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Entrevistas

«Con Dropbox hemos ganado en seguridad y productividad»

David Marcelino

CIO

Mazars

Publicado el

Mazars es una firma internacional, totalmente integrada con más de 40.400 empleados que ofrece soluciones flexibles y personalizadas en auditoría, consultoría, asesoramiento legal y fiscal y outsourcing en 91 países. En España, Mazars presta servicios a algunas de las principales entidades financieras, así como grandes grupos del sector de industria y servicios.

Con la llegada de su nuevo CIO, David Marcelino, Mazars España diseñó un plan para revisar
la eficiencia de sus operaciones, centrándose particularmente en la forma en la que la tecnología facilitaba su trabajo. La firma detectó algunos puntos de mejora como, por ejemplo, la necesidad de trabajar de forma más colaborativa, evitando posibles silos que podían provocar ciertas ineficiencias, tanto internamente como en la relación con los clientes, especialmente a la hora de compartir y trabajar con documentos.

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Mazars en España se comprometió a que la tecnología se convirtiera en algo totalmente integral y que pudiera contribuir al crecimiento de la firma. Para conseguirlo, Dropbox ha sido un componente fundamental de la solución que se ha implementado con el objetivo de ofrecer una infraestructura tecnológica que fomente la colaboración. Y esto, a su vez, ha provocado una mejora de la productividad dentro de la firma. Hoy en día, los más de 600 empleados de las 7 oficinas de Mazars España disponen de un espacio de trabajo digital y compartido para sus equipos. Sobre este proceso de transformación digital, hemos charlado con el CIO de Mazars.

Lo hemos hecho en nuestra guía especial «Transformación Digital en España: 20 casos de éxito en 2020» que te puedes descargar en este enlace de forma gratuita.

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[MCPRO] ¿En qué situación tecnológica se encuentra la empresa cuando te incorporas? ¿Qué necesidades detectas?

[David Marcelino] Heredo un entorno muy vinculado a la propiedad de activos, al on premise. Al entrevistarme con los socios de la firma descubrimos que había mucha dificultad para realizar las operaciones básicas de negocio. La arquitectura de negocio de Mazars por suerte no es muy compleja, básicamente es la gestión de documentos .

Pero siendo un flujo que no es complejo, lo cierto es que no teníamos ninguna plataforma, ningún estándar, ninguna solución tecnológica que les diese a nuestros profesionales facilidad a la jora
de trabajar con un flujo documental estandarizado. Esto impactaba en tiempo, esfuerzo y tener que realizar tareas manuales ineficientes que lastraban el trabajo de nuestros profesionales.

[MCPRO] Lo primero que determinas es que necesitáis una plataforma que os ayude a colaborar de forma más eficiente y unificada. ¿Cómo llegáis a Dropbox?

[David Marcelino] Nuestro entorno de documentación se basaba en repositorios dispersos en las distintas oficinas, ubicados más en distintos sitios de las oficinas que en equipos de trabajo. Hay por lo tanto información dispersa y riesgo de fuga de datos porque se utiliza mucho el e-mail y los adjuntos para enviar y recibir documentación.

Al analizar las alternativas que tenemos en el mercado, vemos que Dropbox nos proporciona una buena solución. Constituye un repositorio único, centralizado, integrado, accesible desde la nube.

De esta manera y de una forma segura podemos dejar toda nuestra documentación y a este contenido poder darle una capa de contexto, que es compartir documentos, asignar tareas y otra serie de flujos que evitan en gran medida el uso del e-mail y que facilita la actualización de documentos.

[MCPRO] ¿Qué desafíos tenéis que superar a la hora de migrar desde una infraestructura heredada a Dropbox Business?

[David Marcelino] Lo cierto es que Dropbox ya estaba siendo utilizado como Shadow IT por buena parte de los profesionales de Mazars. Era una herramienta conocida por la cual muchos profesionales compartían información con sus clientes, pero no por supuesto con todas las características de seguridad y no de forma uniformada.

El reto fue inventariar todo lo que teníamos, localizar donde están las fuentes de datos y planificar después migraciones al repositorio colaborativo.

El proceso ha sido bastante transparente y cómodo para el usuario. Hemos incrementado el número de licencias, para estandarizar aún más el repositorio que en estos momentos está en proceso de expansión.

[MCPRO] Se ha reforzado tanto vuestra tecnología de continuidad de negocio

[David Marcelino] Por primera vez buena parte del negocio está muy satisfecha por ver que trabajando desde casa, tenía un acceso muy fácil y rápido a la documentación, podía compartirla con los equipos de trabajo estuvieran donde estuvieran y de forma segura y ágil.

La crisis no ha hecho sino reforzar que la elección de la solución ha sido la idónea porque hemos recibido un muy buen feedback. Si esto hubiese pasado un año atrás, con servidores on premise… VPN, con ancho de banda limitado, hubiese supuesto un problema incluso para la continuidad del negocio.

Periodista tecnológico con más de una década de experiencia en el sector. Editor de MuyComputerPro y coordinador de MuySeguridad, la publicación de seguridad informática de referencia.

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