Cancelar eventos por el COVID-19 afectará menos a empresas con planes de contingencia

La cancelación y aplazamiento de prácticamente todos los eventos de empresa y sectoriales en muchos países de todo el mundo por la crisis del coronavirus va a tener, como es lógico, un impacto notable en las empresas. Pero, según Gartner, este será menor gracias a los planes de contingencia que están poniendo en marcha las empresas para superar los problemas asociados al COVID-19.

En la encuesta realizada para los bancos de pruebas de marketing de producto de 2019 de Gartner, realizada entre abril y noviembre del año pasado, los proveedores de servicios y tecnología contestaron que invertían una media de un 11% de su presupuesto de márketing en ferias y eventos de terceros. Por tanto, las organizaciones que participan como expositores en ellas deben estar preparados para cambiar sus estrategias de márketing y reasignar este presupuesto en caso de que un evento se cancele o posponga.

Así, según Christy Uher Ferguson, Directora de investigación de Gartner, «debido a la incertidumbre que rodea al entorno de viajes y eventos, es necesario contar con planes de contingencia para el futuro próximo. Las organizaciones que tengan estos planes en marcha tienen menos posibilidades de experimentar problemas a su percepción de marca, generación de demanda y esfuerzos de lanzamiento de productos, incluso si hay eventos estratégicos cancelados o pospuestos. En las siguientes 24 horas desde la cancelación, los equipos de márketing deberían activar a sus comerciales para que lleguen a los compradores y reagendar las reuniones que se fuesen a celebrar en el evento. Juntas, estas estrategias asegurarán que una cancelación potencial no tiene un impacto dramático en el funnel de métricas«.

La encuesta refleja que los eventos propios suponen aproximadamente, de media, el 6% de los presupuestos de marketing de proveedores de tecnología y servicios. Las empresas y entidades que estén planeando poner en marcha un evento deberían poner en marcha un plan de contingencia para preparase para su posible cancelación o aplazamiento.

Además de esto, desde Gartner recomiendan mantener una comunicación frecuente con quienes se han registrado, y ofrecerles la flexibilidad de cambiar sus registros si es necesario. También es importante trabajar en colaboración con homólogos de los departamentos de TI para desarrollar la plataforma tecnológica necesaria para activar la opción de un evento virtual.

Para Ferguson, «con la situación del COVID-19 en rápida evolución, hay que crear un equipo de activos de nivel senior que pueda monitorizar los últimos desarrollo y tomar decisiones basadas en información y a tiempo con relación a los eventos, y valorar opciones alternativas en vez de un evento físico, como un evento virtual o un webinar«.