La nueva empresa conectada gracias al «social business»

Juan Miró, Sales Manager de Infor España.

Adiós a lo viejo…

Aunque el término “ERP” fue acuñado en 1990 por el grupo analista Gartner, su tecnología subyacente se remonta a la década de 1970. Con los ERPs, las organizaciones obtuvieron sustanciales mejoras de productividad a lo largo de sus operaciones de fabricación, beneficios que más adelante se ampliaron (ya en la década de los 2000) a las actividades de comercio electrónico y cadena de suministro. Aunque esta extensión de capacidad fue estupenda en teoría, la realidad de estas suites “de talla única” supuso, no obstante, algunos problemas. Los ERPs se inflaron con demasiadas funcionalidades, y el nivel de complejidad implicado resultó en que las implementaciones se alargasen durante años, además de conllevar costosas implementaciones y puestas en marcha.

Por otro lado, para operar de forma rentable, las empresas necesitan sistemas que se ajusten al menos en un 80-90 % a sus necesidades sectoriales, lo que es significativamente superior a lo que estaban acostumbradas con los tradicionales sistemas ERP. Esta falta de funcionalidad agrava la complejidad, puesto que muchas organizaciones se ven obligadas a recurrir a modificaciones específicas por parte de los clientes y socios empresariales.

Los sistemas altamente personalizados limitan a las empresas a la hora de actualizarse a las últimas versiones de su software; algo necesario para seguir el ritmo a los cambios tecnológicos y de mercado. Y las empresas necesitan vincular el ERP con las aplicaciones de contabilidad de la sede central, RRHH o marketing, de cara a crear informes precisos de inteligencia de negocio.

La buena noticia para las empresas es que una revolución ERP está ya en marcha, transformando el modo en el que el ERP se presenta  y se adapta.

… y hola a lo nuevo

El software ERP moderno, con amplias funcionalidades y orientado por sectores verticales, ya está disponible. Como elemento vital, estas nuevas aplicaciones contienen muchas de las funciones sectoriales que debían construirse de forma personalizada en el pasado. Así, un panadero ya no tiene que adaptar un ERP alimentario genérico, sino que obtiene una aplicación específica que tiene en cuenta la idiosincrasia de sus procesos de negocio, como puede ser la variación de temperaturas en el horno. Y esto es algo que le llega hecho, ahorrando tiempo y costes de implementación. Por lo tanto, las empresas ya no dependen de aquellas viejas y costosas personalizaciones sectoriales.

Por supuesto, las empresas preguntarán “¿cómo funciona esto en la práctica?, ¿por qué debería arriesgarse a un proyecto TI fallido que arruinase el negocio?”.

Son preguntas legítimas que surgen cada día. Pero ahora estamos inmersos en la “era internet”, en la que se espera que las aplicaciones trabajen juntas, en cualquier parte y en cualquier momento. Si caen unos pocos sitios de internet, ¿se cae toda la Web? No, por supuesto que no. Esta es la forma en la que se diseñan hoy los sistemas empresariales. La base de internet es una arquitectura sin conexión directa, utilizando aplicaciones basadas en estándares como el XML, y este principio se ha introducido ahora en el diseño del software de aplicaciones, inspirando la nueva evolución.

El toque ”tequi”

Por tanto, al abandonar las integraciones muy conectadas a favor de una arquitectura de baja conexión, donde las aplicaciones simplemente generan y transmiten los documentos empresariales en XML, las empresas pueden actualizar los sistemas tantas veces como necesiten –sin una “operación a corazón abierto” del sistema ERP-, manteniendo los vínculos necesarios con el resto de aplicaciones. De hecho, cientos de clientes de Infor ya se están beneficiando de pequeñas actualizaciones regulares para su software cada 6-8 semanas, eliminando los quebraderos de cabeza que suponían la planificación y ejecución de las grandes actualizaciones al viejo estilo hace tan sólo unos años.

Una arquitectura sin conexión directa proporciona una enorme flexibilidad al adoptar las soluciones cloud. Por ejemplo, un fabricante puede ser receloso y preferir ejecutar de forma propietaria sus actuales sistemas contables y el ERP crítico para el negocio, junto a otras aplicaciones punteras en la nube, como la de RRHH o la gestión de asistencia, de cara a un despliegue rápido y una reducción de gasto de capital. O quizás prefiera desplegar un sistema de gestión de gastos en la nube, ya que no es central para el negocio y sólo se utiliza ocasionalmente.

