Claves para garantizar el funcionamiento técnico de las empresas también en verano

Según el último informe de ESADE, más de la mitad de los CEO exigen a sus departamentos de informática que optimicen los gastos e inversión en tecnología, garantizando al mismo tiempo el buen funcionamiento de sus redes, lo que implica una atención constante y una resolución de problemas ágil y económica. Sin embargo, esta no es una tarea fácil para la gran mayoría de las pymes, que suelen contar con poco personal informático y que se encuentran ante un gran desafío cuando éste se marcha de vacaciones.

Con la llegada del verano y conscientes de la importancia de las redes y los sistemas informáticos para cualquier tipo de empresa, TeamViewer, uno proveedor de software de control remoto y reuniones online, ofrece cinco recomendaciones clave para que los administradores de red puedan prever y minimizar los posibles problemas que surjan durante su ausencia y disfrutar así al máximo de su tiempo libre.

1. Establecer el acceso remoto. Aunque lo ideal es desconectar totalmente, siempre existe la posibilidad de que surjan problemas o fallos durante las vacaciones del informático que hagan necesaria su asistencia. Anteriormente, se veían obligados a interrumpir las vacaciones y volver a la oficina pero, gracias a la tecnología, ahora es posible evitarlo. Las soluciones de acceso remoto permiten al informático acceder incluso a través del móvil a la red de su oficina desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por ello, se les aconseja dejar el ordenador de la oficina encendido y una herramienta de control remoto en funcionamiento antes de irse de vacaciones.
2. Delegar responsabilidades. Se debe asignar a una persona sustituta cuando el administrador de red se encuentre fuera para que actúe como punto de contacto. Esta persona deberá tener acceso a toda la información, unidades, accesos a zonas seguras y contraseñas, así como estar autorizado para ponerse en contacto con terceros y proveedores en caso de emergencia.
3. Anticiparse a los problemas. Aunque hay fallos que no se pueden predecir, muchos se pueden anticipar. Por ello, antes de irse hay que verificar que los sistemas de respaldo funcionan adecuadamente, que los programas con licencia se encuentran al día y que los sistemas de seguridad están actualizados. También es útil preparar un documento con los procedimientos de solución y respuesta ante problemas, especialmente los más comunes y predecibles, para el sustituto. Asimismo, habilitar una sección de preguntas frecuentes que resuelva las dudas más comunes de los usuarios ayudará a disminuir el volumen de peticiones.
4. Preparar planes de contingencia. El administrador de redes debe establecer planes de respaldo y contingencia para los servidores, bases de datos y contraseñas y asegurarse de que el sustituto tiene acceso a toda la información. Además, es recomendable confirmar previamente que la fuente de energía del centro de datos cuenta con un sistema de respuesta ante fallos para proporcionar un servicio continuo sin interrupciones.
5. Manejar las expectativas. Es importante avisar de antemano a los empleados de las fechas de vacaciones para solucionar los problemas existentes a tiempo, y para que todos estén al tanto de que no podrán esperar una respuesta inmediata durante ciertos días. Por ejemplo, se debe dejar un correo de fuera de la oficina en el que se proporcione el contacto de la persona sustituta para problemas graves, y avisar que se revisará el correo solo a determinadas horas algunos días.

En definitiva, teniendo en cuenta algunos consejos básicos y aprovechando las herramientas tecnológicas existentes para estas situaciones, ahora es factible que los administradores de redes se vayan de vacaciones sin preocupaciones y minimizando los posibles problemas.