Las mejores prácticas para implementar un ERP en tu empresa

Dentro de las herramientas que necesita implantar una empresa de cara a su digitalización, un ERP es quizá de las más importantes. Se trata de una herramienta de planificación de recursos empresariales, que recoge y recopila en una sola plataforma todos los procesos de negocio principales que son imprescindibles para que una empresa funcione.

Entre ellos están los de finanzas, recursos humanos, fabricación de productos y/o desarrollo de servicios y cadena de suministros. Puede estar compuesto por distintos módulos, en función de las necesidades de cada empresa, que se pueden ir añadiendo unos a otros en función de las necesidades que vaya teniendo con el paso del tiempo. Pero ya en su nivel básico tendrá todo lo necesario para gestionar los procesos de mayor importancia en la compañía. Tanto, que ejercerá como un sistema de registro de prácticamente todos sus datos críticos.

Eso sí, un ERP no se puede adoptar ni desplegar en una empresa sin tener en cuenta una serie de variables. Tampoco sin un plan. Por eso, antes de comenzar a utilizarlo e introducirlo en tu empresa, necesitas tener en cuenta varios puntos, además del tamaño de la compañía, los departamentos en los que quieres implementarlo o las áreas de negocio que quieres que cubra. De otra manera, su implementación puede resultar fallida, y convertirse en un quebradero de cabeza. A continuación tienes las mejores prácticas a tener en cuenta para desplegar un ERP en tu empresa.

Definir los objetivos de negocio y comprobar la calidad de los datos

Quizá lo primero que es necesario hacer cuando en una empresa se plantea la adopción de un ERP es pensar y definir los objetivos que se pretenden conseguir con ello. Ya con ellos claros, elegir el ERP en cuestión. Quienes no lo hacen así corren el riesgo de debilitar las fortalezas de la empresa.

Es imprescindible que el primer paso en este camino sea clarificar y concretar los indicadores de rendimiento clave a tener en cuenta cuando se implante el ERP, además de realizar una planificación estratégica de objetivos para el ERP que esté en línea con los de la empresa.

La implementación de un ERP en la empresa es también un momento para clasificar y ordenar todos los datos de la empresa. También para controlar su calidad, para evitar que una buena implementación de este tipo de plataformas se vaya al traste porque los datos no tienen la calidad necesaria, son incompletos o están desordenados. Es especialmente importante si la compañía utiliza un ERP en la nube y analíticas impulsadas por IA, ya que en estos casos los datos son el ingrediente principal para que todo funcione.

En caso de tener que hacer migraciones de datos para mejorar su calidad y clasificación, es necesario establecer definiciones y formatos de datos consistentes. También hay que asegurarse de que estas prácticas de trabajo con datos consistentes se siguen en todos los sistemas y departamentos de una organización. Para evitar problemas en caso de que los datos sean muy numerosos o provengan de muchas fuentes distintas, es recomendable trabajar con un provedor de gestión de datos que ofrezca metodologías y herramientas completas adecuadas para organizar los datos.

Conoce las fortalezas y debilidades de la plantilla

Aunque siempre es importante tener claro este aspecto, en el caso de un despliegue de un ERP lo es todavía más. Este tipo de plataformas afectan a todos los departamentos de una compañía, y a la mayoría de sus procesos, con el objetivo de registrar todas las transacciones y conseguir información a partir de ellas.

Por eso es importante contar con el personal con la formación adecuada en cada punto, y que los conocimientos y habilidades para su manejo y gestión estén repartidos por toda la plantilla, en vez de centralizarlo todo en unos pocos trabajadores.

No tener a la plantilla debidamente formada cuando se despliega un ERP puede reducir significativamente su productividad. Por eso hay que evaluar sus capacidades de manera realista y formar a sus miembros que no tengan las habilidades necesarias para ello. En caso de que sea necesario, aumentar la plantilla con roles específicos para trabajar con un ERP puede resultar beneficioso.

Encuentra un partner de implementación de confianza y trabaja la metodología para conseguirlo

Contar con el partner adecuado para la implementación de un ERP es otro de los puntos imprescindibles a tratar en una empresa a la hora de ponerse manos a la obra. Por eso, invertir algo de tiempo en localizarlo puede retrasar un poco los planes, pero merece la pena. Contar con la ayuda necesaria y con un proveedor que comprenda todas las necesidades y particularidades del proyecto es de vital importancia.

Junto con el proveedor, el desarrollo de una metodología de implementación adecuada es muy importante para que todo salga bien. Para ello hay que concretar los requisitos del negocio, y comenzar en muchos casos por hacer pruebas de su funcionamiento en un entorno controlado, o sandbox. Así se podrá revisar cualquier complicación que surja, y abordarlas antes de su despliegue a gran escala.