Un entorno híbrido de este tipo proporciona la comodidad, flexibilidad y capacidad de elección que la empresa demanda en función de sus necesidades. Por tanto, una compañía puede actualizar una aplicación sin que afecte a las otras. Incluso puede elegir actualizar una aplicación en la nube durante la fase de despliegue y pruebas, y después conectar con la aplicación propietaria o mantener la aplicación en la nube de forma perpetua. La elección es suya, no del fabricante.

La nube es cada vez más popular como “terreno de cultivo” para las pruebas iniciales, la formación de usuarios y la fase piloto antes de comprometer recursos financieros con un despliegue propietario. El fabricante británico de tecnología Oxford Instruments hizo exactamente esto en su reciente despliegue de una solución integrada ERP y PLM de Infor.

Debido fundamentalmente a la arquitectura de baja conexión, las aplicaciones en la nube y propietarias continúan hablando entre ellas e integrándose de forma inteligente. Y lo que es crítico: cualquier diversidad de fondo no interfiere en la experiencia de usuario. Los usuarios no saben si la información que reciben llega de una aplicación propietaria, de la nube, de un despliegue híbrido o de todos ellos.

ERP moderno significa ERP social

Los empleados actuales están acostumbrados a acceder a los “me gusta” de Facebook desde un teléfono móvil o tableta y a disfrutar de una experiencia consistente y familiar en Amazon desde cualquier parte del mundo gracias a la web. Pueden comunicarse y conectarse en movilidad y, lo que es más importante, ahora piden lo mismo a su software en el lugar de trabajo.

Existe una ventaja competitiva en el hecho de contar con una interfaz de usuario intuitiva que pueda mejorar la navegación, simplificar las comunicaciones, reducir la curva de aprendizaje, mejorar la experiencia de usuario e impulsar la productividad. Una interfaz de usuario moderna puede crear un entorno de “empresa social” en el que el poder de las modernas redes sociales, herramientas y aplicaciones de negocio se combina para transformar profundamente la forma en la que los individuos trabajan.

Un aspecto crítico es el uso de un “feed” de noticias al que las personas puedan suscribirse, en lugar de utilizar los torrentes de correos electrónicos esporádicos. En lugar de seguir a personas en Twitter y Facebook, los “objetos” se siguen dentro de una red de empresa social que puede incluir órdenes de compra y ventas, peticiones de trabajos de mantenimiento, clientes, facturas e incluso piezas específicas de los equipos. El sistema alerta al suscriptor siempre que el objeto cambie de estado. Además, un usuario puede “compartir” un objeto dentro de una actualización para otros individuos que trabajen en la cadena de suministro de la empresa.

Esto no es simplemente un canal de chat social que se encuentra fuera de las aplicaciones de la empresa. La empresa social necesita integrarse dentro de la aplicación, por lo que los objetos dentro del “feed” de noticias son extracciones directas de la aplicación. De este modo, cualquiera que tenga dudas, por ejemplo, sobre una “factura sospechosa” puede hacer clic en el objeto e invocar la aplicación ERP subyacente para resolver el problema en tiempo real.

Cuando se comparte una actualización, el contexto de esta actualización acompaña al objeto compartido. Esto significa que el receptor conoce el contexto preciso en el que se ha suministrado la información y puede actuar en consecuencia. Esta secuencia de “Seguir-Compartir-Actuar” define a la nueva generación de ERPs; con la información y el trabajo siendo seguidos por las personas del equipo de forma directa, capacitando a las personas para actuar y lograr resultados específicos.

Estas redes de empresa social son inteligentes puesto que están diseñadas para utilizar la red existente de personas, aplicaciones, máquinas y datos –incluso cuando las personas no se conocen entre sí. El sistema puede conectar de forma proactiva a la gente, con mensajes del tipo “¡debes conocer a esta persona!”. Utilizando el conocimiento de todas las conexiones necesarias entre personas/departamentos en sus puestos de trabajo específicos, se puede crear un “gráfico social” de la empresa para la composición del sistema.

Una empresa social basada en el ERP ofrece capacidades de colaboración intensiva y, gracias a la facilidad de integración móvil con el ERP, aporta incluso más opciones para los empleados que viajen.

Conclusión

El ERP es en sí mismo el resultado de una evolución tecnológica: los primeros sistemas de planificación de la fabricación de hace 30 años que dieron lugar al ERP están ahora confinados en los dominios de las aplicaciones antiguas. Ante las enormes oportunidades para aprovechar nuevas formas de trabajar más inteligentes, rápidas y ágiles, las empresas necesitan hoy transformar el dinosaurio ERP monolítico que vive en su back office, en una herramienta amable que se adapte al entorno empresarial moderno y social.