Claves para reducir los costes de impresión: papel y energía

En este artículo ya vimos que para reducir los costes de impresión uno de los pasos más importantes que debemos dar es la renovación de impresoras.

Mantener impresoras obsoletas o con demasiados años encima puede ser contraproducente por las razones que ya vimos en aquél artículo, y pueden tener además consecuencias directas en la capacidad de trabajo de nuestra empresa.

Hoy vamos analizar otros dos puntos clave que afectan en gran medida a los costes de impresión de nuestra empresa, el papel y el consumo energético, y veremos cómo podemos reducirlos.

Consumo energético

En empresas de gran tamaño que utilicen más de una impresora puede representar un coste importante y su reducción puede tener efectos muy positivos.

Podemos reducirlo de varias formas:

• Utilizando los modos de ahorro de energía de la impresora, ya que si los desactivamos no estaremos aprovechando una característica importante que  ayuda a reducir el consumo y además actúa de forma automática.
• No debemos apagar la impresora si vamos a tener que encenderla dentro de poco tiempo, ya que consumirá más energía al tener que volver a estar lista. En los entornos de trabajo donde se imprime de manera casi constante es mejor tenerla encendida hasta que termine la jornada de trabajo.
• Es mejor imprimir en tiradas cortas sin importar la frecuencia si tu empresa utiliza soluciones basadas en tinta, y en tiradas largas y continuadas en el caso de su entorno de impresión esté basado en impresoras láser.

Consumo de papel

El papel es un tipo de consumible del que depende la calidad de nuestros trabajos de impresión y también los gastos que se producirán en el entorno de impresión de nuestra empresa.

Al ser un elemento tan importante no podemos descuidarlo, pero por suerte hay diferentes formas de reducir su impacto en nuestros costes de impresión sin tener que sacrificar calidad o imprimir menos:

1. No utilizarel mismo papel para todo: es posible conseguir papel de diferentes calidades y formatos, cada uno con precios diferentes, pero debemos saber cuándo utilizar uno y otro. Por lo general el papel de mayor calidad se debe utilizar en documentos externos, mientras que el papel más económico nos sirve perfectamente para documentos internos e impresiones que se vayan a desechar en poco tiempo.
2. El papel reciclado puede ser una buena opción: este tipo de papel genera rechazo en labores de impresión, pero es muy económico y nos puede ayudar a reducir los costes, sobre todo cuando trabajamos con grandes cantidades de documentos internos. Su uso se debe limitar, como dijimos, a impresiones que vayan a ser usadas en el círculo de la empresa. Antes de empezar a utilizar papel reciclado debemos asegurarnos de que nuestra impresora lo soportará sin problemas.
3. Utiliza la impresión a doble cara: es la forma más sencilla, rápida y cómoda de reducir el consumo de papel a la mitad. Con la impresión a doble cara podemos conseguir un ahorro muy grande en consumo de papel, así que debemos utilizarla siempre que nos sea posible.
4. Aprovechar el papel ya utilizado: si necesitamos imprimir documentos internos que van a tener un ciclo de vida muy corto podemos aprovechar el papel que haya sido impreso por una única cara.