados pasan a contar con funciones reducidas, lo que implica que la mayoría estarán desactivadas. Se podrán abrir archivos con ellas, verlos e imprimirlos, pero no editarlos o guardarlos. Puede que incluso las aplicaciones no puedan lanzarse desde el Escritorio, y solo lo hagan si se hace click en un archivo compatible con alguna de ellas. En este periodo, la suscripción todavía puede renovarse.

Transcurridos 121 días desde la cancelación de la suscripción, o de su impago, la suscripción queda oficialmente desactivada. Nadie puede acceder a los servicios ni a las aplicaciones, por lo que ya no se pueden hacer copias de seguridad de los datos de los empleados. De hecho, Microsoft empezará entonces a borrar los datos de la suscripción de sus servidores, un proceso que finalizará en tres días. La suscripción ya no se puede renovar, por lo que si una empresa que se encuentra en este punto quiere seguir utilizando Office deberá poner en marcha una nueva suscripción a Office 365 o utilizar licencias perpetuas e individuales para cada aplicación.

Foto: Raysonho @ Open Grid Scheduler / Grid Engine

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