Reducir costes siendo más productivos… ¿es posible?

Grupo empresarial AbanQ G2.

Cuando nuestro mercado potencial encoge y las ventas caen, reducir costes se revela como una de las alternativas obvias para mantener una empresa a flote. Sin embargo, «meter la tijera» y recortar sin más no es la única opción. Lo deseable es optimizar los procesos internos de la empresa para ser capaces de hacer más con menos. En este sentido, una mínima inversión en un programa de gestión de procesos puede resultar muy rentable.

Los anglosajones dicen workflow y en castellano le llamamos «flujo de trabajo». Son las tareas que hacemos en un orden determinado para realizar un proceso concreto. En este artículo llamaremos software de gestión de procesos al programa que nos permite definir y controlar los flujos de trabajo de nuestra empresa.

Cuando varias personas trabajan en grupo, tener una herramienta que diga qué tiene que hacer cada uno y que permita anotar cuándo empieza y termina cada tarea puede resultar muy beneficioso en términos de productividad. Con frecuencia perdemos el tiempo en recordarnos unos a otros lo que hay que hacer y cómo va la faena. El software de gestión de procesos minimiza el número de comunicaciones internas y nos permite centrarnos en las tareas que nos han sido asignadas.

En definitiva, se trata de poder responder a la siguiente preguntas sin tener que abrir la boca:

– ¿Está terminada la tarea X?

– ¿Quién la ha hecho?

– ¿Ha tardado más o menos de lo previsto?

– ¿Qué tareas quedan por hacer?

Podría parecer que un software de gestión de procesos está destinado únicamente a empresas que se dedican a fabricación o gestión de proyectos. Nada más lejos de la realidad. Una empresa de distribución, por ejemplo, puede optimizar sus procesos con este tipo de software de una forma muy significativa. Imaginemos por un momento que cuando el comercial cierra una venta se lanza un proceso de preparación, entrega y facturación de la mercancía.

El sistema se encarga de ir comunicando a almacén, logística, facturación y contabilidad las distintas tareas a realizar. El tiempo dedicado a coordinación se reduce al máximo ya que se evita tener que repetir las órdenes, y además se minimiza la posibilidad de cometer errores porque alguien olvide hacer una tarea, ya que el sistema te lo recuerda. Una ventaja añadida de utilizar este tipo de software es que tras un rodaje nos permite estimar mejor los tiempos de respuesta, ayudándonos a cumplir nuestros plazos de entrega.

La guinda que hace que un software de gestión de procesos se acabe implantando de forma efectiva en una empresa es que esté integrado en el sistema de gestión. Si se trata de un programa aparte necesariamente habrá que repetir en varios sitios la introducción de datos básicos como teléfonos y direcciones de los clientes. Lo ideal es tener un sistema de gestión de tipo ERP (Enterprise Resource Planning) que integre la gestión de almacén, facturación y contabilidad con un módulo de gestión de procesos.

De esta forma, desde la propia ficha del cliente podremos ver tanto su facturación como en qué estado de preparación se encuentran sus pedidos. Y el «acabose» es conectarlo con la web de la empresa, de forma que el cliente pueda ver por internet el estado de sus pedidos, evitando así que tenga que preguntar repetidas veces el consabido «¿Cómo va lo mío?».

Reducir costes aumentando nuestra productividad puede resultar decisivo para la supervivencia de nuestra empresa, y un software de gestión de procesos nos ayudará a conseguirlo.

En la actualidad existen diversos sistemas de gestión ERP de Software Libre adecuado para todo tipo de pymes, micropymes y autónomos y que ofrecen altos niveles de calidad entre otros: AbanQ, OpenBravo, OpenERP, OpenXpertya, etc.

El Software Libre es, probablemente, la solución más acertada para la empresa, pues promueve que el cliente sea el dueño del código fuente y no pague por número de licencias de uso. Puede instalarlo en tantos equipos cómo desee sin coste adicional de licencias. Estas características fundamentales permiten al cliente la independencia del proveedor tecnológico y la reducción de costes de implantación del sistema.