Firmas electrónicas con DocuWare

Para que un documento sea firmado mediante el servicio de firma de DocuWare (como un contrato), primero debe almacenarse en un archivo estructurado. El servicio de firma electrónica se inicia dentro de una tarea del flujo de trabajo. Una vez activado, se ejecutan varios pasos entre la persona 1, que solicita la firma mediante un flujo de trabajo en DocuWare, y la persona 2, que firma el documento, pudiendo ser el mismo individuo en ambos roles.

Proceso de firma electrónica en DocuWare

1. El flujo de trabajo envía la información del documento y la firma al Servicio de Firmas.
2. El Servicio de Firmas DocuWare carga el documento y lo transfiere al proveedor del servicio de firma.
3. El proveedor de servicios notifica a la persona que va a firmar vía correo electrónico.
4. El firmante abre el enlace enviado con el documento e inicia el proceso de firma.
5. El proveedor del servicio autentica al firmante.
6. La firma se vincula al documento.
7. El proveedor del servicio de firma informa al servicio sobre el documento firmado.
8. El Servicio de Firmas de DocuWare carga el documento desde el proveedor y lo almacena.

Un documento puede ser firmado por una o varias personas. El procedimiento de firma es constante para cada firmante, pues la firma electrónica está siempre vinculada a la persona que la ejecuta.

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Tipos de firma electrónica

El tipo de firma utilizada, ya sea una firma electrónica avanzada (AES) o una firma electrónica cualificada (QES), depende del tipo de documento, los requisitos legales, si uno o más individuos deben firmarlo, y a qué nivel de seguridad se debe ejecutar la firma. Más detalles se encuentran en el capítulo “Cumplimiento a través de firmas electrónicas en todo el mundo”.

Opciones de firmado

Las opciones de firma varían principalmente en el método de autenticación. Los siguientes procedimientos asumen el siguiente caso: Persona 1 (P1) trabaja en una empresa que utiliza DocuWare. Persona 2 (P2) puede ser un colega interno o un socio comercial externo, sin ser usuario de DocuWare. Siempre es P1 quien solicita la firma y P2 quien firma.

Validaciones y autenticación

Existen varios tipos de validaciones y comprobaciones de identidad en DocuWare. Estos son los más habituales:

• Remota (AES): P2 proporciona a P1 su nombre, correo y número de teléfono para SMS. P1 solicita la firma y P2 recibe un enlace y un TAN por SMS para firmar.
• Biométrica (AES): P2 pasa por una verificación visual y firma en una tablet para capturar datos biométricos.
• Centralizada (AES y QES): Solución para usuarios verificados y registrados con Validated ID, con diferentes niveles de seguridad.
• DocuSign (AES): Ofrece múltiples métodos de autenticación como SMS, llamada telefónica o código de acceso, sin necesidad de registrarse en DocuSign.

Comprender estos procesos optimiza la integración de la firma electrónica dentro de flujos de trabajo automatizados en DocuWare, asegurando el cumplimiento legal y la mayor eficiencia operativa en la gestión documental.

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