5 costes ocultos de los procesos de impresión: los grandes desconocidos para las empresas

Luis Heras, director de Marketing de Xerox España.

La reducción de costes es una de las principales prioridades del CIO o director de Tecnología de cualquier empresa, y así lo ha señalado Gartner en su último informe sobre los aspectos que los CIOs consideran fundamentales para el buen funcionamiento de una empresa. De hecho, dada la situación económica actual, el ahorro de costes y el control exhaustivo de los gastos se han convertido en imperativos que ninguna organización debería descuidar si quiere seguir siendo competitiva en el actual escenario económico.

Por eso, resulta extraño que, durante años, este estudio de Gartner incluya la reducción de costes entre los tres principales objetivos de un CIO, pero nunca como la primera de sus prioridades. Esto se debe a que el ahorro de costes viene derivado de la puesta en marcha de otras herramientas que harán posible ese ahorro, como la implantación, entre otras, de tecnologías eficientes y asequibles que ayuden a las empresas a crecer y reducir gastos.

Es un hecho que el uso de las tecnologías de la información en los entornos empresariales está evolucionando a pasos agigantados y cada vez es mayor la presión que se ejerce sobre los departamentos de TI para que éstos respondan más eficientemente y ayuden a las empresas a ahorrar. ¿Cómo pueden hacerlo? Lo primero: deben investigar si las organizaciones están incurriendo en gastos innecesarios y detectar a qué se deben para suprimirlos lo antes posible.

En el caso de la impresión y gestión de documentos, la mayoría de las compañías considera que el presupuesto se dedica a hardware, mantenimiento y soporte pero, según afirma IDC, estas áreas sólo suponen una pequeña parte del gasto total. Y es que existe lo que los expertos denomina ‘costes ocultos’, grandes desconocidos de las empresas y generadores de posibles ‘agujeros’. ¿Cómo se pueden evitar? A través de los servicios de impresión gestionados, que permiten racionalizar el gasto y que ya están siendo utilizados por el 50% de las grandes corporaciones de todo el mundo, según los últimos datos de Quocirca.

La consultora también considera que las empresas gastan entre un 1% y un 3% de sus ingresos en imprimir y gestionar sus documentos, pero siguen sin ser conscientes de ello, como tampoco lo son de las cinco áreas que forman parte del proceso de impresión: contratación y administración, sostenibilidad medioambiental, soporte técnico y espacios de almacenamiento y oficina. Estas áreas son las verdaderas responsables de los costes ocultos y, curiosamente, también son las que ofrecen el mayor margen de ahorro si se combinan con una estrategia de servicios de impresión gestionados adecuada y eficiente. Y es que las empresas pueden conseguir ahorros de hasta el 30% si contratan estos servicios a un proveedor especializado en esta industria. Es decir, que para conseguir este ahorro tendrán que externalizar la gestión de los documentos y de los procesos de impresión para dejar estas tareas en manos de profesionales y expertos y centrarse en el éxito de su negocio, que es lo que realmente les preocupa.

En definitiva, las corporaciones no pueden esperar más a conocer realmente en qué procesos se gastan el presupuesto, es decir, no deberían descuidar ningún coste para evitar destinar dinero a recursos o herramientas que son innecesarias y que podrían suplirse con una estrategia y soluciones adecuadas.

Investigación, conocimiento, búsqueda de soluciones e implantación de las mismas son las claves para poder conseguir el éxito empresarial o, por lo menos, para mantenerse durante un periodo de crisis económica. La externalización de procesos no críticos para el negocio de una empresa, como suele ser la impresión y gestión documental, es una forma de lograr ese éxito, eso sí, siempre de la mano de un proveedor fiable que ofrezca no solo tecnología vanguardista, sino una consultoría personalizada. El objetivo es establecer la estrategia más adecuada para reducir costes, incrementar la productividad, mejorar la seguridad en la gestión documental y establecer entornos de trabajo más sostenibles.