Impresión gestionada de HP: descubre cómo actúa y qué puede hacer por tu empresa

Un entorno de impresión optimizado, seguro y eficiente conlleva un trabajo importante y supone, además, una gran responsabilidad. El trabajo no termina en ningún momento, ya que debemos realizar un seguimiento del estado del entorno de impresión, valorar los cambios en las necesidades de nuestra empresa, estar al tanto de nuevas amenazas y riesgos de seguridad y preparar el terreno para la introducción de los cambios y nuevas medidas que sean necesarias para mantener nuestro entorno de impresión actualizado.

Es un tema muy importante, ya que de ello dependerá el correcto funcionamiento de nuestra empresa. La carga de trabajo que puede representar establecer un entorno de impresión optimizado y su mantenimiento juega también un papel fundamental, ya que puede llegar a sobrepasar las capacidades del departamento de TI, y si esto ocurre tendremos problemas a corto plazo. Por ejemplo, puede que la eficiencia se disipe, que nuestras impresoras queden expuestas a amenazas de seguridad porque no se han implementado a tiempo las soluciones pertinentes o que tengamos un nivel de costes cada vez mayor, debido a una necesaria renovación de impresoras que todavía no se ha completado.

Como vemos son muchos frentes que cubrir y pintan un escenario complicado que, por suerte, podemos superar con los servicios de impresión gestionada de HP. En este artículo vamos a repasar sus diferentes fases de actuación, veremos sus claves más importantes y descubriremos todo lo que pueden hacer por nuestra empresa.

Fase de análisis del entorno de impresión

Estamos ante el primer paso y es sin duda uno de los más importantes, ya que con el se establecerán las bases a seguir. Los profesionales de HP estudian detalladamente cada empresa para identificar todas las claves de su entorno de impresión, incluyendo aspectos tan básicos como el volumen de trabajo, las necesidades de nuestros empleados, cuestiones de seguridad y posibles puntos de mejora.

En este nivel actúan los servicios de auditoría y de optimización, que sirven apara entender el uso actual que hacemos del entorno de impresión, encontrar costes ocultos y enfocar posibles cambios para conseguir un entorno de impresión más eficiente.

Fase de planificación

Ya se ha realizado el análisis y se han identificado los puntos clave de mejora, así que llega la hora de elaborar el plan de actuación que servirá de base para el establecimiento de todos los cambios necesarios en el entorno de impresión.

En esta fase se llevan a cabo decisiones tan importantes como la elección de los equipos de impresión a utilizar. Entran en juego los servicios de financiación y compras, que ofrece diferentes opciones cuando se planifican, adquieren, retiran o sustituyen activos para reducir el coste total de propiedad.

Implementación de equipos en el entorno de impresión

Consecuencia natural de las dos fases anteriores directa. Una vez que los expertos de HP han completado el estudio del entorno de impresión de la empresa y se ha procedido a seleccionar las nuevas impresoras a utilizar se empiezan a implementar los cambios y a integrar los nuevos equipos.

Esto incluye, además, una fase de formación para enseñar a los empleados a aprovechar las nuevas herramientas y los nuevos equipos de impresión. En este punto entran en juego los servicios de transición e implementación, que cuidan y garantizan la perfecta instalación de los equipos para que los usuarios saben sacarles el máximo provecho.

Fase de administración y mantenimiento

Estamos en al etapa final. Los servicios de impresión gestionada de HP no terminan en la tercera fase, sino que realizan un seguimiento y un mantenimiento del nuevo entorno de impresión para poder analizar el estado del mismo e identificar cómo evoluciona, ofreciendo una cobertura plena.

Esto permite dar respuesta a cualquier cambio en las necesidades de impresión de nuestra empresa, y facilita el mantenimiento de una optimización constante. En esta última fase entran en acción varios servicios:

• Servicios de administración y soporte: su objetivo es garantizar un retorno de la inversión de forma continuada optimizando la flota de impresión, cuidando el mantenimiento y controlando la gestión de consumibles.
• Servicios de flujo de trabajo y documentos: se automatizan los flujos de trabajo que hacen un uso intensivo de papel y se mejora la gestión de las infraestructuras de manera continua.
• Infraestructura de redes y gestión de activos: recurriendo a la tecnología más avanzada y a las mejores prácticas consigue instalar, configurar, mantener y supervisar de manera proactiva, remota, eficiente y segura cualquier flota de dispositivos y soluciones de imagen e impresión.
• Seguridad en el entorno de impresión: se implementan las medidas de seguridad que sean necesarias y que mejor se ajusten a las necesidades de cada empresa, haciendo además un seguimiento de las mismas.

El trabajo que realizan los expertos de HP a través de todas esas etapas permite dar forma a un entorno de impresión eficiente y seguro que se mantendrá en un estado óptimo a corto, medio y largo plazo.

No podemos terminar sin repasar las ventajas clave que ese trabajo supone para cualquier empresa:

1. Optimización del entorno de impresión: nuestro entorno de impresión será supervisado íntegramente por expertos de HP, que adoptaran las medidas necesarias para ponerlo a punto y adaptarlo de forma constante a las necesidades cambiantes de nuestra empresa. Esto tendrá efectos muy positivos a nivel de costes.
2. Liberación de recursos: la carga de trabajo que representa la gestión y la administración de un entorno de impresión profesional se traslada a los expertos de HP, lo que supone una importante liberación de recursos para nuestra empresa y para el departamento de TI.
3. Búsqueda constante de puntos de mejora: los expertos de HP ofrecen un servicio de asistencia y un soporte continuado, lo que significa que trabajan constantemente en la búsqueda de puntos de mejora con el paso del tiempo y los aprovechan llevar a cabo una actualización constante.
4. Mejoras en seguridad, gestión y flujo de trabajo: con los servicios de impresión gestionada de HP tendremos a nuestro alcance una política de gestión, fiscalización y seguridad totalmente adaptada a las necesidades de nuestra empresa, y todo ello será monitorizado permanentemente por los expertos de HP.