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Cómo elegir la mejor solución para tu próximo evento virtual

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Celebrar un gran feria, presentar un producto ante posible clientes, impartir un curso. Cada vez son más las compañías que han decidido trasladar al mundo virtual, eventos que hasta hace no demasiado tiempo se celebraban de forma presencial.

En muchos casos, es evidente, circunstancias como la actual pandemia causada por el COVID-19, han motivado este cambio. Sin embargo, muchos eventos que han pasado a celebrarse on-line han descubierto las ventajas de un formato que ofrece más flexibilidad a usuarios y empresas y que, bien organizados, tienen poco que envidiar a los que se celebran en persona.

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Para que estos eventos virtuales funcionen, tiene que funcionar en primer lugar el «componente humano», que tiene que saber leer las claves del nuevo formato. Pero tan importante como lo anterior, es contar con una plataforma que responda en todo momento y que ofrezca las herramientas necesarias para una experiencia completa y sin fricciones.

Plataformas de este tipo en el mercado hay unas cuantas y por lo tanto, escoger la que más nos interesa no siempre es sencillo: no es lo mismo una que pone el foco en la comunicación de persona a persona, a otra especializada en el desarrollo de cursos a distancia. Para saber qué alternativa puede ser la más interesante para cubrir con nuestras necesidades, en BlueJeans nos proponen responder a las siguientes preguntas:

¿Cómo es de flexible?

Una de las claves de un buen evento virtual es que los asistentes no solo puedan conectarse desde cualquier parte del mundo y con total flexibilidad, sino que además, puedan hacerlo de forma sencilla desde cualquier dispositivo (desde un portátil a un smartphone, pasando por una tablet).

¿Y de interactiva?

Las presentaciones y los eventos unidireccionales ya son cosa del pasado. Cada vez son más las empresas que hacen lo posible por involucrar a su audiencia, haciendo presentaciones y seminarios on-line en los que prima la comunicación bidireccional.

En esa comunicación, las plataformas que mejor funcionan no son solo las que permiten «ceder» el turno de palabra, sino compartir contenidos desde distintas fuentes, compartir de forma sencilla el escritorio, etc.

¿Tiene capacidad para escalar?

¿Cuántos espectadores pueden conectarse de forma simultánea a tu evento virtual? ¿Y cuántos pueden hacerlo sin que se produzcan «cuellos de botella» y por lo tanto, una pérdida notable en la señal de vídeo que se está transmitiendo?

Las soluciones más populares del mercado son aquellas que permiten escalar a todos los niveles, capaces de responder «sin pestañear» ante audiencias de 50.000 usuarios o que incluso, se integran en grandes plataformas como Youtube Live cuando la concurrencia que se espera, es aún más elevada.

¿De qué forma se administra?

A medida que un evento crece en asistentes, la organización del mismo también puede crecer en complejidad. En este sentido, para que la experiencia sea la adecuada, las mejores plataformas facilitan a las compañías trabajar con distintos roles, en función de lo que pueden hacer y la forma en la que se gestionan los distintos contenidos.

El más «pasivo» corresponde al de los asistentes, que consumen la información. Además, en estas plataformas suele existir el rol de «presentador«, encargado de dirigir frente a la cámara el evento y el de «moderador«, que ocupa un espacio técnico y que se ocupa de tareas como la admisión de usuarios, la dinamización del evento o la respuesta a algunas de las preguntas que se pueden plantear.

¿Qué experiencia proporciona a los usuarios?

Finalmente, en este tipo de plataformas, es interesante ser capaces de ofrecer a los usuarios una solución que en su diseño se hayan tenido en cuenta principios de usabilidad, con interfaces modernas, atractivas y fáciles de usar.

La plataforma debe ser capaz de transmitir también una imagen de marca, una experiencia de uso que refuerce los valores de la organización y que responda a las expectativas creadas.

¿Quieres saber más? ¿Te interesa descubrir con más detalle que características clave tiene que tener una gran solución para realizar eventos on-line? ¿Averiguar cuáles son los elementos que más va a valorar tu audiencia potencial? No te lo pienses más, rellena el siguiente formulario y descárgate, de forma completamente gratuita, la guía «Cinco preguntas que se debe hacer cuando elige una solución de evento virtual» elaborada por Bluejeans. ¡No te lo pierdas!

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