Costes de impresión, ¿cuáles son los más importantes para cada empresa?

En este artículo vamos a hablar de los costes de impresión desde una perspectiva diferente, ya que apostaremos por utilizar un enfoque más concreto y directo y menos genérico que nos permitirá entender mejor cuáles son los que más afectan a nuestra empresa.

Dentro de los costes de impresión hablaremos de aquellos que tienen un impacto directo pero también de los que tienen una repercusión indirecta, es decir de los que derivan por ejemplo de la implantación de políticas de gestión, mantenimiento y seguridad.

Para que el artículo sea sencillo y fácil de asimilar vamos a utilizar tres modelos tipo de empresa.

1-Empresas que trabajan con grandes cantidades de documentos.

El coste más importante es el que deriva de los consumibles de la impresora, incluidos cartuchos de tinta o tóner, papel y energía eléctrica. Hablamos de empresas que trabajan con un gran volumen de impresión al mes (más de 5.000 impresiones).

Dependiendo del tamaño de la misma los gastos de gestión y de mantenimiento de las impresoras podrían quedar en segundo lugar.

2-Empresas de gran tamaño que tienen necesidades medias de impresión.

Hablamos de empresas que a pesar de tener una gran cantidad de trabajadores y de departamentos tiene unas necesidades de impresión medias, siempre haciendo referencia a la cantidad de impresiones mensuales que necesitan cubrir (entre 1.000 y 4.000).

Hay muchas empresas que responden a este perfil y que normalmente recurren a impresoras compartidas para cubrir las necesidades de departamentos completos. En estos casos el coste más importante suele ser el que deriva del mantenimiento de las impresoras, de la gestión de las mismas y de la seguridad del entorno de impresión.

Los gastos derivados de consumibles y demás quedan en este caso por detrás de aquellos debido al enorme tamaño de la empresa.

3-Empresas con necesidades bajas de impresión que manejan datos confidenciales.

Es un tercer tipo que se está convirtiendo en algo cada vez más común. Gracias a la digitalización hay empresas que tienen unas necesidades bajas de impresión en papel, pero que necesitan medidas de seguridad que les permitan proteger todos los datos con los que trabajan.

Para este tipo de empresas los gastos de impresión indirectos que derivan de la protección del entorno de impresión son los más importantes.