Brother: seguridad total

Puede parecer una exageración pero, en realidad, no lo es: no asegurar la impresión de documentos en despachos y oficinas es abrir la puerta a un sinfín de problemas que, tarde o temprano, pueden traducirse en complicaciones complejas. Y es que de poco sirve que tengamos una estricta política de protección de nuestros activos digitales si, en el momento en el que cualquier empleado pulsa el botón «Imprimir», las medidas de seguridad dejan de ser efectivas. Podría poner ejemplos, pero lo cierto es que todos hemos visto, en muchas ocasiones, bandejas de salida de impresoras con algunos documentos «huérfanos», y que en el mejor de los casos acabarán, días después, en la papelera. Y sí, digo que es el mejor de los casos porque en el peor, ¿quién sabe en qué manos pueden acabar? ¿Y qué ocurre si determinada información cae en las indebidas?

El problema es que, en muchas ocasiones, la impresión de documentos no se incluye en las políticas de seguridad, quizá por desconocimiento o quizá porque no existen demasiadas soluciones destinadas precisamente a este fin. Dicho de otra manera, muchos administradores de sistemas piensan que no hay manera de proteger la información una vez que decidimos que la necesitamos en papel. La buena noticia es que esta percepción es errónea, y que soluciones como las ofrecidas por Brother nos permiten saber que, una vez pulsado el botón para imprimir, los documentos seguirán estando protegidos.

La solución de seguridad más revolucionaria de Brother es, sin duda, SecurePrint+, una tecnología de la que ya te hemos hablado, y que permite que, aún enviados los documentos a la impresora, estos no se impriman hasta que la persona se acerque al equipo y emplee una tarjeta NFC (Near Field Communication), personalizadas para cada empleado, acreditando que ya lo puede recoger. Solo en ese momento, y no antes, se iniciará la impresión, siempre bajo control del responsable del documento. De esta manera, si por olvido o por imposibilidad no podemos ir a la impresora a recoger las copias, el documento no llegará a imprimirse y, por lo tanto, la información contenida en el mismo no quedará expuesta sin control. Esta función está disponible en los equipos Brother MFC-L9570CDWTSP, Brother MFC-L6900DWTSP, Brother HL-L9310CDWTSP y Brother HL-L6400DWTSP.

Impresión Segura de Brother

Otra interesante alternativa es Impresión Segura de Brother. Con ella también podemos proteger nuestros activos digitales al transferirlos al papel, pues a la hora de enviarlos a la impresora podemos bloquear su impresión, mediante un código PIN de cuatro dígitos, configurado previamente en el controlador de impresión, que tendremos que teclear en el dispositivo para obtener las copias, que no se imprimirán hasta ese momento. Esta función, disponible en una gran variedad de sistemas de impresión de Brother, permitirá que cualquier trabajador, en cualquier momento, pueda imprimir documentación de contenido sensible, con la garantía de que nadie podrá ver los mismos.

Pero la seguridad, para Brother, va mucho más allá. Porque, por ejemplo, puede haber empleados que, por sus funciones, tengan que escanear documentos, pero no imprimirlos. Con un sistema normal, no es posible limitar las funciones según el usuario que lo emplee, pero el Bloqueo Seguro de Funciones permite ajustar exactamente eso. Con la creación de perfiles adaptados a cada usuario, podemos hacer que cada uno solo pueda acceder a las funciones para las que previamente haya sido autorizado. Esto, además, no solo redunda en una mayor seguridad, sino que también, gracias a los sistemas de cuotas y perfiles de impresión (número máximo de copias, color, etcétera), podremos aplicar una política de gestión de costes que se ajuste a las necesidades de los trabajadores, ahorrando dinero.

Por último, se puede asegurar el uso que se le da al equipo por parte de los trabajadores con el Bloqueo de Configuración. Esta opción permite bloquear las opciones configuradas para cada función. De tal forma que se puede ahorrar tiempo evitando pre-configurar la máquina cada vez que se utiliza, así como controlar el gasto.

Así, ahora ya podemos establecer una política de seguridad en la que, el salto de digital a papel, no se convierta en un agujero de seguridad, y que los dispositivos de impresión también formen parte de la estrategia de seguridad global.

Artículo, en colaboración con Brother