ONLYOFFICE renueva su alternativa a Microsoft Office y Google Docs para empresas

ONLYOFFICE ha renovado su oferta para profesionales y empresas con el lanzamiento de ONLYOFFICE Docs 10 y la transformación de DocSpace en Apps. A las mejoras en sus editores se suman nuevas funciones de inteligencia artificial y una reorganización del trabajo compartido, con opciones para utilizar el servicio en la nube o administrar una instalación propia.

Los editores de ONLYOFFICE Docs son la base de la suite ofimática, mientras que Apps aporta el entorno para guardar documentos, organizar la colaboración y gestionar procesos. Ambos componentes pueden utilizarse en la nube o en servidores propios. Esa flexibilidad, junto a las opciones de integración y contratación, explica buena parte de su interés para organizaciones que quieren controlar su entorno de trabajo.

Compatibilidad e integración con las herramientas de la empresa

Una alternativa ofimática necesita facilitar el intercambio de archivos con clientes, proveedores y colaboradores. ONLYOFFICE trabaja con los formatos DOCX, XLSX y PPTX de Microsoft Office, además de ofrecer edición de PDF y formularios. Así, cubre las tareas habituales con documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, incluyendo la edición conjunta desde el navegador.

La suite también puede incorporarse a las herramientas que ya utiliza la empresa. Sus más de 50 conectores permiten integrarla con plataformas como Nextcloud, ownCloud, Odoo, SharePoint o Confluence, y dispone de API para desarrollos propios. Una organización que ya tiene resuelto el almacenamiento o la gestión documental puede añadir los editores a ese entorno, conservando sus servicios.

El acceso desde el navegador se completa con ONLYOFFICE Desktop Editors, las aplicaciones gratuitas para Windows, macOS y Linux. Permiten editar archivos locales sin conexión y conectarse a servicios compatibles para trabajar con la documentación compartida, dando continuidad al uso de la suite entre el escritorio y la web.

Código abierto, privacidad y soberanía tecnológica

La integración cobra especial valor cuando la empresa quiere mantener la documentación en su infraestructura. ONLYOFFICE puede instalarse en servidores propios o en una nube privada, con capacidad para decidir dónde se almacenan los archivos y cómo se administra el acceso. Un despacho que maneja contratos, por ejemplo, puede organizar el trabajo compartido conforme a sus políticas de confidencialidad.

A ese control se añade la transparencia del código abierto. Los componentes principales de Docs están disponibles bajo AGPLv3, lo que permite examinar y adaptar el software. Las ediciones comerciales incorporan funciones empresariales y soporte profesional. La soberanía tecnológica se concreta así en la posibilidad de elegir dónde ejecutar la suite, revisar su código e integrarla con otros sistemas.

Apps: del archivo al trabajo en equipo

Sobre esa base, la renovación de DocSpace como ONLYOFFICE Apps reorganiza el entorno de colaboración en cuatro aplicaciones: Files, Rooms, Forms y AI Agents. Sus funciones se pueden combinar según el trabajo que deba realizar cada equipo.

Files permite guardar y ordenar documentos y compartirlos con distintos permisos. Cuando el trabajo requiere reunir archivos y participantes alrededor de un proyecto, Rooms ofrece salas con reglas comunes de acceso. Hay modalidades para edición conjunta, intercambio público o documentación sensible mediante salas de datos virtuales. De este modo, un equipo puede preparar un espacio para colaborar con personas externas a la organización.

Forms se ocupa de los procedimientos que requieren recoger información: permite crear formularios PDF rellenables, distribuirlos, recibir las respuestas y exportar los datos. Solicitudes, inscripciones o trámites internos pueden gestionarse desde el mismo entorno en el que se prepara y comparte el resto de la documentación.

IA y mejoras para el trabajo diario

La renovación del entorno llega acompañada de mejoras en los editores de ONLYOFFICE Docs 10. Las hojas de cálculo agilizan el manejo de archivos grandes y el cálculo de funciones condicionales; el editor PDF permite eliminar metadatos e información oculta antes de compartir un documento; y las presentaciones pueden exportarse a vídeo. También se facilita seguir la edición de otro usuario y se amplían los ajustes de formato.

La inteligencia artificial utiliza el contexto del archivo abierto para ayudar a resumir o revisar textos, generar y explicar fórmulas, analizar datos y preparar presentaciones. Estas funciones se ofrecen desde los propios editores, de manera que el usuario puede trabajar sobre el documento sin trasladar su contenido a otra aplicación. En las ediciones de código abierto, las herramientas de IA se instalan por separado.

AI Agents lleva la asistencia al conjunto del espacio de trabajo: permite consultar bases de conocimiento y automatizar operaciones con archivos y aplicaciones. La conexión con herramientas externas se realiza mediante MCP, el protocolo que permite a los agentes utilizar sus funciones. Su cometido se distingue, por tanto, de la ayuda para redactar o analizar un documento concreto.

La elección del despliegue determina también las opciones de IA. En servidores propios se pueden conectar proveedores externos mediante API o utilizar modelos locales para mantener el procesamiento dentro de la infraestructura de la empresa. En ONLYOFFICE Cloud, la IA es opcional y se ofrece a través del servicio de ONLYOFFICE basado en OpenRouter, con pago por consumo. Desde la versión 10, este servicio sustituye la configuración con claves propias de proveedores de IA.

Coste y soporte según las necesidades

Estas diferencias de uso también se reflejan en la contratación. Las aplicaciones de escritorio gratuitas, las ediciones comunitarias y la cuenta gratuita en la nube permiten empezar con distintos niveles de recursos y responsabilidad técnica. Las modalidades comerciales añaden funciones y soporte para las organizaciones que necesitan asistencia profesional.

El plan Business en la nube se factura por administradores, con usuarios e invitados sin coste adicional. ONLYOFFICE Docs Enterprise, por su parte, basa sus licencias en conexiones simultáneas. El primer modelo puede favorecer el trabajo con equipos y colaboradores numerosos; el segundo permite dimensionar la licencia según la actividad concurrente, en lugar de hacerlo por el número total de usuarios.

La comparación económica debe incluir los recursos necesarios para cada modalidad: infraestructura y mantenimiento en un despliegue propio, o almacenamiento adicional y consumo de IA cuando se contraten. El margen para ajustar esos componentes es parte del atractivo de ONLYOFFICE: la empresa puede elegir cómo alojar, integrar y mantener sus herramientas de edición y colaboración documental.