Tres consejos para mejorar la productividad de tu empresa

El entorno de impresión es una pieza clave en lo que respecta a la productividad de cualquier empresa. De él dependen aspectos tan importantes como el flujo documental y la ejecución de determinados proyectos (paso del formato digital al físico y a la inversa), así que debemos darle la importancia que merece.

En este artículo os vamos a ofrecer tres consejos sencillos que  os ayudarán a mejorar la productividad de vuestra empresa a través del entorno de impresión. Podéis aplicar cada consejo por separado, pero lo ideal es que los utilicéis de forma conjunta para maximizar los beneficios.

1-Cubre las necesidades de cada departamento o grupo de trabajo

Es tan evidente como importante. En muchas ocasiones la organización y dotación de grupos de trabajo y de departamentos se simplifica de una manera excesiva, lo que supone que empleados que llevan a cabo tareas distintas acaban usando las mismas herramientas.

Para dar a cada departamento o grupo de trabajo lo que necesita primero debemos analizar sus necesidades reales, entender cómo trabajan y qué trabajo sacan adelante, y conocer también su estructura y las responsabilidades de cada miembro. Una vez que conozcamos esa realidad podremos dotarlos de los elementos que necesitan a nivel de hardware: impresoras, portátiles y tablets, y también a nivel de software, incluyendo herramientas de gestión y de seguridad.

En este sentido los entornos híbridos de impresión, basados en soluciones de tinta y láser, pueden ser una excelente opción para cubrir las necesidades de distintos departamentos y grupos de trabajo.

2-Organiza el suministro y el mantenimiento de las impresorsa

Elegir y dotar a nuestros trabajadores de las herramientas adecuadas es un primer paso para mejorar la productividad, pero también hay que mantenerlas y establecer un correcto suministro de aquellos elementos que se consumen con el uso, como por ejemplo los cartuchos de tinta y de tóner.

Lo normal es que ese trabajo recaiga sobre el departamento de TI, pero en muchos casos la carga que tienen que asumir acaba siendo superior a sus posibilidades y no pueden actuar con la velocidad y eficacia que realmente necesitamos.

Si el departamento de TI está saturado tampoco tendremos la oportunidad de hacer seguimientos periódicos y efectivos del estado de los equipos y sistemas de impresión, y no podremos por tanto buscar posibles deficiencias a nivel de seguridad, eficiencia y rendimiento con los que trabajar para ir aplicando mejoras gradualmente.

En este caso deberíamos apostar por realizar una externalización completa y los servicios de impresión gestionada (MPS) de HP son una buena opción, ya que nos ofrecen un soporte integral con el que cubrirán todas las necesidades de nuestra empresa.

3-Saca partido a las funciones avanzadas de tus impresoras

Es una excelente forma de incrementar la productividad de manera sencilla y rápida. Las impresoras de última generación cuentan con una serie de funciones y características avanzadas que simplifican su integración en cualquier entorno de impresión y permiten el trabajo desde casi cualquier dispositivo.

La presencia de conectividad WiFi y NFC potencia el BYOD y no sólo facilita la integración de las impresoras en nuestro entorno de impresión, sino que además simplifica su adaptación a cualquier cambio que se produzca a nivel interno.

Gracias al BYOD y a la integración de un sistema operativo propio en las impresoras de última generación es posible trabajar directamente desde aquellas, un avance importante que ha eliminado el clásico requisito del PC conectado por cable a la impresora.