Impresoras compartidas: tres claves fundamentales

Las impresoras compartidas se han convertido en una alternativa cada vez más popular en el sector profesional gracias a sus importantes ventajas, aunque también presentan algunos desafíos importantes que debemos tener muy en cuenta para evitar problemas.

Entre las ventajas más importantes que presentan las impresoras compartidas destacan:

• Menor consumo energético: al utilizar una única impresora para varios trabajadores se reduce en gran medida el consumo que tendríamos si utilizáramos una impresora para cada empleado.
• Menor coste de propiedad: controlar y mantener una impresora es mucho más sencillo y económico que mantener diez, quince o treinta impresoras, y supone un ahorro importante. También hay que tener en cuenta el ahorro que supone comprar cartuchos de tinta o tóner para una única impresora.
• Facilita los procesos de renovación: tener una impresora compartida para un grupo o departamento también facilita la renovación de equipos, ya que sólo tendremos que preocuparnos de sustituir una impresora.

En general las impresoras compartidas tienen ventajas tanto a nivel estructural como de gestión y de costes, lo que significa que pueden aportar un valor claro a cualquier empresa. Sin embargo debemos tener en cuenta como dijimos al inicio que también presentan algunas cuestiones que debemos tener claras y resolver desde el principio para conseguir un entorno de impresión compartido optimizado:

1. Necesidades de impresión: debemos valorar en conjunto las necesidades reales de impresión de todos los que van a utilizar esa impresora compartida, ya que sólo de esta manera podremos elegir un modelo que esté perfectamente ajustado a al grupo de trabajo o departamento al que irá dirigida.
2. Gestión y seguridad básica con Pull Printing: en las impresoras compartidas el uso de funciones de impresión segura y de gestión es básico, pero destaca especialmente la tecnología Pull Printing. Con ella podremos fijar un sistema de autenticación para que cada empleado pueda retirar trabajos propios de impresión, lo que nos ayudará a evitar que éstos se mezclen y que documentos confidenciales que sólo deben tener ciertos trabajadores puedan caer en las manos equivocadas.
3. Impresión móvil y conectividad inalámbrica: son dos características básicas que ayudan a mejorar la productividad y a simplificar la integración de las impresoras compartidas. Gracias a la impresión móvil nuestros empleados podrán imprimir desde un smartphone o tablet, y la conectividad WiFi nos permitirá colocar la impresora en una zona céntrica y de cómodo acceso para todos los miembros del grupo de trabajo.

Si cumplimos esas tres premisas podremos dar forma a un entorno de impresión con equipos compartidos ajustado a la realidad de cada grupo de trabajo o departamento, y preparado para superar sin problemas el día a día.