Impresoras compartidas y documentos: ¿un problema de seguridad?

Las impresoras compartidas son una buena opción para cubrir las necesidades de impresión de departamentos y grupos de trabajo que comparten unas funciones comunes o que realizan trabajos similares.

Esa agrupación de empleados bajo una impresora concreta ayuda a optimizar el entorno de impresión de nuestra empresa, ya que centra toda la carga de trabajo sobre un único dispositivo. Utilizar una impresora para cubrir las necesidades de (por ejemplo) diez trabajadores es más eficiente que utilizar diez impresoras, una para cada empleado, no sólo por lo que respecta al precio de compra de esos equipos de impresión, sino también por todo lo relacionado con el consumo energético, el gasto en consumibles y los mantenimientos.

Una única impresora de alto rendimiento consumirá menos energía que esas diez impresoras de gama baja, ofrecerá un valor superior y al mismo tiempo será mucho más sencilla de gestionar y de mantener, es decir, representa una carga mucho menor para el departamento de TI de nuestra empresa que la gestión y el cuidado de diez impresoras de gama baja.

Contar con impresoras compartidas es una buena idea, pero al mismo tiempo representa un importante desafío en materia de seguridad que debemos tener en cuenta para poder afrontarlo correctamente. En este sentido el más importante se produce a nivel de documentos.

Cuando imprimimos en una impresora compartida los documentos pueden quedar expuestos en la bandeja de salida durante un tiempo determinado. Si no llegamos rápidamente a ellos puede que acaben en las manos de alguien que no debería tener acceso a ellos, y esto puede convertirse en un problema muy grave si contenían información confidencial.

La impresiones cruzadas son otro problema habitual del uso de impresoras compartidas. Si dos compañeros de trabajo van a utilizar diferentes tipos de papel para imprimir un trabajo es posible que se acaben mezclando, lo que supondrá un desperdicio de recursos.

Para evitar estos problemas las impresoras profesionales de HP cuentan con el sistema Pull Printing, que establece el requisito de identificarnos delante de la impresora para poder liberar un trabajo de impresión. De esta manera cuando un empleado quiere imprimir algo la orden se envía a la impresora, pero queda retenido hasta que éste se persona delante de ella y se identifica para poder liberarlo.