Los beneficios de una solución empresarial de comunicaciones unificadas

En esta situación que estamos viviendo, debemos felicitar a las empresas de todo el mundo por la rapidez con la que han logrado que sus empleados trabajen de forma remota, en un período de tiempo increíblemente corto. Las soluciones de Comunicaciones Unificadas (UC) y de colaboración han facilitado el teletrabajo y han ayudado a las organizaciones a adaptarse rápidamente a esta nueva situación.

Sin embargo, parece que el cierre en la mayoría de los países continuará en mayor o menor medida durante algunos meses. Además, organizaciones de todo tipo se están dando cuenta de que el trabajo remoto no sólo es posible para un gran número de personas, sino que también puede reducir la necesidad de espacio de oficina, allanar el camino hacia métodos de trabajo más flexibles y, por lo tanto, cambiar la naturaleza del lugar de trabajo para siempre.

Después de llevar a cabo esta “solución rápida” inicial, las empresas deben analizar si estas nuevas herramientas van a ser adecuadas para su propósito en los próximos meses y años. La adopción de aplicaciones de uso popular puede haber resuelto un problema inmediato, pero no proporciona la integración completa con las aplicaciones comerciales necesarias para garantizar procesos de trabajo eficientes, mejorar las comunicaciones y la colaboración. Además, las empresas deben tener soluciones que ofrezcan los niveles necesarios de seguridad y privacidad. Este aspecto ahora es más importante que nunca, dado que muchos empleados trabajan desde casa.

Las organizaciones necesitan soluciones de colaboración y comunicaciones unificadas de “nivel empresarial”. Esto puede suponer una gran oportunidad para las compañías dedicadas a ofrecer estas soluciones para ayudar a encontrar las respuestas que mejor se adapten a las necesidades de la compañía. Éstos son algunos consejos a tener en cuenta al buscar una solución de colaboración y comunicaciones unificadas sólida, segura y flexible:

Almacenamiento de datos y privacidad

El procesamiento de datos personales de ciudadanos y residentes de la UE siempre debe cumplir con el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos). Cuando se trata de empresas ubicadas dentro de la UE, el cumplimiento del GDPR se hace cada vez más evidente y es lo que debería esperarse de una organización. Sin embargo, cuando se realiza fuera del Espacio Económico Europeo no cabe esperar ese grado de cumplimiento, a lo que se suman las restricciones del propio GDPR sobre el procesamiento de datos fuera de estos países.

Ésta es la razón por la que muchas compañías están optando por soluciones de comunicaciones unificadas y de colaboración que sólo almacenan datos dentro del Espacio Económico Europeo, para que se sientan más seguras de que sus datos están en buenas manos. Dicho esto, incluso con proveedores europeos de soluciones de comunicaciones unificadas y colaboración, es necesario preguntar a las empresas sobre sus políticas de cumplimiento del GDPR, sólo para estar seguros. Han de buscarse aspectos como el cifrado de datos, altamente recomendado por el GDPR, que es una de las medidas que se pueden usar para mitigar el riesgo de exposición a piratas informáticos y la venta de datos a terceros.

Integración

Una solución de UC y colaboración no debería imponer una nueva forma de trabajar en las personas, especialmente ahora que necesitamos que el entorno de trabajo funcione en casa del mismo modo que en la oficina. Las empresas deberían integrar servicios de videoconferencias y otras herramientas, ya que las necesidades variarán según el tipo y el tamaño de la organización. También es importante considerar la facilidad de uso, como soluciones que no requieren que los participantes descarguen software para participar en una reunión.

Los usuarios también deberían poder conectarse fácilmente a sus aplicaciones corporativas existentes, para proporcionar una experiencia perfecta a los clientes. Han de buscarse soluciones de UC y herramientas de colaboración que se integren a la perfección con directorios de contactos y acceso a la información de la empresa mediante las que los empleados puedan ver la disponibilidad de sus compañeros, ya sea para iniciar una llamada de audio o vídeo en tiempo real, o para solicitar una devolución de llamada. Algunas organizaciones también se beneficiarán de la integración con soluciones más específicas, como call centers y paquetes de CRM.

No perder de vista la convergencia móvil

Con tanta gente trabajando desde casa, sería fácil pensar que dependerán menos de la movilidad, pero según nuestros propios datos, está sucediendo lo contrario. ¿Niños que interrumpen una llamada de videoconferencia importante?

Es mucho más fácil trasladarse a otra habitación con un teléfono móvil que con un ordenador portátil. Por eso es importante que las aplicaciones empresariales permitan la convergencia móvil fija (mobile first).

Conocimiento local

¿Importa en un mundo virtual que las soluciones de UC y colaboración se puedan implementar desde cualquier lugar? Comprender las necesidades de un país en particular, por ejemplo, las regulaciones, con comunidades de canales que pueden dar soporte a sus clientes comerciales de manera remota, podría decirse que es más importante que nunca.

Además, si hay algún equipo físico que deba enviarse a un cliente, entonces es mucho más fácil y rápido en estos tiempos actuales si se lleva a cabo dentro del mismo continente. En este sentido, veremos un crecimiento continuo de los MSP (proveedores de servicios gestionados) que ofrecen una amplia gama de servicios remotos a sus clientes.

Flexibilidad y libertad

Ahora los usuarios tienen el control sobre lo que compran y la duración de sus contratos Los clientes satisfechos serán clientes leales, por lo que ofrecer un servicio flexible basado en suscripción es el futuro.

Además, en este momento, el canal y sus clientes tienen la oportunidad de probar las soluciones empresariales de UC y colaboración sin coste alguno con muchos proveedores. Estos son tiempos de cambios rápidos y turbulentos para todos, pero una cosa parece segura: las soluciones de comunicaciones unificadas y colaboración tendrán un papel más importante en el lugar de trabajo. Europa es la cuna de algunas de las mejores tecnologías, comunidades de canales y experiencia del usuario final de la industria: aprovechémoslo al máximo, para beneficio de todos.

Firmado: Stijn Nijhuis, CEO de Enreach