Privacidad en tiempos de crisis en el sector de las videoconferencias

La situación de crisis sanitaria que está sufriendo el mundo está generando un crecimiento, sin precedentes, del uso de soluciones de videoconferencia. Pero tal es dicho uso que el mercado empieza a mostrar preocupación por la falta de seguridad y privacidad que están sufriendo algunas empresas. Por eso las compañías deberían reforzar su compromiso con la seguridad con una política que satisfaga las necesidades de sus clientes en este campo.

Las prisas al descargar software o programas para poder continuar con una vida “normal” por el coronavirus y estar en contacto con compañeros de trabajo, clientes, socios, proveedores, etc. puede traer consecuencias negativas ya que las empresas no pasan los filtros necesarios al elegir un proveedor. Por eso todas las compañías deberían hacerse dos preguntas claves al decidir qué solución contratar: ¿el proveedor declara explícitamente qué datos recopila y cómo está protegido? ¿el proveedor especifica cuánto tiempo se retienen los datos y con qué propósito?

La privacidad y la seguridad son ahora más importantes que nunca, si cabe, y por eso todos los proveedores de soluciones de colaboración debemos trabajar para garantizar que ofrecemos una experiencia de videoconferencia empresarial realmente segura. Empresas de todo el mundo confían en nosotros sus datos y su información crítica, y esa confianza se rompería si no tratásemos su privacidad con el mayor nivel de seguridad y protección. Nuestro objetivo es dar valor al cliente a través de nuestras soluciones y por eso sus datos nunca deberían de ser tratados como una vía de ingresos.

¿De quién es la responsabilidad?

Algunos fallos en el uso de la videoconferencia pueden atribuirse a los usuarios pero el resto son consecuencia de fallos en el servicio y los compromisos adquiridos por el propio proveedor. La forma en que se codifica y se entrega la tecnología tiene un impacto significativo en la seguridad de sus datos y la privacidad de sus conversaciones con los asistentes a la reunión. Pero también hay que destacar el nivel de transparencia que mantiene un proveedor con respecto a su oferta y los términos de cómo gestionan sus comunicaciones y propiedad intelectual.

Dicho esto, todos los participantes en una videoconferencia también tienen su grado de responsabilidad y deben tener en cuenta diversos aspectos cuando organicen y/o sean convocados a una reunión virtual. Entre otros, deberían configurar y confirmar la reunión con antelación para evitar sorpresas de última hora; conocer la herramienta; tener cuidado al compartir pantalla – es importante evitar cualquier problema de privacidad o exponer los datos del usuario ya que podría ser un error inocente pero con graves repercusiones; y que sea el moderador el que envíe las invitaciones a los participantes en vez de que cada uno de ellos lo comparta con sus contactos. De esta manera podrá supervisar fácilmente quién asiste y en qué términos, y evitar participantes o situaciones inesperadas.

Por su lado los organizadores y moderadores no deberían compartir públicamente el enlace de la videoconferencia (para garantizar que no caiga en las manos equivocadas se debe distribuir el enlace sólo a las personas que necesiten saberlo y sólo a través de medios privados como el correo electrónico o un mensaje directo). También es aconsejable contar con un sistema de protección adicional, como un código de acceso, para garantizar un buen nivel de privacidad.

¿Qué proveedor elegir?

Elegir el que mejor satisfaga las necesidades. Puede sonar muy obvio pero es necesario saber exactamente para qué se va a utilizar y qué infraestructura es necesaria dentro de la compañía para poder funcionar correctamente. No tiene por qué ser el primero que aparece en una búsqueda online. Lo mejor sería probar varios y luego elegir pero por encima de todo es vital contar con uno que apueste por la seguridad, que tenga experiencia y buena reputación en la protección de datos y la privacidad de sus clientes.

Además también es importante valorar servicios alternativos dependiendo del objetivo de la reunión virtual. La videoconferencia supone una comunicación bidireccional en tiempo real con intercambio de información entre moderadores y participantes.

Pero si lo único que se quiere es realizar una presentación unidireccional quizás un servicio de streaming sea lo más adecuado ya que además limitaría la posibilidad de que agentes externos interrumpan el mensaje y presentación, especialmente en reuniones con un gran número de participantes.

Protección en todos los ámbitos

Darse de alta en un servicio de videoconferencia es relativamente rápido y fácil pero todavía hay una curva de aprendizaje para los millones de personas que son nuevas y no están acostumbradas a esta forma de comunicación, particularmente en lo que se refiere a la protección de información personal o sensible.

Todos estamos tomando medidas para mantenernos seguros a nosotros mismos, a nuestra familia y amigos durante el coronavirus. Pero también es importante que hagamos lo mismo con nuestras herramientas de comunicación.

Firmado: Juan Aracil, Country Manager de Lifesize Iberia