Cómo usar la factura electrónica con la Administración

Vivimos momentos en los que la explosión del conocimiento humano y su análisis (Big Data) conviven con un mayor control de lo que se provee y de lo que se sirve. Hay que dar siempre buena cuenta del esfuerzo realizado y garantizar que se han cumplido con los compromisos contractuales. Esto es buena praxis en general y, más si cabe, cuando se establecen relaciones comerciales con la Administración donde el principio de transparencia y racionalidad económica son dos referentes indiscutibles. ¿Cómo se realizan tales justificaciones de servicios, bienes y contraprestaciones pecuniarias? A través de las facturas.

Las Administraciones Públicas realizan una ingente labor gestionando facturas de toda índole y, gracias a la evolución de la tecnología, han desarrollado en los últimos años la factura electrónica. Esta puede tener distintos formatos: estructurados (siguiendo estándares tipo XML, por ejemplo) o no estructurados (a través del escaneo correspondiente). ¿Qué debe cumplir a todas luces una factura electrónica? Debe estar firmada electrónicamente de tal manera que se garantice la siguiente triada: legibilidad, autenticidad e integridad.

Entre los formatos posibles, la Administración desarrolló el suyo propio: FACTURAE, que nació al amparo de la orden ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario sea la Administración General del Estado, u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla, y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. Esta orden no solo se queda en aspectos jurídicos sino que incide en la tecnología de firma. Así en su artículo 4 se puede encontrar que “estas facturas electrónicas deberán hallarse en el formato que se determina en el anexo de esta orden, ajustándose el formato de firma electrónica a la especificación XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), ETSI TS 101 903”.

¿Cómo presentar una factura electrónica a la Administración?

Desde hace poco tiempo se ha habilitado un portal web al efecto llamado FACe (a través de la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). Este portal “permite la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las administraciones que acepten la recepción de facturas en formato electrónico y que estén dadas de alta en el sistema”.

Básicamente, existen dos maneras de presentar las facturas:

1. Mediante una interfaz web dentro del portal.
2. A través de servicios web que automatizan la recepción y el envío de las facturas.

La generación de las mismas es competencia del proveedor, si bien “existen multitud de sistemas de gestión económica que permiten la generación de facturas en formato facturae 3.2./3.2.1. En cualquier caso si no dispone del software necesario, puede utilizar el sistema que el MINETUR pone a su disposición para generación de facturas en formato FACTURAE 3.2/3.2.1 en el portal www.facturae.es”. El proveedor, además de presentar una factura, puede consultar su estado o anularla en caso de advertir alguna incorreción. Eso sí, no puede ver las facturas presentadas originales ni descargarlas. Es decir, FACe no es un “almacén de facturas”.

¿Quién puede y debe usar la factura electrónica?

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público da nítida respuesta a esta pregunta: “Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica”. ¿Y si un proveedor no quiere presentarla? Solo podrá negarse si no se encuentra en uno de los siguientes casos tasados en el artículo 4:

• Sociedades anónimas.
• Sociedades de responsabilidad limitada.
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
• Uniones temporales de empresas.
• Agrupación de interés económico.

En resumen, toda relación contractual (entrega de un bien o prestación de servicio) con la Administración debe estar justificada mediante una factura. La Administración ha desarrollado un cuerpo bien nutrido tanto normativa como tecnológicamente: un formato (FACTURAE), un portal web de gestión (FACe), un soporte legal (Ley 25/2013, Orden HAP/1074/2014,  ORDEN PRE/2971/2007…) que ayudará a su implantación. La adaptación al uso de la factura supone un esfuerzo de recursos. En caso de que seas un proveedor de los tasados anteriormente en el artículo 4 de la ley 25/2013, estarás obligado normativamente. Si no, te recomiendo que poco a poco vayas adaptándote ya que el avance tecnológico es inexorable. La contrapartida es una mayor eficiencia técnica y económica a medio y largo plazo en la gestión económica de tu organización.

Javier González. Ingeniero en informática (UCM). Máster en Filosofía Teórica y Práctica con especialidad en lógica, historia y filosofía de la ciencia (UNED). Funcionario por oposición al Cuerpo de Gestión de Sistemas e Informática de la Administración del Estado. Jefe de servicio en la División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio de Justicia. Autor del libro “ÉTICA DIGITAL” y del blog “Ética y Administración”. Twitter: @Etica_Admon. Facebook: Ética y Administración.