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¿Qué deberían preguntar las empresas a su proveedor de MPS?

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Contar con un buen programa de servicios de impresión gestionados (MPS por sus siglas en inglés) permite obtener un retorno de la inversión de forma más rápida y eficiente, así como ahorros de costes de hasta el 30%. Por eso Xerox, compañía de servicios y tecnología que ayuda a las empresas a simplificar su forma de trabajar, ha establecido 23 métricas que las empresas deberían preguntar a su proveedor de servicios de impresión gestionados para garantizar que éste proporciona el valor añadido que necesitan para garantizar el éxito de su negocio. Entre los 23 indicadores de Xerox destacan:

1 – Evaluaciones: Evaluar cuantitativamente la situación actual de una empresa, incluyendo aspectos como los requerimientos de los usuarios finales, los procesos de negocio que exigen un uso intensivo de los documentos, los dispositivos y las localizaciones. Estas evaluaciones deben ser robustas, precisas, amplias y coherentes.

2 – Integración sencilla: Una buena estrategia de servicios de impresión gestionados no debería poner en riesgo los sistemas que ya tiene instalados la empresa durante el proceso de integración.

3 – Capacidad global de entrega: Las empresas que también operan fuera de su país deberían contar con proveedores de servicios de impresión gestionados que tengan capacidad y presencia internacional.

4 – Comprensión de los objetivos del negocio y la industria para ofrecer una mejor consultoría a las empresas.

5 – Infraestructuras adecuadas y basadas en estándares tecnológicos reconocidos.

6 – Reducción de volúmenes de papel e impresión. Aunque todavía es difícil hablar de la ‘oficina sin papeles’, reducir significativamente el volumen de papel que utilizan las empresas sí que es una realidad. Los servicios de impresión gestionados de Xerox pueden ayudar a ahorrar importante cantidades de papel y reducir la impresión de documentos físicos.

7 – Mayor satisfacción de los empleados. Si los trabajadores no tienen que lidiar con problemas como el tiempo de inactividad de los dispositivos o los retrasos en los flujos de trabajo el nivel de satisfacción de los mismos será mayor.

8 – Reducción de la demandas al equipo de TI. Externalizar la gestión de documentos permite a los equipos de TI de las empresas centrarse en lo que más les preocupa, en innovación, etc.

9 – Ahorro de costes y eficiencia. Éste continua siendo el principal motivo por el que las empresas externalizan sus procesos documentales y contratan una adecuada estrategia de servicios de impresión gestionados.

10 – Mejora en la productividad de los empleados.

11 – Mejora en la seguridad de la información y documentación. La seguridad es la prioridad principal de la mayoría de las empresas y su departamentos de TI.

12 – Cumplimiento de los objetivos medioambientales.

Periodista especializada en tecnologías corporate, encargada de las entrevistas en profundidad y los reportajes de investigación en MuyComputerPRO. En el ámbito del marketing digital, gestiono y ejecuto las campañas de leads generation y gestión de eventos.

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