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Opinión

Tres razones por las que mantener el sistema de comunicaciones actualizado

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El futuro del teletrabajo: la mayoría de empleados lo prefiere, los directivos no tanto

Aceptémoslo, los días en que podíamos mantener una empresa operativa con herramientas de comunicaciones anticuadas se han acabado. La pandemia de COVID-19 lo ha dejado claro. Las compañías que antes de la pandemia habían sabido mantener su tecnología de comunicaciones al día, han estado mejor equipadas y, por tanto, preparadas para hacer una transición fluida a una realidad de trabajo en remoto. 

Independientemente del sector, la realidad es que las empresas no pueden ser competitivas sin un sistema de comunicaciones optimizado. Si los empleados no pueden comunicarse y colaborar de manera eficiente entre sí, y con clientes y socios, es probable que se estén desatendiendo las demandas actuales en materia de atención al cliente y perdiendo oportunidades de ingresos. En cierto modo, el sistema de comunicación es el principal facilitador de los negocios.

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No se puede prosperar si se está técnicamente por detrás 

Después de los apuros iniciales y de los planes de contingencia para superar una situación difícil, como fue el confinamiento y la paralización de la actividad, muchas empresas están analizando su infraestructura de comunicaciones para determinar qué necesitarán para seguir siendo competitivas mientras la pandemia dure, así como después.

Aunque la migración a opciones basadas en la nube debería ser con el tiempo el objetivo, llegar a ese punto puede no requerir un cambio inmediato y precipitado. Esa transición, que puede ser progresiva, debe hacerse cuando tenga sentido desde el punto de vista empresarial. Mantenerse al día con el sistema existente, asegurándose de que se maximiza todo su potencial, puede ser más estratégico y coherente a la vez que se hace el cambio a un ritmo adaptado a las necesidades. 

Muchas empresas no han sabido o querido seguir la evolución de la tecnología. Han retrasado las actualizaciones y mejoras y siguen funcionando con sistemas anticuados, por lo que no están sacando el máximo provecho de la tecnología que ya tienen y no están facilitando a sus empleados las herramientas avanzadas que necesitan para maximizar la productividad. Eso les coloca en una evidente desventaja frente a sus competidores, que aprovechan cada nueva mejora en sus sistemas de comunicación para garantizar que ese vínculo vital entre empleados, colaboradores y clientes se optimice en cada punto de contacto.

Los sistemas obsoletos son vulnerables

Más allá de la eficiencia y la productividad, mantenerse al día con las actualizaciones y mejoras de los sistemas de comunicaciones existentes es esencial para proteger a las empresas ante amenazas de seguridad. La mayoría de los profesionales de TI están de acuerdo en que el software anticuado de estos sistemas es una invitación permanente al ataque. Por lo tanto, cuanto más tiempo se haya descuidado el software, más probable es que alguien pueda encontrar una forma de explotar sus vulnerabilidades. 

Aunque un sistema de comunicaciones fuera concebido para funcionar de manera fiable durante muchos años, si no se realizan las mejoras adecuadas al ritmo en que avanza la tecnología (y las amenazas), los riesgos asociados con no realizar las actualizaciones necesarias son demasiado grandes para ignorarlos y los beneficios bien merecen el esfuerzo. Un tiempo de inactividad debido a una brecha en la seguridad puede significar, sobre todo en estos tiempos de incertidumbre, la diferencia entre el éxito y el fracaso. 

Además, debido a la forma en que se trabaja en las empresas hoy en día, con empleados dispersos y remotos, la utilización de varias plataformas diferentes – para videoconferencias, colaboración, chat… -, añadidas improvisadamente en muchos casos, está creando más puntos de vulnerabilidad. Una solución unificada con funciones de seguridad integradas puede ayudar a mantener el cumplimiento con los requisitos de seguridad. 

No es una tendencia, el trabajo híbrido está aquí para quedarse

En 2020 las organizaciones de todo el mundo aprendieron el valor de tener una estrategia en torno a cómo sus empleados se comunican y colaboran para realizar el trabajo. Antes de eso, era difícil prever la importancia que tendrían la movilidad, la colaboración en equipo, el vídeo y las aplicaciones para mantener la productividad y desarrollar la experiencia del cliente. 

Ahora, más de un año después del comienzo de la pandemia, vemos que muchos empleados se han adaptado bien al trabajo remoto e híbrido y son incluso más productivos que en la oficina. Está claro que el trabajo remoto e híbrido será una parte importante del futuro del trabajo. Este cambio en la fuerza laboral presenta una oportunidad perfecta para reevaluar la continuidad del negocio y optimizar la experiencia tanto del empleado como del cliente. 

Las comunicaciones unificadas son un imperativo para respaldar estos actuales, y futuros, paradigmas del puesto de trabajo y una de las formas más efectivas de impulsar esa experiencia y la productividad. Según un estudio de Mitel, el 74% de los empleados cree que mejores comunicaciones y herramientas de colaboración ayudarían a mejorar su productividad personal. En este mismo informe se recoge que los encuestados declararon perder una media del 13% de su tiempo de trabajo diario debido a la ineficacia de la comunicación, lo que puede costar a las empresas más de 9.000 euros al año por empleado. 

Por otro lado, promover un entorno que fomente la innovación es la mejor manera para que las empresas puedan diferenciarse de cara a un futuro cada vez más competitivo. Con herramientas de comunicaciones unificadas es posible mantener a los equipos conectados, fomentar el trabajo en equipo, colaborar en tiempo real y compartir un espacio de trabajo virtual donde ninguna idea se pierde.

Firmado: Eva Arroyo, marketing manager Mitel Iberia e Italia.

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