17 de diciembre de 2017

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Brother SecurePrint+: ahorra en tus impresiones

Brother SecurePrint+: ahorra en tus impresiones

Brother SecurePrint+: ahorra en tus impresiones
noviembre 20
09:00 2017

Gestionar una empresa nunca es sencillo, pues son múltiples los aspectos que hay que tener en cuenta de manera constante, y cometer el error de priorizar siempre uno sobre los demás puede llevarnos a situaciones complejas. Por ejemplo, el descuido en el control de los gastos puede llevarnos a una situación económica y potencialmente peligrosa. Pero, al contrario, un exceso de celo en el control del gasto, descuidando la adaptación a los nuevos tiempos, puede restarnos una competitividad que resulta imprescindible en el mundo profesional de hoy en día. Entonces, ¿cuál es la clave? Cualquier empresario y directivo lo sabe: buscar el equilibrio y, siempre que sea posible, optar por soluciones que contemplen varios de esos aspectos fundamentales.

Un caso muy claro de lo que estoy hablando es la impresión, una actividad muy común y necesaria en cualquier empresa, y de la que todos hemos conocido políticas de lo más dispares y, en muchos casos, llevadas al extremo (ya sea a uno o al otro). Porque, por ejemplo, ¿quién no ha visto, en una oficina un sistema de impresión con la bandeja de salida llena de documentos que nadie se ha molestado en recoger? ¿Y quién no ha tenido algún compañero de trabajo que aprovecha la falta de control sobre lo que se imprime para su uso y disfrute personal? O, por contra, casos de trabajadores que por una política excesivamente estricta y mal gestionada no han podido obtener en tiempo y forma copias impresas de documentos que realmente necesitaban. Sé que puede sonar a broma, pero en una ocasión conocí una empresa que tenía todas sus impresoras en espacios cerrados con candado, y si el responsable de la llave estaba ausente en ese momento, no era posible imprimir nada (bueno, en realidad sí que se podía imprimir, pero no era posible recoger las copias).

Pero entonces, ¿cómo se puede conseguir ese equilibrio? Afortunadamente, existen soluciones que han sido diseñadas teniendo en cuenta todo ese abanico de posibilidades, así como las necesidades de cualquier empresa (desde una pequeña pyme hasta una gran corporación). El ejemplo perfecto de ello es Brother SecurePrint+, un sistema de impresión que, con un amplio conjunto de herramientas de administración, permite acabar de una vez por todas con todos esos problemas. Uno de los elementos clave de SecurePrint+ es su sistema que, con el uso de tarjetas NFC, permite diferir la impresión, pues esta no se efectúa cuando enviamos los documentos a la impresora. En su lugar, quedan almacenados en la memoria de la misma, y solo cuando acerquemos la tarjeta al sistema de impresión se iniciará el trabajo. Esto, que supone una formidable medida de seguridad, tal y como ya te contamos aquí, también es una excelente solución para acabar con el problema -más común de lo que pensamos- de las impresiones que, por una u otra razón, al final no son recogidas y acaban en la papelera. Y es que, si la tarjeta del empleado que ha enviado el documento no se acerca a la impresora, la impresión nunca llegará a producirse.

Más ventajas de Brother SecurePrint+

Con esta solución tan sencilla y efectiva se acaban las bandejas de salida llenas de documentos abandonados que, no lo olvidemos, no nos salen gratis, y que además tan mala imagen pueden dar de un entorno de trabajo (además de suponer una invitación al resto de empleados a que actúen de la misma manera). Pero, además, la solución de Brother no se queda ahí y cuenta con un amplio conjunto de herramientas con las que es posible crear diversos perfiles de impresión para, posteriormente, asignarlos a los empleados. De esta manera, podremos establecer un sistema de cuotas para conceder una mayor flexibilidad a aquellos trabajadores con más necesidades en este sentido, y establecer limitaciones más severas en el resto de los casos.

Por otra parte, también es posible revisar, a posteriori, una lista con todos los trabajos de impresión, en la que podremos comprobar qué, quién y cuándo se ha impreso y, de esta manera, detectar usos incorrectos de los sistemas de impresión. Gracias a esta posibilidad, podremos identificar gastos innecesarios y reajustar nuestra política para adaptarla a las necesidades reales de nuestra empresa o departamento. Unos sencillos ajustes que, aunque pueda no parecerlo, con el tiempo se traducirán en un importante ahorro económico (papel, consumibles, electricidad, mantenimiento, etcétera). Dará prioridad a aquellos trabajos de impresión que son realmente necesarios y, además, supondrá un plus de seguridad, al proteger las impresiones de documentos confidenciales de miradas indiscretas.

Brother SecurePrint+ ya está disponible en los siguientes sistemas de impresión:

Así, la tecnología SecurePrint+ de Brother convierte a estos sistemas en la opción más recomendable para entornos de trabajo de múltiples tipos (pequeñas oficinas, departamentos, etcétera) en los que es necesario mantener un cierto control sobre lo que se imprime, evitando así el uso inadecuado de estos recursos, además de garantizar la discreción de todos aquellos documentos que, por su contenido, solo puedan ser vistos por determinadas personas.

Brother para MuyComputerPRO.

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José Buendía

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